销售合同信息管理制度

销售合同信息管理制度一、总则（一）目的为加强公司销售合同信息管理，规范销售合同签订、执行、变更及终止等环节的信息处理流程，确保销售合同信息的准确性、完整性和及时性，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有销售合同的信息管理，包括但不限于国内销售合同、国际销售合同、代销合同等。（三）基本原则1.依法合规原则销售合同信息管理应严格遵守国家法律法规和公司相关规定，确保合同的合法性和有效性。2.准确完整原则合同信息应准确反映合同条款、交易内容、双方权利义务等，不得遗漏重要信息。3.及时更新原则随着合同执行过程中各项事宜的发生，应及时更新合同信息，保证信息的时效性。4.保密原则涉及公司商业秘密、客户信息等合同信息应严格保密，防止信息泄露。二、销售合同信息的分类与编号（一）分类1.按照销售产品或服务类型分类，如电子产品销售合同、软件服务销售合同等。2.按照销售区域分类，如国内销售合同、国外销售合同等。3.按照销售方式分类，如直销合同、代销合同等。（二）编号1.编号规则销售合同编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号格式为：销售年份（两位数字）+销售区域代码（两位字母）+销售类型代码（两位字母）+顺序号（四位数字）。例如：23CNDX0001，其中"23"表示2023年，"CN"表示中国销售区域，"DX"表示直销类型，"0001"为顺序号。2.编号分配销售合同签订后，由合同管理部门按照编号规则进行编号，并在合同文本及相关文件上注明编号。三、销售合同信息的收集与录入（一）收集1.合同签订前销售部门负责收集客户基本信息、需求信息、询价单、报价单等与销售合同相关的资料。同时，对客户的信用状况进行初步评估，填写客户信用评估表，提交给信用管理部门。2.合同签订过程中销售部门应及时收集合同谈判过程中的各项记录，包括往来邮件、电话沟通记录、会议纪要等，作为合同信息的一部分。3.合同签订后销售部门将签订后的合同文本原件及时提交给合同管理部门，并确保合同文本内容完整、清晰。合同管理部门负责检查合同文本的格式、条款等是否符合公司要求。（二）录入1.合同管理部门收到销售合同文本后，应在规定时间内将合同信息录入公司销售合同管理系统。录入内容包括合同编号、签订日期、客户信息、产品或服务内容、数量、价格、交货期、付款方式、违约责任等。2.对于合同中的重要条款和特殊约定，应进行详细备注说明，以便后续查询和参考。3.在录入过程中，如发现合同信息有误或不完整，应及时与销售部门沟通核实，并进行修改补充。四、销售合同信息的审核与审批（一）审核1.合同管理部门录入合同信息后，首先由部门负责人进行初审。初审内容包括合同信息的准确性、完整性、格式规范性等，确保合同符合公司相关规定和业务要求。2.初审通过后，合同管理部门将合同信息提交给法务部门进行法律审核。法务部门重点审核合同条款的合法性、合规性，防范法律风险。对合同中存在的法律问题，及时提出修改意见和建议。3.财务部门对合同的付款方式、结算周期、价格条款等涉及财务事项进行审核，确保合同符合公司财务政策和风险控制要求。（二）审批1.根据合同金额大小和重要程度，按照公司授权审批制度进行审批。一般合同由销售部门负责人、合同管理部门负责人、法务部门负责人和财务部门负责人审批；重大合同还需提交公司分管领导、总经理审批。2.审批人应认真审查合同内容，签署审批意见。如同意审批，应明确签署"同意"字样及日期；如不同意，应详细说明理由，并退回合同管理部门进行修改。3.合同管理部门根据审批意见，对合同进行相应处理。如合同需要修改，及时通知销售部门与客户协商修改，并重新进行审核和审批。五、销售合同信息的存储与保管（一）存储1.销售合同管理系统应具备完善的数据存储功能，对录入的合同信息进行安全、可靠的存储。数据应定期备份，防止数据丢失。2.除电子存储外，合同管理部门还应将重要合同文本进行纸质归档。纸质合同应按照编号顺序整理成册，妥善保管。（二）保管1.合同保管期限根据公司规定和相关法律法规执行。一般合同保管期限为[X]年，重要合同和涉及法律纠纷的合同应长期保管。2.合同保管地点应具备安全防护措施，防止合同文件损坏、丢失、被盗等情况发生。