酒店工程耗材管理制度

酒店工程耗材管理制度一、总则（一）目的为加强酒店工程耗材的管理，规范耗材的采购、验收、储存、发放、使用及报废等环节，确保酒店工程设备的正常运行，降低成本，提高经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店内所有工程耗材的管理，包括但不限于办公用品、清洁用品、维修工具、五金配件、水暖器材、电气材料等。（三）管理原则1.统一管理原则：酒店工程耗材实行统一采购、统一储存、统一发放、统一核算的管理方式。2.预算控制原则：根据酒店经营目标和实际需求，制定工程耗材年度预算，严格控制耗材费用支出。3.合理储备原则：根据酒店工程设备的运行状况和耗材的消耗规律，合理确定耗材的储备量，避免积压和浪费。4.责任追究原则：对在工程耗材管理过程中出现的违规行为，追究相关人员的责任。二、采购管理（一）采购计划1.各部门需求申报：酒店各部门应根据工程设备的运行状况、维修保养计划及实际工作需要，每月定期向工程部门提交下月工程耗材需求计划。需求计划应详细列出耗材的名称、规格、型号、数量等信息。2.工程部门汇总审核：工程部门收到各部门的需求计划后，应进行汇总、审核，结合库存情况，编制工程耗材月度采购计划。采购计划应报酒店分管领导审批后执行。3.特殊情况采购申请：因突发设备故障或其他特殊原因急需采购工程耗材的，由使用部门填写《工程耗材紧急采购申请表》，说明采购原因、耗材名称、规格、型号、数量等信息，经工程部门负责人审核、酒店分管领导批准后，方可进行采购。（二）供应商选择1.供应商筛选：工程部门应通过市场调研、网络搜索、同行推荐等方式，建立工程耗材供应商名录。对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，筛选出合格的供应商。2.供应商评审：每年定期对供应商进行评审，评审内容包括供应商的经营状况、产品质量、交货期、价格水平、售后服务等。根据评审结果，调整供应商名录，淘汰不合格供应商。3.签订采购合同：与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购合同应报酒店法务部门审核备案。（三）采购实施1.采购订单下达：根据批准的采购计划和采购合同，工程部门采购人员向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、交货期、交货地点等信息。2.采购过程跟踪：采购人员应及时跟踪采购订单的执行情况，与供应商保持密切沟通，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商有违约行为，应及时采取措施，要求供应商整改或承担相应的违约责任。3.验收付款：工程耗材到货后，采购人员应及时通知工程部门验收人员进行验收。验收合格后，采购人员应按照采购合同的约定，及时办理付款手续。三、验收管理（一）验收标准1.质量标准：工程耗材的质量应符合国家相关标准和行业规范，以及酒店采购合同的约定。验收人员应按照质量标准对到货的耗材进行检验，确保产品质量合格。2.规格型号标准：工程耗材的规格型号应与采购合同一致。验收人员应仔细核对到货耗材的规格型号，确保与需求计划相符。3.数量标准：按照采购合同或采购订单的要求，对到货耗材的数量进行清点，确保数量准确无误。（二）验收流程1.到货通知：采购人员在工程耗材到货前，应提前通知工程部门验收人员做好验收准备工作。2.初步检验：验收人员收到到货通知后，应及时到达现场，对到货耗材的外包装、外观等进行初步检验，检查是否有破损、变形等情况。3.详细检验：对到货耗材进行详细检验，按照验收标准对产品的质量、规格型号、数量等进行逐一核对。对于重要的工程耗材，应进行抽样送检，确保产品质量合格。4.验收记录：验收人员应填写《工程耗材验收单》，详细记录验收情况，包括到货日期、供应商名称、产品名称、规格型号、数量、质量状况、验收结论等信息。验收单应由验收人员、采购人员签字确认。5.不合格处理：如发现到货的工程耗材存在质量问题、规格型号不符或数量短缺等情况，验收人员应及时通知采购人员与供应商联系，要求供应商更换或补货。如供应商拒绝处理或处理结果不符合要求，应报酒店分管领导协调解决。四、储存管理（一）仓库设置1.仓库选址：酒店应设立专门的工程耗材仓库，仓库选址应考虑交通便利、通风良好、安全可靠等因素。2.仓库布局：仓库内应根据耗材的类别、规格、型号等进行分区存放，设置明显的标识牌，便于查找和管理。同时，应合理规划仓库通道，确保货物搬运顺畅。3.仓库设施：仓库应配备必要的设施设备，如货架、货柜、托盘、叉车、消防器材、通风设备、温湿度控制设备等，以保证耗材的安全储存和质量完好。（二）库存管理1.入库管理：工程耗材到货验收合格后，仓库管理人员应及时办理入库手续，将耗材按照规定的位置存放，并更新库存台账。入库时应核对验收单、采购订单等相关凭证，确保入库信息准确无误。2.库存盘点：仓库管理人员应定期对工程耗材进行库存盘点，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。盘点时应认真核对库存数量与库存台账是否一致，如发现账实不符，应及时查明原因，并进行调整。3.库存预警：根据工程耗材的消耗规律和库存周转率，设定合理的库存预警指标。