公司发货货运管理制度

公司发货货运管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司发货货运流程，确保货物安全、及时、准确地送达客户手中，提高客户满意度，同时降低货运成本，保障公司利益。2.适用范围本制度适用于公司所有产品的发货货运环节，包括但不限于货物的包装、运输、仓储、配送等相关业务活动。3.职责分工销售部门负责接收客户订单，审核订单信息的准确性，并及时传递给相关部门。与客户沟通发货时间、交货地点等具体要求，确保客户需求明确。物流部门根据销售订单安排货物的运输方式，选择合适的货运服务商。负责货物的包装、装卸、运输等实际操作，确保货物在运输过程中的安全。跟踪货物运输状态，及时向销售部门和客户反馈运输信息。仓库管理部门负责货物的存储管理，确保货物的质量和数量不受损。根据物流部门的发货通知，及时准确地备货、发货，并做好发货记录。财务部门负责审核货运费用，确保费用支出合理合规。与货运服务商进行费用结算，并做好相关财务记录。二、发货流程1.订单接收与审核销售部门收到客户订单后，应立即对订单内容进行审核，包括产品规格、数量、价格、交货时间、交货地点等信息。如发现订单信息有误或不完整，销售部门应及时与客户沟通，核实并更正订单信息。2.订单确认与备货通知订单审核无误后，销售部门应及时与客户确认订单，并将订单信息传递给仓库管理部门和物流部门。仓库管理部门根据订单信息进行备货，在备货过程中要严格按照产品的存储要求进行操作，确保货物质量不受影响。仓库管理部门备货完成后，应及时向物流部门发出备货通知，告知货物已准备好发货。3.运输方式选择物流部门根据订单货物的性质、数量、交货地点等因素，综合考虑运输成本、运输时间、运输安全性等，选择合适的运输方式。常见的运输方式包括公路运输、铁路运输、航空运输、水路运输等，物流部门应根据实际情况进行合理选择。对于一些紧急订单或高价值货物，优先选择航空运输或公路快运等快速运输方式；对于大批量、低价值货物，可选择铁路运输或水路运输等成本较低的运输方式。4.货运服务商选择物流部门在确定运输方式后，应通过市场调研、供应商评估等方式，选择合适的货运服务商。货运服务商应具备合法的经营资质、良好的信誉、完善的服务网络和专业的运输能力。物流部门与货运服务商签订运输合同，明确双方的权利和义务，包括货物运输的价格、运输时间、运输责任、保险条款等内容。5.货物包装仓库管理部门负责对货物进行包装，确保货物在运输过程中不受损坏。包装材料应根据货物的性质、重量、体积等因素进行选择，确保包装牢固、防潮、防震、防盗等。对于易碎品、精密仪器等特殊货物，应采取特殊的包装措施，如使用泡沫、气垫、木箱等进行加固包装。在货物包装上应标明货物的名称、规格、数量、重量、目的地等信息，以便于识别和运输。6.货物装卸与运输物流部门负责安排货物的装卸工作，确保装卸过程安全、规范，避免货物受损。在货物装卸过程中，应使用合适的装卸设备和工具，如叉车、吊车、托盘等，并严格按照操作规程进行操作。货物运输过程中，物流部门应密切跟踪货物的运输状态，及时了解货物的位置、运输进度等信息。如发现货物运输过程中出现异常情况，如延误、损坏、丢失等，物流部门应及时与货运服务商沟通协调，采取相应的措施解决问题，并及时向销售部门和客户反馈情况。7.货物跟踪与信息反馈物流部门应建立货物跟踪系统，实时跟踪货物的运输状态，并及时向销售部门和客户反馈运输信息。运输信息包括货物的起运时间、预计到达时间、实际到达时间、运输路线、运输方式、货运服务商等内容。销售部门应及时将货物运输信息反馈给客户，让客户了解货物的运输情况，提高客户满意度。三、货运费用管理1.费用预算物流部门应根据公司的销售计划和发货情况，制定年度货运费用预算。货运费用预算应包括运输费用、仓储费用、包装费用、保险费用等各项费用明细，并根据市场行情和公司实际情况进行合理估算。2.费用审核财务部门负责对货运费用进行审核，确保费用支出合理合规。审核内容包括运输合同的条款、货运服务商的收费标准、费用报销凭证的真实性和完整性等。如发现费用支出存在问题，财务部门应及时与物流部门沟通核实，并要求相关部门进行整改。3.费用结算货运服务商完成货物运输后，应及时向公司提供运输发票和费用明细清单。物流部门核对运输发票和费用明细清单无误后，提交给财务部门进行费用结算。财务部门根据运输合同的约定和审核结果，与货运服务商进行费用结算，并及时支付运费。四、货运风险管理1.运输风险货物在运输过程中可能面临多种风险，如交通事故、自然灾害、货物被盗、损坏等。物流部门应与货运服务商签订运输合同，明确运输责任和保险条款，要求货运服务商对货物进行足额投保。物流部门应定期对货运服务商的运输安全情况进行检查和评估，确保货运服务商具备良好的运输安全管理能力。如发生货物运输事故，物流部门应及时与货运服务商沟通协调，采取相应的措施进行处理，并及时向销售部门和客户反馈情况。2.仓储风险货物在仓储过程中可能面临火灾、水灾、虫害、盗窃等风险。仓库管理部门应建立完善的仓储管理制度，加强仓库的安全管理，确保货物存储安全。仓库应配备必要的消防设备、防潮设备、防虫设备等，定期进行检查和维护，确保设备正常运行。仓库管理部门应加强对仓库人员的管理，严格执行仓库出入库登记制度，防止货物被盗。3.信息安全风险发货货运过程中涉及客户订单信息、货物运输信息等大量敏感信息，存在信息泄露的风险。公司各部门应加强对信息安全的管理，采取必要的技术措施和管理措施，确保信息安全。如涉及信息系统操作，应设置严格的用户权限，防止信息被非法获取或篡改。员工应严格遵守公司的信息安全制度，不得泄露客户订单信息和货物运输信息等敏感信息。五、货运服务质量考核1.考核指标货运服务质量考核指标包括货物按时交付率、货物完好率、客户投诉率等。货物按时交付率=按时交付的订单数量/总订单数量×100%货物完好率=运输过程中货物无损坏的数量/总运输货物数量×100%客户投诉率=客户投诉的订单数量/总订单数量×100%2.考核周期货运服务质量考核周期为每月一次，物流部门应在每月末对当月的货运服务质量进行统计和分析。3.考核方式物流部门应根据考核指标，收集相关数据，并进行整理和分析。销售部门和客户可提供相关反馈信息，作为货运服务质量考核的参考依据。考核结果将作为对物流部门和货运服务商绩效评估的重要依据。4.奖惩措施对于货运服务质量优秀的物流部门和货运服务商，公司将给予一定的奖励，如奖金、荣誉证书等。对于货运服务质量不达标的物流部门和货运服务商，公司将视情况采取相