规范公章使用管理制度

规范公章使用管理制度一、总则（一）目的为加强公司公章的使用管理，规范公章使用行为，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构，公司所有部门和员工在涉及公章使用的各类事务中均应严格遵守本制度。（三）定义本制度所称公章，是指公司正式对外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。二、公章的刻制与备案（一）刻制1.公司公章的刻制由行政管理部门统一负责，根据公司设立、变更等相关文件规定的印章种类、规格、样式等要求，选择具有合法资质的印章制作单位进行刻制。2.申请刻制公章时，需填写《公章刻制申请表》，详细注明公章名称、规格、用途、数量等信息，并经公司法定代表人或其授权人签字批准。3.行政管理部门应在公章刻制完成后，及时与印章制作单位办理交接手续，对公章的规格、样式、材质等进行核对，并在《公章交接清单》上签字确认。（二）备案1.新刻制的公章必须按照国家法律法规和当地公安机关的要求，及时办理备案手续。2.行政管理部门负责整理、收集公章备案所需的相关资料，包括营业执照副本复印件、法定代表人身份证明、刻章许可证等，并在规定时间内到公安机关办理备案登记。3.备案完成后，行政管理部门应妥善保管备案证明文件，并将备案信息录入公司公章管理档案。三、公章的保管（一）保管原则1.实行专人保管原则，明确公章保管责任人，确保公章的安全存放和规范使用。2.公章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将公章交予他人保管或使用。3.公章保管应做到安全、保密，防止公章被盗、遗失或损坏。（二）保管职责1.公司公章由行政管理部门指定专人负责保管，合同专用章由合同管理部门指定专人负责保管，财务专用章由财务部门指定专人负责保管，法定代表人章由法定代表人或其授权人负责保管。2.公章保管人员应建立公章使用登记台账，详细记录公章使用的日期、事由、批准人、用印文件名称及编号、用印份数等信息，并妥善保存相关用印文件资料。3.公章保管人员应定期对保管的公章进行检查，如发现公章有损坏、磨损等情况，应及时报告行政管理部门，并按照规定程序申请更换。4.公章保管人员因工作变动或其他原因不能继续保管公章时，应及时办理公章交接手续，由行政管理部门指定新的保管人员，并在《公章交接清单》上签字确认。交接过程中，应严格核对公章的数量、规格、样式等信息，确保交接清楚。（三）保管场所1.公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并放置在有专人负责的办公室或档案室。2.保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全条件，确保公章的安全存放。四、公章的使用（一）使用原则1.严格审批原则，公章的使用必须经过严格的审批程序，未经批准不得擅自使用公章。2.一事一用原则，公章应按照批准的用途和范围使用，不得用于与申请事项无关的其他用途。3.登记备案原则，公章使用过程中应进行详细登记，并留存相关用印文件资料备案。（二）使用范围1.公司公章的使用范围包括但不限于对外签订合同、协议、文件，出具证明、介绍信，办理各类资质证书、营业执照等相关手续，以及其他需要加盖公章的事项。2.合同专用章仅用于公司对外签订各类合同、协议等经济往来文件，不得用于其他用途。3.财务专用章仅用于公司财务核算、资金收付、税务申报等相关财务业务，不得用于其他用途。4.法定代表人章仅用于公司法定代表人授权办理的特定事项，如签署合同、文件等，不得用于其他用途。（三）使用流程1.用印申请公司员工因工作需要使用公章时，应填写《公章使用申请表》，详细注明用印事由、用印文件名称及编号、用印份数、用印日期等信息，并按照审批权限提交相关部门负责人或公司领导审批。申请用印事项涉及多个部门的，应由主办部门负责协调相关部门会签后，再提交审批。2.审批流程一般事项用印，由部门负责人审批；重要事项用印，需经公司分管领导审批；重大事项用印，必须经公司法定代表人审批。审批人应认真审核用印申请内容，对不符合规定或存在疑问的用印申请，应及时与申请部门沟通核实，提出修改意见或不予批准。3.用印登记公章保管人员在收到经批准的《公章使用申请表》后，应严格按照申请表上的内容进行用印登记，详细记录用印时间、用印文件名称及编号、用印份数、批准人等信息，并在《公章使用登记台账》上签字确认。4.用印操作公章保管人员在用印前，应认真核对用印文件的内容、格式、签字等是否符合要求，确认无误后，方可在规定位置加盖公章。加盖公章时，应确保公章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遗漏。用印完成后，公章保管人员应将用印文件与《公章使用申请表》、《公章使用登记台账》一并妥善保存。（四）特殊情况处理1.因紧急情况无法事先履行审批程序的，用印申请人应通过电话、邮件等方式向有权审批人报告用印事由、用印文件名称及编号、用印份数等信息，并在事后及时补办审批手续。2.异地用印时，应根据实际情况选择合适的方式进行用印。如需邮寄公章的，应由行政管理部门安排专人负责邮寄，并做好邮寄记录；如需在异地现场用印的，应由行政管理部门指定专人携带公章前往，并按照本制度规定的用印流程进行操作。3.对于涉及重大法律风险或可能给公司带来较大经济损失的用印事项，除按照正常审批程序外，还应组织相关部门进行风险评估和法律审核，确保用印行为合法合规。五、公章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、印章损坏、遗失、被盗等原因，需要停用公章时，行政管理部门应及时发布公章停用通知，并在公司内部进行公示。2.公章停用后，保管人员应立即停止使用该公章，并将其妥善保管。（二）销毁1.对于停用的公章，行政管理部门应按照规定程序进行销毁。销毁前，应填写《公章销毁申请表》，详细注明公章名称、规格、停用原因、销毁方式等信息，并经公司法定代表人或其授权人签字批准。2.公章销毁可采用粉碎、焚烧等方式进行，确保公章无法恢复使用。销毁过程中，应由行政管理部门指定专人负责监督，并在《公章销毁记录》上签字确认。3.销毁完成后，行政管理部门应将《公章销毁申请表》、《公章销毁记录》等相关资料整理归档，作为公司印章管理档案的重要组成部分。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门负责定期对公章使用管理情况进行审计监督，检查公章使用是否符合本制度规定，审批程序是否规范，用印登记是否完整等。2.行政管理部门应定期对公章保管人员的工作进行检查，督促其严格遵守公章保管和使用规定，确保公章安全。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。情节较轻的，给予批评教育、责令改正；情节严重的，给予警告、罚款、降职、撤职等处分；给公司造成经济损失或其他严重后果的，依法追究相关人员的法律责任。2.因保管不善导致公章被盗、遗失或损坏的，公章保管人员应承担相应的赔偿责任。如因公章被盗、遗失或损坏给公司造成经济损失或其他严重后果的，公司将依法追究保