公司快递收管理制度

公司快递收管理制度一、总则（一）目的为规范公司快递收发管理，确保快递收发工作的高效、准确、安全，保障公司和员工的利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的所有快递收发活动。（三）基本原则1.及时准确原则：确保快递能够及时收取和送达，信息记录准确无误。2.安全保密原则：保障快递内容的安全，防止信息泄露。3.责任明确原则：明确各环节的责任，避免出现问题相互推诿。二、快递收寄管理（一）寄件申请1.员工因工作需要寄发快递时，应填写《快递寄件申请表》，详细注明寄件人姓名、部门、联系方式、收件人姓名、地址、联系电话、快递内容、寄件原因等信息。2.《快递寄件申请表》需经部门负责人审批签字，确认寄件事项的必要性和合理性。（二）快递选择1.根据快递内容、重量、体积、收件地址等因素，综合考虑选择合适的快递公司。一般优先选择与公司有合作协议、服务质量好、价格合理的快递公司。2.对于重要文件或紧急物品，可选择特快专递（如顺丰特快等），以确保快速、安全送达。（三）寄件包装1.寄件人应确保快递包装完好、牢固，能够有效保护内件。对于易碎物品，应使用专用的防震材料进行包装，并在外包装上标注"易碎物品"字样。2.对于液体、粉末等特殊物品，应按照快递公司的规定进行包装和标识，确保符合运输安全要求。（四）寄件信息填写1.寄件人应认真填写快递运单上的各项信息，确保清晰、准确、完整。运单上的寄件人姓名、地址、联系电话应与公司登记信息一致，收件人信息应与申请表一致。2.在填写快递内容时，应如实详细注明物品名称、数量、价值等信息，不得虚报或瞒报。对于涉及商业机密或敏感信息的快递，应按照公司相关保密规定进行处理。（五）交寄流程1.寄件人将填写好的《快递寄件申请表》、包装好的快递及快递费用交至公司前台或指定的快递收发点。2.前台或快递收发点工作人员对寄件信息进行审核，确认无误后，收取快递并在《快递寄件申请表》上签字确认。3.工作人员按照快递公司的上门取件时间，及时通知快递公司前来取件，并将快递交予快递公司取件人员。在交件时，应与快递公司取件人员办理交接手续，确保快递数量和信息准确无误。三、快递收件管理（一）收件登记1.公司前台或指定的快递收发点工作人员负责接收所有快递，并进行详细登记。登记内容包括快递单号、寄件人姓名、公司名称、联系电话、收件人姓名、部门、快递内容、收到时间等信息。2.工作人员应及时将快递登记信息录入公司快递管理系统，确保信息的实时更新和共享。（二）快递分拣1.收到快递后，工作人员应根据收件人姓名或部门进行初步分拣，将属于同一部门或个人的快递集中放置。2.对于无法明确收件人的快递，工作人员应在公司内部进行公示，通知收件人尽快领取。若公示一定时间后仍无人领取，应按照公司相关规定进行处理。（三）收件通知1.工作人员应及时通过邮件、短信或公司内部通讯工具等方式通知收件人领取快递。通知内容应包括快递单号、寄件人信息、快递内容等关键信息，以便收件人准确核实。2.对于重要或紧急的快递，工作人员应优先通知收件人，并提醒其尽快领取。（四）收件领取1.收件人凭有效身份证件到公司前台或指定的快递收发点领取快递。领取时，应在快递登记本上签字确认。2.若收件人无法亲自领取，可委托他人代领。代领人需出示收件人的授权委托书及双方有效身份证件，并在快递登记本上注明代领情况。（五）特殊情况处理1.若快递在运输过程中出现损坏、丢失等情况，收件人应及时向快递公司提出索赔，并通知公司前台或快递收发点工作人员。工作人员应协助收件人提供相关证明材料，配合处理索赔事宜。2.对于退回的快递，工作人员应及时与寄件人沟通，了解退回原因，并根据寄件人的要求进行处理。