行政单位库存管理制度

行政单位库存管理制度总则目的为了加强行政单位库存管理，规范库存物资的采购、验收、保管、使用、盘点等行为，保障行政单位工作的正常开展，提高资金使用效益，特制定本制度。适用范围本制度适用于行政单位各类库存物资的管理，包括办公用品、办公设备、耗材、固定资产等。基本原则1.合法性原则：库存管理应当符合国家法律法规和财务制度的要求。2.合理性原则：根据工作需要合理确定库存物资的种类、数量，避免积压和浪费。3.归口管理原则：明确各部门在库存管理中的职责，实行归口管理。4.规范操作原则：严格按照规定的程序和方法进行库存物资的采购、验收、保管、使用、盘点等操作。库存管理职责分工管理部门职责1.负责制定和完善库存管理制度：结合本单位实际情况，制定科学合理、切实可行的库存管理制度，并根据国家政策法规和单位发展需求适时进行修订。2.统筹规划库存物资：根据单位工作任务和业务发展需要，综合考虑预算安排、物资使用频率等因素，制定年度库存物资采购计划，合理确定各类物资的储备数量和储备周期，确保库存物资既能满足工作需求，又不会造成积压浪费。3.监督检查库存管理工作：定期对库存管理情况进行检查和评估，监督库存管理制度的执行情况，及时发现和纠正存在的问题，确保库存管理工作规范有序进行。采购部门职责1.执行采购计划：严格按照批准的库存物资采购计划组织实施采购工作，确保采购物资的质量、规格、数量等符合要求。2.选择供应商：通过招标、询价、谈判等方式，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理的供应商，建立稳定的供应商关系。3.签订采购合同：与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款，确保采购过程合法合规。验收部门职责1.组织验收工作：负责对采购入库的库存物资进行验收，制定详细的验收方案，明确验收标准和验收流程。2.实施验收检查：按照验收标准对物资的数量、质量、规格、型号等进行逐一核对检查，确保入库物资与采购合同要求一致。3.出具验收报告：验收合格后，出具验收报告，对验收情况进行详细记录，包括物资名称、规格、数量、供应商、验收结果等信息。验收报告作为物资入库的重要依据，应妥善保存。保管部门职责1.建立库存台账：对库存物资进行详细登记，记录物资的出入库时间、数量、规格、型号、存放位置等信息，确保库存台账账实相符。2.妥善保管物资：根据物资的特性和保管要求，合理安排存放场地，采取必要的防护措施，确保物资不受损坏、变质、丢失等情况。3.定期盘点库存：按照规定的时间间隔对库存物资进行盘点，及时发现和处理盘盈、盘亏等情况，并编制盘点报告。使用部门职责1.提出物资需求：根据工作实际需要，提前向管理部门提交物资需求计划，明确物资的名称、规格、数量、用途等信息，确保需求计划准确合理。2.合理使用物资：按照规定的程序和方法领用库存物资，严格控制物资的使用范围和使用量，杜绝浪费现象。在物资使用过程中，应妥善保管，避免损坏丢失。3.协助盘点工作：在库存盘点时，使用部门应积极配合保管部门，提供相关物资使用情况的资料，协助完成盘点工作。库存物资采购管理采购计划制定1.需求分析：各部门应定期对本部门的物资使用情况进行统计分析，结合工作任务的变化和业务发展需求，预测下一阶段的物资需求。2.计划编制：管理部门根据各部门提交的物资需求预测情况，综合考虑库存现状、预算安排、市场供应情况等因素，编制年度库存物资采购计划。采购计划应明确物资的名称、规格、数量、采购时间等内容。3.计划审批：采购计划编制完成后，应报单位领导审批。审批通过后的采购计划作为采购工作的依据，不得随意变更。如因特殊情况需要调整采购计划，应按照规定的程序重新进行审批。采购方式选择1.公开招标：对于金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的物资采购项目，应采用公开招标方式。通过发布招标公告，吸引众多潜在供应商参与投标，按照法定程序确定中标供应商。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的物资，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的物资采购项目，可以采用邀请招标方式。由采购部门向符合条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。3.