规划审批档案管理制度

规划审批档案管理制度总则目的为加强公司规划审批档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内部所有与规划审批相关的档案管理工作，包括但不限于规划文件、审批流程记录、会议纪要、往来文件等。管理原则1.集中统一管理原则：规划审批档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映规划审批活动的实际情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则：对涉及公司机密和敏感信息的档案，严格遵守保密规定，防止信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询、借阅和使用。档案管理职责档案管理部门职责1.负责制定和完善规划审批档案管理制度，并组织实施。2.集中收集、整理、保管规划审批档案，建立档案数据库。3.对档案进行分类、编号、编目等基础工作，确保档案整理规范。4.负责档案的安全保管，定期检查档案保管状况，做好防火、防潮、防虫等工作。5.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪工作。6.对到期档案进行鉴定和销毁，确保档案管理的时效性。规划审批业务部门职责1.负责本部门规划审批文件材料的形成、积累和整理工作，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的整理、编目等工作，提供必要的信息和资料。3.严格按照档案管理制度的规定，办理档案查阅、借阅手续。档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.严格遵守档案管理制度，保守档案机密，确保档案安全。4.积极参与档案管理的各项培训和学习活动，不断提高业务水平。档案的收集与整理收集范围1.规划编制过程中形成的各类文件，包括规划草案、调研资料、专家论证意见等。2.规划审批过程中的申请文件、审批意见、会议纪要、往来函件等。3.与规划审批相关的各类合同、协议、承诺书等。4.规划调整、变更过程中产生的文件资料。收集要求1.业务部门应在规划审批活动结束后[x]个工作日内，将相关文件材料移交档案管理部门。2.移交的文件材料应齐全、完整、真实，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.档案管理部门应对移交的文件材料进行核对，对不符合要求的及时退回业务部门补充完善。整理方法1.分类：按照规划审批的流程和类别，将档案分为规划编制、初审、复审、终审等类别，再根据具体内容进一步细分。2.编号：为每份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查询和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，确保目录清晰准确。4.装订：对纸张较多的档案进行装订，保持档案的整齐和牢固。档案的保管保管期限1.短期档案：保管期限为[x]年，主要包括一般性的规划审批文件、临时性的会议纪要等。2.中期档案：保管期限为[x]年，涉及公司重要规划项目的部分审批文件、阶段性成果文件等。3.长期档案：保管期限为[x]年以上，包括公司战略规划、重大项目的规划审批文件等。保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别和编号进行合理排列。3.库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内。保管措施1.建立档案出入库登记制度，对档案的出入库时间、数量、去向等进行详细记录。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对电子档案应进行备份，备份存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。4.对破损或褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。档案的利用查阅规定1.公司内部人员查阅规划审批档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅重要档案或涉及公司机密的档案，需经公司分管领导批准。借阅规定1.因工作需要借阅规划审批档案的，应填写《档案借阅申请表》，说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[x]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标注、污损等。4.借阅期满，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如有损坏或丢失，应追究借阅人员的责任。复制规定1.因工作需要复制规划审批档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，由档案管理人员进行复制。2.复制档案应保证内容完整、清晰，不得改变档案原貌。3.复制的档案应加盖档案管理部门的"复制章"，并注明复制日期、份数等信息。档案的鉴定与销毁鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人和相关专业人员组成，负责对到期档案进行鉴定。鉴定标准根据档案的保管期限、重要性、利用价值等因素，对档案进行综合鉴定，确定档案的存毁。销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经公司分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。4.销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。档案信息化管理信息化建设目标建立规划审批档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。系统功能要求1.档案录入：能够快速准确地录入档案的基本信息、文件内容等。2.档案检索：提供多种检索方式，方便用户快速查找所需档案。3.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全。4.借阅管理：实现档案借阅的在线申请、审批和跟踪。5.统计分析：对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析。数据安全与维护1.建立数据备份制度，定期对档案管理信息系统的数据进行备份。2.加强系统安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止数据泄露和恶意攻击。3.定期对系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。监督与检查监督机制1.公司内部设立档案管理监督小组，定期对规划审批档案管理工作进行监督检查。2.监督小组应检查档案管理制度的执行情况、档案管理工作的质量和效率等。检查内容1.档案的收集、整理、保管、利用等工作是否符合制度要求。2.档案管理人员的工作是否认真负责，是否存在违规操作行为。3.档案管理设施设备是否完好，安全措施是否落实到位。问