充电桩合同管理制度

充电桩合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司充电桩业务合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与外部客户、供应商等就充电桩的销售、采购、安装、运维等相关业务所签订的各类合同。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规及相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上达成协议，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同签订流程（一）合同立项1.业务部门根据充电桩业务开展需求，提出合同立项申请，详细说明合同的背景、目的、主要内容、预计金额等信息。2.立项申请经部门负责人审核后，报分管领导审批。（二）合同起草1.立项审批通过后，由业务部门负责起草合同文本。合同文本应明确双方的权利义务、交易内容、价格条款、交付时间、质量标准、违约责任等核心条款。2.涉及法律专业条款的，应征求公司法律顾问的意见，确保合同的合法性和有效性。（三）合同审核1.合同初稿完成后，提交至法务部门进行法律审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性、风险防范条款等，提出修改意见。2.业务部门根据法务部门意见对合同进行修改完善后，提交财务部门审核。财务部门主要审核合同的财务条款，如付款方式、结算周期、发票要求等，确保公司财务利益得到保障。3.合同经法务、财务审核通过后，报分管领导审批。分管领导根据业务实际情况和公司整体利益，对合同进行最终审批。（四）合同签订1.合同经审批通过后，由业务部门负责与对方当事人签订合同。签订合同时，应确保合同双方主体资格合法、合同文本内容与审批通过的版本一致。2.合同签订应使用公司统一的合同专用章，并按照公司印章管理制度进行盖章操作。盖章后的合同文本应留存一份原件归档保存。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，业务部门应组织相关人员进行合同交底，向项目执行人员、财务人员、售后服务人员等详细介绍合同的主要内容、双方权利义务、执行要点等，确保各部门人员对合同要求清楚了解。2.合同交底应形成书面记录，由参与交底的人员签字确认。（二）履行跟踪1.业务部门负责对合同履行情况进行跟踪，及时掌握项目进展，协调解决履行过程中出现的问题。2.定期向合同对方了解合同履行情况，收集对方反馈意见，对发现的异常情况应及时报告上级领导，并采取相应措施进行处理。（三）交付与验收1.按照合同约定的交付时间和方式，及时完成充电桩的交付工作。交付时应提供相关的技术资料、质量证明文件等。2.交付后，由业务部门组织相关人员进行验收。验收应按照合同约定的质量标准进行，验收合格后出具验收报告。如验收不合格，应及时与对方沟通协商解决方案，明确整改责任和期限。（四）付款管理1.财务部门按照合同约定的付款方式和时间，及时办理款项收付手续。付款前应审核相关业务部门提交的付款申请及支持性文件，确保付款依据充分、手续齐全。2.对于逾期付款的情况，财务部门应及时与对方沟通催款，并按照合同约定追究对方的违约责任。四、合同变更管理（一）变更申请1.在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，由业务部门提出合同变更申请，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等。2.变更申请经部门负责人审核后，报分管领导审批。（二）变更协商1.业务部门就合同变更事宜与对方当事人进行协商，达成一致意见后签订合同变更协议。变更协议应明确变更的具体内容、对原合同条款的调整、双方权利义务的变化等。2.变更协议的签订流程与原合同签订流程一致，需经过法务、财务审核及分管领导审批。（三）变更执行1.合同变更协议签订后，各相关部门按照变更后的合同内容执行。业务部门负责组织协调变更后的项目实施，财务部门按照变更后的付款条款进行款项收付管理。2.对合同变更涉及的文件、资料等应及时进行更新和归档，确保合同管理的准确性和完整性。五、合同终止管理（一）终止情形1.合同期满，双方不再续签的，合同自然终止。2.合同履行完毕，双方的权利义务已全部实现的，合同终止。3.因不可抗力或一方严重违约等原因，导致合同无法继续履行，经双方协商一致或通过法律途径解除合同的，合同终止。（二）终止通知1.合同即将到期或具备终止条件时，业务部门应提前[x]天向对方发出合同终止通知，告知对方合同终止的原因、时间等信息。2.终止通知应采用书面形式，并留存送达凭证。（三）终止清算1.合同终止后，业务部门负责组织相关人员对合同履行情况进行清算。清算内容包括已交付的货物或服务、已收取的款项、未完成的工作及未支付的费用等。2.财务部门根据清算结果进行账务处理，确保账目清晰准确。对于合同终止涉及的款项收付，应按照合同约定和财务制度办理结算手续。（四）资料归档合同终止后，相关部门应将合同及与合同履行有关的全部资料进行整理归档，妥善保存。归档资料应包括合同文本、变更协议、履行记录、验收报告、付款凭证等，以便日后查阅和审计。六、合同风险管理（一）风险识别1.法务部门定期对公司签订的充电桩合同进行风险排查，识别合同在签订、履行、变更、终止等环节可能存在的风险，如法律风险、信用风险、市场风险、财务风险等。2.业务部门结合实际业务情况，及时反馈合同履行过程中发现的潜在风险因素。（二）风险评估1.对识别出的合同风险进行评估，分析风险发生的可能性、影响程度及应对成本等。2.根据风险评估结果，将合同风险分为高、中、低三个等级，为制定风险应对措施提供依据。（三）风险应对1.针对不同等级的合同风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险合同，应采取重点监控、专项应对等措施，如加强法律审查、增加担保条款、提前制定应急预案等；对于中等风险合同，可采取适当的风险控制措施，如定期跟踪检查、加强沟通协调等；对于低风险合同，可进行常规管理。2.业务部门、法务部门、财务部门等应密切配合，共同落实风险应对措施，确保合同风险得到有效控制。七、合同档案管理（一）档案建立1.合同签订后，业务部门应及时将合同原件及相关附件、审批文件、履行记录等资料整理齐全，移交公司档案管理部门。2.档案管理部门按照档案管理规定，对合同资料进行分类、编号、装订，建立合同档案。（二）档案保管1.合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的档案柜中。2.定期对合同档案进行检查和清理，确保档案的完整性和安全性。对于超过保管期限的合同档案，按照档案销毁制度进行销毁处理。（三）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容等信息，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应对查阅情况进行登记，查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自复印、拍照、涂改、损毁档案资料。查阅完毕后，应及时归还档案。八、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对合同管理情况进行监督检查，重点检查合同签订、履行、变更、终止等环节是否符合本制度规定，合同风险防范措施是否有效执行。2.检查结果应形成书面报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.将合同管理工作纳入公司对业务部门及相关人员的绩效考核体系，考核指标