3.定期对合同档案进行清查盘点，确保合同档案的完整性和准确性。如发现问题，应及时查明原因并采取相应措施进行处理。六、销售合同信息的查询与使用（一）查询1.公司内部人员因工作需要查询销售合同信息时，应填写合同信息查询申请表，注明查询目的、合同编号等相关信息，经所在部门负责人审批后，提交给合同管理部门。2.合同管理部门根据审批后的查询申请表，在销售合同管理系统中进行查询，并将查询结果提供给申请人。如涉及纸质合同档案查询，应按照档案查阅流程办理借阅手续。3.严禁未经授权的人员查询销售合同信息。（二）使用1.销售合同信息的使用应严格遵循授权范围和使用目的，仅限于公司内部业务需要。如用于销售统计分析、客户关系管理、合同执行跟踪等。2.如需对外提供销售合同信息，必须经过公司相关部门和领导审批，并按照国家法律法规和公司保密规定进行处理，确保信息安全。3.在使用销售合同信息过程中，不得擅自修改、删除、泄露合同信息，如因工作失误造成信息错误或泄露，应追究相关人员责任。七、销售合同执行过程中的信息跟踪与反馈（一）跟踪1.销售部门负责销售合同执行过程的跟踪，及时掌握合同履行情况，包括货物交付、安装调试、售后服务等环节。2.建立合同执行进度跟踪表，详细记录合同执行的各个阶段、时间节点、责任人等信息，并定期更新。3.如发现合同执行过程中出现问题或风险，如客户延迟付款、产品质量纠纷等，应及时采取措施进行处理，并向合同管理部门反馈相关信息。（二）反馈1.销售部门应定期（每月/每季度）向合同管理部门提交合同执行情况报告，内容包括合同执行进度、存在问题及解决方案、下一步工作计划等。2.合同管理部门收到销售部门的合同执行情况报告后，进行汇总分析，并将相关信息反馈给公司其他相关部门，如生产部门、财务部门等，以便各部门协同工作，保障合同顺利执行。3.对于重大合同执行情况，合同管理部门应及时向公司领导汇报，确保公司领导及时掌握合同动态，做出决策。八、销售合同变更与终止的信息管理（一）变更1.销售合同履行过程中，如因客户需求变更、市场情况变化等原因需要对合同进行变更，应由销售部门与客户协商一致，并签订合同变更协议。2.销售部门将合同变更协议提交给合同管理部门，合同管理部门按照合同签订时的审核与审批流程，对变更协议进行审核和审批。3.审核审批通过后，合同管理部门在销售合同管理系统中对合同信息进行相应修改，并及时更新合同执行情况跟踪表。同时，将合同变更信息通知公司其他相关部门。（二）终止1.销售合同履行完毕、双方协商一致解除合同、因不可抗力或其他法定原因导致合同无法履行等情况下，合同将予以终止。2.销售部门应及时通知合同管理部门合同终止事宜，并提交合同终止申请及相关证明材料。3.合同管理部门对合同终止申请进行审核，确认合同终止条件满足后，在销售合同管理系统中对合同状态进行更新，并将合同终止信息通知公司其他相关部门。4.合同终止后，按照合同保管期限要求，对合同档案进行妥善处理。如涉及未结清款项、售后服务等事项，应继续跟踪处理，直至全部事项完结。九、销售合同信息的保密管理（一）保密范围销售合同信息中涉及的公司商业秘密、客户信息、产品技术资料、价格条款、销售策略等均属于保密范围。（二）保密措施1.与接触销售合同信息的员工签订保密协议，明确保密义务和违约责任。2.对存储销售合同信息的电子设备和存储介质设置访问权限和密码保护，防止信息泄露。3.在对外提供销售合同信息时，严格审查接收方的资质和保密能力，签订保密协议，并要求接收方按照公司要求使用和保管信息。4.加强对员工的保密教育和培训，提高员工的保密意识，杜绝因人为疏忽导致信息泄露。十、销售合同信息管理的监督与考核（一）监督1.公司设立专门的合同管理监督小组，定期对销售合同信息管理工作进行检查和监督。2.监督小组检查内容包括合同信息的收集、录入、审核、审批、存储、查询、使用、跟踪反馈等环节是否符合本制度要求，以及保密措施是否落实到位。3.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核1.建立销售合同信息管理工作考核机制，对合同管理部门、销售部门及相关人员的工作进行考核评价。2.考核指标包括合同信息准确性、完整性、及时性、审核审批通过率、合同执行率、保