如寄件人要求重新寄发，应按照寄件流程重新办理。四、快递费用管理（一）费用标准1.公司根据快递业务量与快递公司协商确定快递费用标准，并定期进行评估和调整。2.快递费用标准应明确不同重量、体积、距离范围内的收费标准，确保费用合理、透明。（二）费用报销1.员工寄发快递产生的费用，按照公司费用报销制度进行报销。报销时，应提供有效的快递发票及《快递寄件申请表》作为报销凭证。2.财务部门对快递费用报销进行审核，确保报销费用符合公司规定和审批流程。对于不符合规定的报销申请，应予以退回并说明原因。（三）费用结算1.公司与快递公司定期进行费用结算，结算周期一般为一个月。结算时，应核对快递运单数量、重量、费用等信息，确保结算金额准确无误。2.快递公司应向公司提供详细的费用清单及发票，公司财务部门根据清单和发票进行账务处理，并支付相应的快递费用。五、快递安全管理（一）信息安全1.公司严格遵守国家有关法律法规，保护快递信息安全，防止快递信息泄露。2.快递登记信息应妥善保管，仅限公司内部相关人员使用，未经授权不得对外提供或泄露。3.对于涉及公司商业机密或个人隐私的快递信息，应采取加密存储、访问控制等安全措施，确保信息安全。（二）包裹安全1.加强对快递包裹的安全管理，防止包裹在运输和存储过程中被盗、被损坏。2.公司前台或快递收发点应设置专门的快递存放区域，确保快递存放安全。存放区域应具备防火、防盗、防潮等功能。3.工作人员在接收和发放快递时，应仔细检查包裹外观是否完好，如有异常应及时记录并与快递公司沟通处理。（三）违禁物品管理1.严禁在公司快递收发活动中夹带、收寄国家法律法规禁止的违禁物品，如毒品、枪支弹药、易燃易爆物品、管制刀具等。2.员工应了解并遵守快递公司关于违禁物品的规定，不得寄发或接收违反规定的物品。3.对于疑似违禁物品的快递，工作人员应及时报告上级主管部门，并配合相关部门进行处理。六、快递收发点管理（一）场所设置1.公司应根据实际情况，合理设置快递收发点，确保快递收发工作的便捷和高效。2.快递收发点应选择交通便利、安全可靠的位置，具备一定的空间用于存放快递。（二）设施配备1.快递收发点应配备必要的办公设备，如电脑、打印机、电话等，以便进行快递登记、信息查询等工作。2.应配备快递存放架、包装箱、胶带、剪刀等包装工具，以及防火、防盗、防潮等安全设施。（三）人员管理1.公司应安排专人负责快递收发点的日常管理工作，明确其工作职责和权限。2.快递收发点工作人员应具备良好的服务意识和责任心，严格遵守公司快递管理制度，认真做好快递收发登记、分拣、通知等工作。3.定期对快递收发点工作人员进行培训，提高其业务水平和服务质量。七、监督与考核（一）监督机制1.公司行政部门负责对快递收发工作进行日常监督检查，确保各项制度的执行情况。2.定期对快递收发点的工作进行抽查，检查快递登记信息的准确性、快递存放的安全性、收件通知的及时性等方面。3.对于违反快递管理制度的行为，应及时进行纠正，并要求相关责任人限期整改。（二）考核指标1.建立快递收发工作考核指标体系，包括快递收发及时率、信息准确率、客户满意度等指标。2.快递收发及时率：考核快递收取和送达是否按照规定时间完成，计算公式为：（按时完成的快递数量÷总快递数量）×100%。3.信息准确率：考核快递登记信息的准确程度，计算公式为：（信息准确的快递数量÷总快递数量）×100%。4.客户满意度：通过问卷调查或客户反馈等方式收集收件人对快递服务的满意度评价，考核快递收发点的服务质量。（三）考核结果应用1.将快递收发工作考核结果与员工绩效挂钩，对表现优秀的员工给予表彰和奖励，对考核不达标或违反制度的员工进行相应的处罚。2.根据考核结果，分析快递收发