传习所资料管理制度

传习所资料管理制度一、总则（一）目的为加强传习所资料的规范化管理，确保资料的完整性、准确性和安全性，提高资料的利用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于传习所内所有资料的管理，包括但不限于教学资料、研究资料、学员档案、行政文件等。（三）基本原则1.集中管理原则：传习所设立专门的资料管理部门或岗位，对各类资料进行集中统一管理。2.分类归档原则：根据资料的性质、来源、用途等进行分类，建立科学合理的档案体系，便于查找和使用。3.安全保密原则：确保资料的安全，防止资料的丢失、损坏、泄露等情况发生。对涉及机密的资料，严格按照保密规定进行管理。4.动态更新原则：随着传习所业务的发展和变化，及时对资料进行更新和补充，保证资料的时效性和有效性。二、资料的分类与编号（一）资料分类1.教学资料课程大纲、教案、讲义、课件等。教学案例、试题库、考试试卷等。学员作业、实习报告、毕业论文等。2.研究资料研究项目申请书、立项报告、研究计划等。研究论文、著作、调研报告等。学术会议资料、交流合作文件等。3.学员档案学员基本信息登记表、入学申请表、成绩单等。学员奖惩记录、培训证书、结业证书等。学员学习反馈、意见建议等。4.行政文件传习所章程、管理制度、工作计划、工作总结等。会议纪要、通知、通报、报告等。财务文件、人事文件、物资采购文件等。（二）编号规则为便于资料的管理和查询，对各类资料进行编号。编号采用分类代码+年份+顺序号的形式，具体如下：1.教学资料：Jx+年份+顺序号，如Jx2023001表示2023年的第1份教学资料。2.研究资料：YJ+年份+顺序号，如YJ2023002表示2023年的第2份研究资料。3.学员档案：xY+年份+顺序号，如xY2023003表示2023年的第3份学员档案。4.行政文件：xZ+年份+顺序号，如xZ2023004表示2023年的第4份行政文件。三、资料的收集与整理（一）收集渠道1.内部产生：各部门按照工作职责，定期整理和提交本部门产生的资料，如教学部门提交教学资料，研究部门提交研究资料，行政部门提交行政文件等。2.外部获取：通过购买、交换、捐赠等方式，获取与传习所业务相关的资料，如学术期刊、专业书籍、行业报告等。3.学员提供：学员按照要求提交个人学习资料，如作业、实习报告、毕业论文等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责资料的收集工作，确保资料收集的及时性和完整性。2.对于外部获取的资料，应进行严格的审核，确保资料的真实性、可靠性和适用性。3.学员提交的资料应符合格式要求，内容完整、准确。（三）整理方法1.对收集到的资料进行分类，按照本制度规定的分类标准进行归类。2.对每份资料进行编号，确保编号的唯一性和系统性。3.对资料进行编目，编制资料目录清单，注明资料名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。4.对资料进行装订、装盒或存储，确保资料的整齐、规范和安全。四、资料的存储与保管（一）存储方式1.纸质资料：设立专门的档案柜或档案室，按照分类顺序存放纸质资料。档案柜应保持清洁、干燥，防止资料受潮、发霉、虫蛀等。2.电子资料：建立电子资料存储系统，对电子资料进行分类存储。存储系统应具备数据备份、恢复、加密等功能，确保电子资料的安全。（二）保管期限1.教学资料：一般保管期限为课程结束后[x]年。2.研究资料：根据研究项目的性质和要求确定保管期限，一般不少于[x]年。3.学员档案：自学员毕业或结业后保管[x]年。4.行政文件：根据文件的性质和用途确定保管期限，一般为[x]年至永久保存不等。（三）保管要求1.定期对资料进行清查盘点，确保资料的数量、质量和完整性。发现问题及时报告并处理。2.对涉及机密的资料，应采取加密存储、专人保管、限制访问等措施，防止资料泄露。3.对超过保管期限的资料，应按照规定进行鉴定和销毁，确保资料的安全性和保密性。五、资料的借阅与使用（一）借阅权限1.内部人员：因工作需要借阅资料的内部人员，应填写《资料借阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到资料管理部门办理借阅手续。2.外部人员：因合作研究、学术交流等需要借阅资料的外部人员，应填写《资料借阅申请表》，经传习所主管领导审批后，到资料管理部门办理借阅手续。借阅时需提供有效身份证明，并签订保密协议。（二）借阅期限1.一般资料的借阅期限为[x]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.涉及机密的资料，借阅期限不得超过[x]个工作日，且不得带出传习所。（三）使用要求1.借阅人员应妥善保管借阅的资料，不得转借、复印、传播或用于其他非工作目的。2.借阅人员在使用资料过程中，如发现资料有损坏、丢失等情况，应及时报告资料管理部门，并按照规定进行赔偿。3.资料使用完毕后，借阅人员应按时归还资料，资料管理部门应对归还的资料进行检查，如发现问题及时处理。六、资料的查阅与复印（一）查阅权限1.内部人员：因工作需要查阅资料的内部人员，可直接到资料管理部门进行查阅。2.外部人员：因合作研究、学术交流等需要查阅资料的外部人员，应填写《资料查阅申请表》，经传习所主管领导审批后，到资料管理部门进行查阅。查阅时需提供有效身份证明，并在指定地点进行查阅。（二）复印规定1.因工作需要复印资料的，应填写《资料复印申请表》，经所在部门负责人审批后，到资料管理部门办理复印手续。2.复印资料应按照规定的收费标准支付费用。3.涉及机密的资料，不得复印。如有特殊情况需要复印，应按照保密规定进行审批和处理。七、资料的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立资料鉴定小组，由资料管理部门负责人、相关业务部门专家等组成。鉴定小组负责对超过保管期限的资料进行鉴定，确定资料的存毁。（二）鉴定标准1.资料的真实性、完整性和准确性。2.资料的历史价值、学术价值和实用价值。3.资料的保密性和安全性。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定需要销毁的资料，应填写《资料销毁申请表》，经传习所主管领导审批后，进行销毁处理。2.销毁资料时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全、彻底。3.销毁记录应保存[x]年，以备查阅。八、资料管理的信息化建设（一）建立资料管理系统利用信息技术建立资料管理系统，实现资料的电子化管理。资料管理系统应具备资料录入、查询、借阅、统计等功能，提高资料管理的效率和水平。（二）数据备份与安全定期对资料管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。加强对资料管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。（三）系统维护与更新安排专人负责资料管理系统的维护和更新，及时处理系统故障，优化系统性能。根据传习所业务的发展和变化，适时对资料管理系统进行升级和完善，满足资料管理的需求。九、资料管理的监督与检查（一）监督机制建立资料管理监督机制，定期对资料管理工作进行检查和评估。资料管理部门应定期向传习所主管领导汇报资料管理工作情况，接受领导的监督和指导。（二）检查内容1.资料的收集、整理、存储、保管等情况。2.资料的借阅、使用、查阅、复印等情况。3.资料管理系统的运行和维护情况。4.资料管理工作的制度执行情况。（三）问题整改对检查中发