当库存数量低于预警指标时，仓库管理人员应及时通知工程部门采购人员，提醒其及时采购，避免因库存短缺影响酒店工程设备的正常运行。4.库存安全管理：加强仓库的安全管理，制定安全管理制度，落实安全责任。仓库内严禁烟火，配备必要的消防器材，并定期进行检查和维护。同时，要做好防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保耗材的安全储存。五、发放管理（一）发放原则1.按需发放原则：工程耗材的发放应根据各部门的实际需求进行，严格控制发放数量，避免浪费。2.限额发放原则：对于一些价值较高或消耗量大的工程耗材，应实行限额发放制度，根据各部门的工作任务和设备运行状况，核定每月的发放限额。3.审批制度原则：工程耗材的发放应履行审批手续，由使用部门填写《工程耗材领用申请表》，注明领用耗材的名称、规格、型号、数量、用途等信息，经部门负责人签字、工程部门负责人审核、酒店分管领导批准后，方可到仓库领取。（二）发放流程1.领用申请：使用部门根据实际工作需要，填写《工程耗材领用申请表》，并提交给部门负责人审批。2.部门审核：部门负责人对领用申请表进行审核，确认领用耗材的必要性和合理性，签字后交工程部门负责人审核。3.工程审核：工程部门负责人对领用申请表进行审核，结合库存情况，判断是否同意发放。如同意发放，签字后报酒店分管领导批准；如不同意发放，应向使用部门说明原因。4.领导审批：酒店分管领导对领用申请表进行审批，根据酒店的整体利益和实际情况，决定是否批准发放。5.仓库发放：仓库管理人员根据批准的领用申请表，按照规定的数量发放工程耗材，并在库存台账上进行记录。发放时应核对领用人员的身份，确保发放准确无误。6.领用签字：领用人员在领取工程耗材后，应在《工程耗材领用登记表》上签字确认，注明领用日期、耗材名称、规格、型号、数量等信息。六、使用管理（一）使用培训1.新员工培训：酒店新入职的员工涉及工程耗材使用的，工程部门应组织相关的使用培训，使其熟悉工程耗材的种类、性能、用途、使用方法及注意事项等。2.定期培训：工程部门应定期组织工程耗材使用培训，针对不同岗位的员工，讲解工程耗材的最新使用技术和节约方法，提高员工的操作技能和节约意识。（二）使用规范1.按操作规程使用：员工应严格按照工程耗材的操作规程进行使用，确保使用安全和效果。如发现操作规程不合理或存在安全隐患，应及时向工程部门反馈。2.节约使用：员工应树立节约意识，在保证工作质量的前提下，尽量节约工程耗材的使用。严禁浪费工程耗材，如发现浪费行为，应及时制止并进行批评教育。3.使用记录：员工在使用工程耗材过程中，应做好使用记录，包括使用时间、使用数量、使用设备等信息。使用记录应定期提交给工程部门，以便进行统计分析和成本核算。（三）监督检查1.日常检查：工程部门应定期对各部门工程耗材的使用情况进行日常检查，检查内容包括使用是否规范、是否存在浪费现象、使用记录是否完整等。2.专项检查：根据酒店实际情况，不定期开展工程耗材使用专项检查，对重点部门、重点设备的工程耗材使用情况进行深入检查，发现问题及时整改。3.违规处理：对于违反工程耗材使用规范和浪费行为的员工，应按照酒店相关规定进行处理，情节严重的给予相应的纪律处分。七、报废管理（一）报废标准1.损坏无法修复：工程耗材因使用年限过长、频繁使用、意外损坏等原因，导致无法修复或修复成本过高，已不能满足正常使用要求的，可申请报废。2.技术淘汰：随着技术的不断发展，工程耗材因技术落后、性能低下等原因，已被新型产品所替代，继续使用会影响工作效率和质量的，可申请报废。3.其他原因：因其他特殊原因，如酒店装修改造、设备更新换代等，导致工程耗材不再使用的，可申请报废。（二）报废流程1.报废申请：使用部门或工程部门发现工程耗材符合报废标准后，应填写《工程耗材报废申请表》，注明报废耗材的名称、规格、型号、数量、购置日期、报废原因等信息，并提交给工程部门负责人审核。2.部门审核：工程部门负责人对报废申请表进行审核，核实报废耗材的实际情况，确认是否符合报废标准。如同意报废，签字后报酒店分管领导审批；如不同意报废，应向申请部门说明原因。3.领导审批：酒店分管领导对报废申请表进行审批，根据酒店的财务制度和实际情况，决定是否批准报废。4.报废处理：经批准报废的工程耗材，由工程部门负责组织处理。处理方式包括报废变卖、报废回收等，处理过程中应做好记录，确保处理过程合规、透明。5.账务处理：仓库管理人员根据批准的报废申请表，及时调整库存台账，并通知财务部门进行账务处理，核销报废耗材的账面价值。八、盘点与核算（一）盘点1.定期盘点：按照库存管理的要求，定期对工程耗材进行盘点，确保账实相符。盘点工作应由工程部门、财务部门等相关人员共同参与。2.不定期盘点：根据酒店实际情况，不定期对工程耗材进行突击盘点，检查库存管理情况和使用情况，及时发现问题并进行整改。3.盘点报告：盘点结束后，应编制盘点报告，详细记录盘点情况，包括盘点时间、盘点范围、账实差异、差异原因分析及处理建议等。盘点报告应由参与盘点的人员签字确认，并报酒店分管领导审阅。（二）核算1.成本核算：财务部门应按照会计核算的要求，对工程耗材的采购成本、储存成本、使用成本等进行核算，准确计算工程耗材的总成本和单位成本。2.费用分析：定期对工程耗材的费用支出进行分