竞争性谈判：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的物资采购项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的物资采购项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的物资采购项目，或者不能事先计算出价格总额的物资采购项目，可以采用竞争性谈判方式。通过与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：对于只能从唯一供应商处采购的物资，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的物资，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的物资采购项目，可以采用单一来源采购方式。由采购部门与供应商进行协商，直接确定成交供应商。5.询价：对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资采购项目，可以采用询价方式。采购部门向有关供应商发出询价通知书，要求其在规定的时间内报价，然后根据报价情况确定成交供应商。采购合同签订1.合同条款拟定：采购部门应根据采购项目的特点和要求，拟定详细的采购合同条款。合同条款应包括物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容，确保合同条款明确、具体、合法、有效。2.合同审核：采购合同拟定完成后，应提交单位法律部门或相关专业人员进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性、可行性等方面。经审核通过后的合同方可签订。3.合同签订：采购合同由单位法定代表人或其授权代表与供应商签订。签订合同应使用单位统一的合同文本，并加盖单位公章或合同专用章。合同签订后，应及时将合同副本分送管理部门、财务部门等相关部门备案。库存物资验收管理验收准备1.资料准备：验收部门在物资到货前，应收集采购合同、采购发票、质量标准文件等相关资料，熟悉物资的规格、数量、质量要求等信息，为验收工作做好准备。2.场地和工具准备：根据物资的特点和验收要求，准备好必要的验收场地和验收工具，如计量器具、检测设备、办公桌椅等，确保验收工作能够顺利进行。验收实施1.数量验收：按照采购合同和送货清单，对物资的数量进行逐一核对。可采用点数、称重、丈量等方法，确保物资数量准确无误。2.质量验收：依据质量标准文件，对物资的质量进行检验。对于需要进行检测的物资，应委托具有资质的检测机构进行检测；对于一般性物资，可通过外观检查、功能测试等方式进行验收。确保物资质量符合要求。3.规格型号验收：检查物资的规格型号是否与采购合同一致，包括物资的尺寸、形状、颜色、材质等方面。如发现物资规格型号不符，应及时与供应商沟通解决。验收结果处理1.合格处理：经检验验收合格的物资，验收部门应出具验收报告，并在物资上加盖"验收合格"印章。验收报告应包括物资名称、规格、数量、供应商、验收结果等信息。物资验收合格后，方可办理入库手续。2.不合格处理：对于验收不合格的物资，验收部门应及时通知采购部门与供应商联系，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。同时，应做好不合格物资的记录和标识，防止其与合格物资混淆。如因验收不合格给单位造成损失的，应按照合同约定追究供应商的违约责任。库存物资保管管理仓库规划与布局1.功能分区：根据库存物资的种类、特性和保管要求，对仓库进行合理的功能分区，如分为办公用品区、办公设备区、耗材区、固定资产区等。不同区域之间应保持适当的距离，便于物资的分类存放和管理。2.货架设置：根据物资的尺寸、重量、形状等因素，合理设置货架。货架应坚固耐用，能够满足物资的存放要求。物资应按照类别、规格、型号等有序存放在货架上，并做好标识，便于查找和管理。3.通道规划：仓库内应规划合理的通道，确保物资搬运、装卸和人员通行顺畅。通道宽度应根据仓库的规模和物资搬运设备的尺寸确定，一般不应小于1.5米。物资存放管理1.分类存放：库存物资应按照类别进行分类存放，同类物资应集中存放于同一区域或货架。不同类别的物资之间应保持一定的间距，防止相互混淆。2.标识管理：对每一种库存物资都应设置明显的标识，标识内容应包括物资名称、规格、型号、批次、入库时间、保质期等信息。