信息科合同管理制度VIP

信息科合同管理制度一、总则（一）目的为加强信息科合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于信息科对外签订的各类合同，包括但不限于软件开发合同、信息技术服务合同、硬件采购合同、信息系统维护合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定。2.平等自愿原则合同双方在平等、自愿的基础上协商一致，签订合同。3.公平公正原则合同条款应公平合理，不得损害公司或对方的合法权益。4.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同签订管理（一）合同承办人1.信息科负责合同签订的人员为合同承办人。合同承办人应具备相应的业务知识和法律知识，熟悉合同签订流程。2.合同承办人职责负责合同项目的前期调研、谈判、起草合同文本等工作。组织相关部门对合同条款进行评审，根据评审意见修改合同文本。负责与合同对方进行沟通、协商，确保合同顺利签订。负责合同的履行跟踪，及时解决合同履行过程中出现的问题。负责合同档案的整理、归档工作。（二）合同审批1.合同承办人完成合同文本起草后，应提交至信息科负责人进行初审。初审内容包括合同条款是否符合公司利益、是否存在法律风险、合同文本格式是否规范等。2.信息科负责人初审通过后，将合同文本提交至公司法务部门进行法律审查。法务部门应重点审查合同条款的合法性、完整性、准确性等，并出具法律审查意见。3.根据法务部门的审查意见，合同承办人对合同文本进行修改完善后，提交至公司相关领导进行审批。审批流程如下：金额在[x]万元以下的合同，由信息科分管领导审批。金额在[x]万元以上至[x]万元的合同，由公司分管财务领导审批。金额在[x]万元以上的合同，由公司总经理审批。（三）合同签订1.合同经审批通过后，合同承办人应及时与合同对方签订合同。签订合同前，应确保合同对方主体资格合法有效，具有相应的履约能力。2.合同签订应使用公司统一印制的合同文本，合同文本应加盖公司合同专用章或公章。合同专用章或公章的使用应严格按照公司印章管理制度执行。3.合同签订后，合同承办人应及时将合同副本分发给信息科相关人员、财务部门、法务部门等，以便各部门履行相应职责。三、合同履行管理（一）合同执行计划1.合同签订后，合同承办人应制定合同执行计划，明确合同履行的各个阶段、工作内容、责任人、时间节点等。合同执行计划应报信息科负责人审核后实施。2.合同执行计划应根据合同约定和实际情况进行动态调整，确保合同顺利履行。（二）合同履行跟踪1.合同承办人应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。2.对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，合同承办人应及时向信息科负责人汇报，并提出解决方案。信息科负责人应根据情况及时向公司相关领导汇报。（三）合同款项支付1.合同款项支付应严格按照合同约定执行。合同承办人应根据合同执行情况，及时填写付款申请单，提交至财务部门审核。2.财务部门应重点审核付款申请单是否与合同约定相符、发票是否合规、审批手续是否齐全等。审核通过后，按照公司资金支付流程进行付款。3.合同承办人应及时跟踪合同款项支付情况，确保款项按时足额支付给合同对方。（四）合同变更1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，合同承办人应及时与合同对方协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应按照合同签订流程进行审批。审批通过后，作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（五）合同终止1.合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，合同承办人应及时与合同对方办理终止手续。2.合同终止后，合同承办人应及时清理合同档案，将合同原件、相关资料等整理归档。四、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合同承办人应及时将合同文本、审批文件、变更协议、终止协议、往来函件等相关资料收集齐全，移交至信息科档案管理人员。2.档案管理人员应认真核对移交资料的完整性、准确性，确保档案资料齐全有效。（二）档案整理1.档案管理人员应对收集到的合同档案资料进行分类整理，按照合同类别、签订时间、项目名称等进行编号，建立合同档案目录。2.合同档案资料应按照编号顺序进行装订，确保档案资料整齐、美观、便于查阅。（三）档案保管1.合同档案应存放在专门的档案柜中，由专人负责保管。档案保管人员应定期对档案进行检查，确保档案安全。2.合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行。对于重要合同档案，应适当延长保管期限。（四）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，查阅人员应填写档案查阅申请表，经信息科负责人批准后，方可查阅。2.档案查阅人员应在档案查阅登记表上签字，注明查阅时间、查阅内容等。查阅完毕后，应及时将档案归还档案保管人员。3.档案查阅人员不得擅自复印、拍照、涂改、销毁合同档案资料。如需复印、拍照等，应经信息科负责人批准，并按照公司相关规定办理手续。五、合同风险管理（一）风险识别1.信息科应定期对合同进行风险识别，分析合同履行过程中可能存在的风险因素，如法律风险、市场风险、信用风险等。2.风险识别可采用问卷调查、案例分析、专家咨询等方法进行。（二）风险评估1.根据风险识别结果，信息科应对合同风险进行评估，确定风险等级。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法进行。2.对于高风险合同，应制定专项风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。（三）风险应对1.针对合同风险，信息科应采取相应的风险应对措施，如风险规避、风险减轻、风险转移、风险接受等。2.风险应对措施应根据风险评估结果和公司实际情况制定，确保措施的有效性和可操作性。六、监督与检查（一）内部监督1.信息科负责人应定期对合同管理工作进行检查，监督合同承办人是否按照本制度规定履行职责，合同签订、履行、变更、终止等环节是否规范。2.公司审计部门应定期对信息科合同管理情况进行审计，检查合同管理是否存在漏洞和风险，是否存在违规行为。（二）外部监督1.信息科应积极配合公司外部监