行政许可印章管理制度

行政许可印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政许可印章的管理，规范印章的刻制、使用、保管等行为，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构涉及行政许可相关印章的管理。（三）印章定义本制度所指行政许可印章是指公司在办理行政许可事项过程中使用的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等，以及因行政许可需要刻制的其他专用章。二、印章的刻制（一）刻制申请1.因业务需要刻制行政许可印章时，由需求部门填写《行政许可印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认。2.申请表提交至行政部门，行政部门审核申请的必要性和合规性后，报分管领导审批。（二）刻制流程1.经审批同意后，行政部门负责选择具有合法资质的印章刻制单位，并与其签订刻制合同，明确印章的规格、材质、字体、颜色等要求以及刻制费用、交付时间等条款。2.刻制单位按照合同要求刻制印章，完成后将印章交付行政部门。行政部门应对照合同要求进行验收，检查印章的质量、规格、内容等是否符合要求。（三）印章备案1.新刻制的行政许可印章在启用前，行政部门应将印章的样式、规格等信息报当地公安机关备案（如有要求）。2.同时，在公司内部进行登记，记录印章名称、编号、刻制时间、启用时间、保管人等信息，建立印章管理台账。三、印章的使用（一）使用原则1.行政许可印章的使用必须严格遵循公司的相关规定和审批流程，确保印章使用的合法性、真实性和准确性。2.印章使用应基于公司正常的业务活动，严禁用于任何违法违规或损害公司利益的行为。（二）使用范围1.公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、证明等，以及需要以公司名义进行的其他重要事项。2.合同专用章：专门用于签订各类合同、协议等经济业务文件。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等相关财务业务。4.法定代表人章：与公司法定代表人的签字具有同等法律效力，主要用于特定的财务文件或其他需要法定代表人签署的文件。5.其他专用章：根据其具体用途，用于相关行政许可业务的特定文件或事项。（三）使用流程1.申请使用部门填写《行政许可印章使用申请表》，详细注明用印事项、文件名称、文号、用印份数、用途等信息，并附上相关文件或资料。申请表经部门负责人签字确认后，提交至相关审批人审批。审批人应根据公司规定和实际情况，对用印申请进行严格审核，确保用印事项合法合规、文件内容准确无误。2.审批一般用印事项，由部门负责人审批；重要文件、合同等用印，需经分管领导或总经理审批；涉及重大事项或金额较大的用印，可能还需经过董事长审批。审批人应在申请表上签署明确的审批意见，同意用印的注明"同意用印"并签字，不同意用印的应说明理由。3.用印经审批同意后，申请人将申请表及相关文件交至印章保管人。印章保管人应再次核对申请表内容与所附文件是否一致，确认无误后，在指定位置用印。用印时应确保印章清晰、端正，用印位置准确，严禁在空白纸张或文件上用印。用印完成后，印章保管人应在申请表上记录用印时间、盖章人等信息，并将申请表及相关文件留存归档。4.登记印章保管人应建立印章使用登记台账，详细记录每次用印的日期、申请人、用印事项、文件名称、文号、用印份数、审批人等信息，确保台账记录完整、准确、可追溯。（四）特殊情况用印1.如遇紧急情况无法事先履行审批手续时，印章使用人应电话向审批人说明情况并获得同意后先行用印，但事后必须及时补办审批手续和登记手续。2.对于异地用印的情况，应通过传真、邮件等方式将用印申请及相关文件发送给审批人进行审批，审批通过后按照上述用印流程执行。四、印章的保管（一）保管责任1.行政许可印章实行专人保管制度，各印章均指定专人负责保管，保管人应对印章的安全和正确使用负责。2.印章保管人应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理制度，不得擅自将印章交予他人使用或带出保管场所。（二）保管方式1.公章、合同专用章等重要印章应存放在专门的保险柜中，保险柜钥匙和密码由保管人分别掌握，严禁将保险柜钥匙交予他人代管。2.财务专用章和法定代表人章等财务相关印章应按照财务管理制度的要求进行保管，一般由财务部门指定专人负责，并与其他财务印章分开存放。3.其他专用章根据其使用频率和重要性，可采用适当的保管方式，但应确保印章安全。（三）保管场所印章保管场所应安全、保密，具备防火、防盗、防潮等条件。原则上，印章应存放在公司内部的专门办公室或保险柜中，不得随意放置在无人看管的地方。（四）印章交接1.印章保管人因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应提前办理交接手续。交接手续应在公司行政部门或相关负责人的监督下进行，确保印章交接清楚、责任明确。2.交接双方应填写《行政许可印章交接清单》，详细记录交接印章的名称、数量、编号、交接时间等信息，并签字确认。交接清单一式三份，交接双方各执一份，公司行政部门留存一份备案。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.因公司机构调整、业务变更等原因，行政许可印章不再使用时，应及时办理停用手续。2.印章损坏、遗失或被盗等情况下，也应立即停止使用，并采取相应的措施进行处理。（二）停用流程1.由行政部门或相关部门提出印章停用申请，填写《行政许可印章停用申请表》，说明停用原因、印章名称、编号等信息，并经部门负责人签字确认。2.申请表提交至公司分管领导审批，审批通过后，行政部门负责通知印章保管人停止使用印章，并收回印章。（三）销毁处理1.对于停用的行政许可印章，原则上应进行销毁处理，以防止印章被非法使用。2.销毁前，行政部门应填写《行政许可印章销毁申请表》，详细说明印章名称、编号、停用原因、销毁方式等信息，并附上拟销毁印章的印模，报公司分管领导审批。3.审批通过后，行政部门应选择具有资质的销毁单位进行印章销毁，并要求销毁单位提供销毁证明。销毁证明应作为印章管理档案的重要资料留存。4.印章保管人应在印章销毁后，在印章管理台账上注明印章已销毁，并签字确认。六、监督与检查（一）内部监督1.公司行政部门负责定期对行政许可印章的管理情况进行检查，包括印章的保管、使用、登记等方面，确保印章管理制度的严格执行。2.审计部门可根据工作需要，对印章管理情况进行专项审计，检查印章使用的合规性、安全性以及相关制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用、保管行政许可印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.因印章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相