财务单据稽核管理制度

财务单据稽核管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范财务单据稽核工作，保证财务信息的真实性、准确性、完整性和合法性，防范财务风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的财务单据稽核管理。（三）基本原则1.真实性原则：稽核人员应依据实际发生的经济业务进行稽核，确保财务单据所反映的内容真实可靠。2.准确性原则：财务单据的填写、计算、数据汇总等应准确无误，稽核人员要对数据的准确性进行严格审核。3.完整性原则：财务单据应具备完整的要素，包括凭证名称、填制日期、填制单位、接受单位、业务内容、数量、单价、金额、填制人、审核人、审批人等，稽核时要检查单据是否齐全。4.合法性原则：财务单据的取得和使用应符合国家法律法规、财经制度以及公司内部规定，稽核人员要对单据的合法性进行审查。二、财务单据分类及基本要求（一）原始凭证1.定义：原始凭证是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的原始凭据。2.分类外来原始凭证：指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证，如购买货物取得的发票、对外支付款项取得的收据等。自制原始凭证：指由本单位内部经办业务的部门和人员，在执行或完成某项经济业务时填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证，如入库单、出库单、工资表等。3.基本要求原始凭证的内容必须具备：凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证单位名称或者填制人姓名；经办人员的签名或者盖章；接受凭证单位名称；经济业务内容；数量、单价和金额。从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。作废时应当加盖"作废"戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。职工公出借款凭据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。（二）记账凭证1.定义：记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，它是登记账簿的直接依据。2.分类收款凭证：用于记录库存现金和银行存款收款业务的记账凭证。付款凭证：用于记录库存现金和银行存款付款业务的记账凭证。转账凭证：用于记录不涉及库存现金和银行存款业务的记账凭证。3.基本要求记账凭证的内容必须具备：填制凭证的日期；凭证编号；经济业务摘要；会计科目；金额；所附原始凭证张数；填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章。收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。填制记账凭证时，应当对记账凭证进行连续编号。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号。记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应当将其他单位负担的部分，开给对方原始凭证分割单，进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容：凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。记账凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。三、财务单据稽核流程（一）受理1.财务部门指定专人负责财务单据的受理工作，对各部门提交的财务单据进行初步审核，检查单据的完整性、填写规范性等。2.对于不符合基本要求的财务单据，应及时退回经办部门或人员，要求其补充或更正。（二）初审1.稽核人员对受理后的财务单据进行详细审查，依据财务制度、法律法规等，对单据的真实性、准确性、合法性进行审核。2.检查原始凭证与记账凭证的内容是否一致，记账凭证的编制是否符合规定，会计分录是否正确等。3.对涉及金额较大、业务复杂或存在疑问的财务单据，应进行重点稽核。（三）复审1.初审后的财务单据提交给财务部门负责人进行复审，财务部门负责人对稽核结果进行再次审核，确保稽核工作的准确性和全面性。2.财务部门负责人可根据需要查阅相关资料、询问经办人等，对初审中发现的问题进行进一步核实和处理。（四）终审1.复审通过的财务单据报公司主管财务领导进行终审，主管财务领导对重大财务事项和整体财务单据稽核情况进行最终审批。2.主管财务领导根据公司财务政策、经营情况等，对财务单据的合规性、合理性进行综合判断，做出终审意见。