标识应清晰、准确、不易褪色，便于识别和管理。3.防潮、防虫、防火、防盗管理：根据物资的特性，采取相应的防潮、防虫、防火、防盗措施。如对于易受潮的物资，应存放在干燥通风的地方；对于易生虫的物资，应采取防虫措施；仓库内应配备必要的消防器材，确保消防安全；加强仓库的门窗防护，安装防盗报警装置，防止物资被盗。库存盘点管理1.盘点计划制定：保管部门应定期制定库存盘点计划，明确盘点的时间、范围、方法、人员分工等内容。盘点计划应报管理部门批准后实施。2.盘点实施：按照盘点计划组织人员对库存物资进行实地盘点。盘点人员应认真核对物资的数量、规格、型号、存放位置等信息，并做好记录。在盘点过程中，如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并进行记录。3.盘点结果处理：盘点结束后，保管部门应根据盘点记录编制盘点报告，反映盘点的实际情况。如发现盘盈、盘亏等情况，应分析原因，提出处理意见，并报管理部门审批。经审批后，按照相关规定进行账务调整和物资处理。库存物资使用管理领用审批1.领用申请：使用部门如需领用库存物资，应填写物资领用申请表，详细注明物资的名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人签字审批。2.审批流程：物资领用申请表提交至管理部门，管理部门根据库存情况和工作需要进行审核。如库存充足且申请合理，管理部门应予以批准；如库存不足或申请不合理，管理部门应提出意见，退回使用部门重新申请。经管理部门批准后的物资领用申请表方可提交至保管部门。领用发放1.核对发放：保管部门根据批准的物资领用申请表，对领用物资进行核对发放。发放时，应确保物资的数量、规格、型号与申请表一致，并由领用人签字确认。2.发放记录：保管部门应对物资的领用发放情况进行详细记录，包括领用时间、领用部门、领用人、物资名称、规格、数量等信息。发放记录应妥善保存，以便日后查询和核对。使用监督1.使用情况跟踪：管理部门应定期对库存物资的使用情况进行跟踪检查，了解物资的使用效果和使用部门的需求变化情况。如发现物资使用不当或存在浪费现象，应及时提出整改意见，督促使用部门进行改进。2.考核评价：将库存物资的使用管理情况纳入对使用部门的考核评价体系，对物资使用管理规范、节约高效的部门给予表彰和奖励；对物资使用不当、浪费严重的部门进行批评教育，并要求其限期整改。库存物资处置管理报废处理1.报废鉴定：对于已损坏、过期、淘汰等无法继续使用的库存物资，使用部门应填写物资报废申请表，详细说明报废原因，并提交相关证明材料。保管部门会同技术部门等相关人员对申请报废的物资进行鉴定，确认是否符合报废条件。2.报废审批：经鉴定符合报废条件的物资报废申请表，应报单位领导审批。审批通过后，方可进行报废处理。3.报废处置：报废物资应由保管部门按照规定的程序进行处置，可采用报废变卖、捐赠、销毁等方式。对于有回收价值的报废物资，应通过招标、拍卖等方式进行变卖，所得款项应及时上缴单位财务部门；对于无回收价值的报废物资，可经批准后进行销毁处理，并做好记录。调拨处理1.调拨申请：因工作需要，行政单位内部各部门之间如需调拨库存物资，应填写物资调拨申请表，详细注明调拨物资的名称、规格、数量、调入部门、调出部门等信息，并经双方部门负责人签字确认。2.调拨审批：物资调拨申请表提交至管理部门，管理部门根据库存情况和工作需要进行审核。如库存充足且调拨合理，管理部门应予以批准；如库存不足或调拨不合理，管理部门应提出意见，退回申请部门重新申请。经管理部门批准后的物资调拨申请表方可提交至保管部门。3.调拨实施：保管部门根据批准的物资调拨申请表，办理物资的调出和调入手续。调出部门应按照申请表的要求将物资发至调入部门，调入部门应及时对调入物资进行验收，并在调拨单上签字确认。保管部门应对物资的调拨情况进行详细记录，确保账实相符。监督检查与奖惩监督检查1.内部审计监督：单位内部审计部门应定期对库存管理情况进行审计监督，检查库存管理制度的执行情况、物资采购、验收、保管、使用、盘点等环节的操作是否规范、财务核算是否准确等。对审计中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。2.日常检查监督：管理部门应定期对库存管理情况进行日常检查，检查内容包括库存物资的数量、质量、存放情况、标识管理等方面。对检查中发现的问题，应及时要求相关部门进行整改，确保库存管理工作规范有序。奖惩措施1.奖励：对于在库存管理工作中表现突出的部门和个人，单