四、财务单据稽核要点（一）原始凭证稽核要点1.真实性稽核检查原始凭证所反映的经济业务是否真实发生，有无虚构交易、伪造凭证等情况。核实原始凭证上的日期、单位、业务内容等是否与实际情况相符。2.合法性稽核审查原始凭证的取得是否符合国家法律法规和公司内部规定，如发票是否为正规发票，是否加盖发票专用章等。检查原始凭证所记录的经济业务是否符合财经纪律和财务制度的要求，有无违规支出。3.完整性稽核查看原始凭证的各项要素是否齐全，包括凭证名称、填制日期、填制单位、接受单位、业务内容、数量、单价、金额、填制人、审核人、审批人等。检查原始凭证的附件是否齐全，如发票的清单、入库单的验收证明等。4.准确性稽核核对原始凭证上的数量、单价、金额计算是否正确，大小写金额是否一致。检查原始凭证上的文字书写是否清晰、规范，有无涂改、刮擦等情况。（二）记账凭证稽核要点1.编制依据稽核检查记账凭证是否根据审核无误的原始凭证编制，原始凭证与记账凭证的内容是否一致。审核记账凭证所附原始凭证的张数是否正确，有无漏附或多附原始凭证的情况。2.会计分录稽核审查记账凭证的会计科目使用是否正确，是否符合会计准则和公司财务制度的规定。检查会计分录的借贷方金额是否平衡，记账方向是否正确。3.摘要填写稽核查看记账凭证的摘要是否清晰、准确地反映了经济业务的内容，是否能够简洁明了地说明记账的依据和目的。检查摘要的填写是否符合公司内部规定的格式和要求。4.凭证编号稽核核对记账凭证的编号是否连续，有无跳号、重号现象。检查编号的编制方法是否符合公司内部规定，如是否按照业务发生顺序编号等。五、财务单据稽核责任（一）经办人员责任1.经办人员应确保所提交的财务单据真实、准确、完整、合法，对财务单据的真实性负责。2.按照公司规定的流程和要求填写、取得财务单据，及时提交财务部门进行稽核。3.对稽核过程中提出的问题，应积极配合进行解释和整改。（二）稽核人员责任1.稽核人员应认真履行稽核职责，对财务单据进行全面、细致的审查，确保稽核结果的准确性和公正性。2.严格按照财务制度和法律法规进行稽核，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。3.对稽核过程中发现的重大问题或违规行为，应及时向上级报告。（三）财务部门负责人责任1.财务部门负责人对本部门的财务单据稽核工作负总责，组织和指导稽核人员开展工作。2.审核稽核结果，对重大财务事项进行把关，确保财务单据符合公司财务政策和规定。3.协调解决稽核过程中出现的问题，对违规行为提出处理意见。（四）公司主管财务领导责任1.公司主管财务领导对财务单据稽核工作进行最终审批和监督，对公司整体财务合规性负责。2.根据公司经营情况和财务政策，对重大财务事项做出决策，确保财务单据的合理性和合规性。六、财务单据稽核结果处理（一）合规单据处理1.对于稽核结果为合规的财务单据，按照公司正常的财务流程进行账务处理，如登记账簿、编制报表等。2.将合规单据进行整理、归档，妥善保管，以备后续查阅。（二）问题单据处理1.补充更正：对于稽核中发现的填写不完整、计算错误等一般性问题，通知经办人员进行补充更正，补充更正后的单据重新进行稽核。2.说明解释：对于存在疑问但经核实属于正常业务的单据，要求经办人员做出书面说明解释，稽核人员进行审核确认。3.整改处理：对于不符合财务制度、法律法规或存在违规行为的问题单据，下达整改通知，要求相关部门或人员限期整改。整改完成后提交整改报告，稽核人员进行复查。4.责任追究：对于因财务单据问题给公司造成损失或违反财经纪律的行为，按照公司相关规定追究责任人的责任，包括经济处罚、纪律处分等。七、财务单据保管与存档（一）保管期限1.原始凭证和记账凭证的保管期限按照国家法律法规和公司内部规定执行，一般为[x]年。2.对于涉及重要经济事项、税务审计等特殊情况的财务单据，应适当延长保管期限。（二）保管方式1.财务单据应按照类别、时间顺序进行整理，装订成册，并在封面上注明年度、月份、起止日期、凭证种类、起止号码等。2.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专门的档案柜中，妥善保管，防止丢失、损坏和霉变。电子档案应进行备份存储，存储介质应安全可靠，并定期进行检查和维护。3.档案管理人员应建立财务单据保管台账，详细记录财务单据的保管情况，包括单据名称、数量、起止日期、存放位置等，便于查询和管理。（三）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅财务单据的，应填写查阅申请表，经财务部门负责人批准后，在档案管理人员的陪同下进行查阅。查阅时不得在财务单据上进行涂改、标记等。2.外单位人员因审计、税务检查等工作需要查阅财务单据的，应出具单位介绍信和相关证明文件，经公司主管财务领导批准后，由档案管理人员提供查阅服务，并做好查阅记录。3.因特殊情况需要借阅财务单据的，应填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等，经财务部门负责人和公司主管财