餐饮新店采购管理制度

餐饮新店采购管理制度目的本制度旨在规范餐饮新店采购工作流程，确保采购活动的高效、透明、规范，保障食材及物资供应的质量与及时性，控制采购成本，提高餐饮新店的运营效益。适用范围本制度适用于餐饮新店所有食材、调料、设备、用品等物资的采购活动。基本原则1.质量第一原则：优先选择质量可靠、符合食品安全标准的供应商和产品。2.成本控制原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，实现性价比最优。3.公平公正原则：采购过程遵循公平、公正、公开的原则，杜绝不正当交易。4.高效及时原则：确保采购工作高效运作，及时满足新店开业及日常运营的物资需求。采购组织与职责采购部门设置成立专门的采购部门，设采购经理一名，采购专员若干。采购经理职责1.全面负责采购部门的日常管理工作，制定采购计划与预算。2.开发、评估和管理供应商，建立良好的合作关系。3.审核采购订单，监控采购进度与质量，协调解决采购过程中的问题。4.定期分析采购数据，优化采购流程，降低采购成本。采购专员职责1.根据采购计划实施具体的采购工作，寻找供应商，收集报价，进行商务谈判。2.协助采购经理进行供应商管理，跟进采购订单的执行情况。3.整理采购相关文件资料，及时反馈采购过程中的信息。采购流程需求计划1.食材需求：厨师长根据菜单、库存情况和预估客流量，每周制定食材需求计划，详细列出各类食材的名称、规格、数量等。2.物资需求：各部门根据新店开业筹备和日常运营需求，每月提交物资需求计划，包括设备、用品、调料等。3.需求审核：采购经理对需求计划进行审核，结合库存情况和成本预算，进行必要的调整，确保需求合理。供应商选择与管理1.供应商开发：采购专员通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、实地考察等。对新供应商进行初步筛选，收集其营业执照、食品经营许可证（针对食材供应商）、产品质量认证等相关资料。2.供应商评估：采购经理组织相关人员对候选供应商进行实地评估，考察其生产能力、质量控制体系、价格水平、交货期、售后服务等方面。建立供应商评估档案，记录评估结果。3.供应商选择：根据评估结果，选择合适的供应商，建立合作关系。与供应商签订采购合同，明确双方的权利义务、产品规格、价格、交货期、付款方式等条款。4.供应商管理：定期对供应商进行绩效评估，评估指标包括产品质量、交货及时性、价格合理性、售后服务等。对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不合格的供应商进行整改或淘汰。采购订单下达1.订单编制：采购专员根据审核后的需求计划和选定的供应商，编制采购订单。订单内容包括物资名称、规格、数量、价格、交货日期、交货地点等详细信息。2.订单审核：采购经理对采购订单进行审核，确保订单内容准确无误，符合公司采购政策和预算要求。审核通过后，采购专员向供应商发送采购订单。采购执行与跟踪1.供应商备货：供应商收到采购订单后，按照订单要求进行备货。采购专员定期与供应商沟通，了解备货进度，确保按时交货。2.到货验收：物资到货前，采购专员通知仓库管理人员做好验收准备。到货时，仓库管理人员会同相关质量检验人员按照采购订单和质量标准对物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、外观等。对于不合格物资，填写不合格报告，及时通知采购专员与供应商协商处理。3.采购跟踪：采购专员跟踪采购订单的执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题，如交货延迟、质量问题等。确保采购物资按时、按质、按量供应到店。付款管理1.发票审核：采购专员收到供应商发票后，审核发票内容与采购订单、验收单是否一致。审核无误后，将发票提交给财务部门。2.付款申请：财务部门根据审核通过的发票和采购合同，办理付款申请手续。按照合同约定的付款方式和付款期限，及时支付货款。3.付款记录：财务部门做好付款记录，定期与采购部门核对账目，确保付款信息准确无误。采购质量控制食材质量标准1.严格遵守国家食品安全相关法律法规和标准，采购的食材应符合《食品安全国家标准食品中农药最大残留限量》、《食品安全国家标准食品添加剂使用标准》等要求。2.对于肉类、禽类、水产类食材，要求具有动物检疫合格证明；对于蔬菜、水果类食材，要求新鲜、无农药残留超标。3.明确各类食材的感官指标，如色泽、气味、质地等，确保食材质量优良。物资质量标准1.采购的设备应符合国家相关质量标准和行业规范，具备良好的性能和稳定性。2.用品、调料等物资应符合相应的质量标准，无质量缺陷和安全隐患。质量检验与验收1.建立严格的质量检验制度，到货物资必须经过检验合格后方可入库。对于重要物资或质量不稳定的供应商，增加检验频次。2.质量检验人员应具备专业的检验知识和技能，按照质量标准和检验流程进行检验。对于不合格物资，坚决予以拒收，并及时与供应商沟通处理。不合格品处理1.对于验收不合格的食材，采购专员应及时通知供应商换货或退货，并跟踪处理结果。如因不合格食材给公司造成损失的，按照合同约定追究供应商责任。2.对于不合格的物资，根据具体情况采取返工、换货、退货等处理方式。无法使用的不合格物资，应进行报废处理，并做好记录。采购成本控制成本预算编制1.采购经理根据新店开业筹备和运营计划，结合市场行情和历史采购数据，编制年度采购成本预算。预算内容包括各类食材、物资的采购金额、费用明细等。2.采购成本预算应报公司管理层审批，确保预算合理可行。在预算执行过程中，严格控制各项采购支出，不得超预算采购。价格谈判1.采购专员在采购过程中，与供应商进行充分的价格谈判。通过比较不同供应商的报价，争取最优惠的采购价格。2.关注市场价格动态，及时了解原材料价格变化趋势。对于价格波动较大的物资，与供应商协商签订价格调整条款或采取套期保值等措施，降低价格风险。采购成本分析1.定期对采购成本进行分析，对比预算执行情况，找出成本控制的关键点和存在的问题。2.根据成本分析结果，采取针对性的措施，如优化采购渠道、调整采购数量、与供应商重新谈判等，持续降低采购成本。采购合同管理合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利义务、产品规格、价格、交货期、付款方式、质量标准、违约责任等条款。2.采购合同由采购经理审核后，报公司法律顾问审查，确保合同合法合规。审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订合同。合同执行与变更1.采购部门严格按照采购合同执行，确保双方履行各自的义务。如遇特殊情况需要变更合同条款，应及时与供应商协商，并签订书面变更协议。2.采购专员负责跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。对于合同纠纷，按照合同约定和相关法律法规进行处理。合同归档采购合同签订后，采购专员应及时将合同原件及相关附件整理归档，建立合同档案。合同档案应妥善保管，便于查阅和追溯。采购风险管理市场风险1.关注市场价格波动、供应短缺等市场风险因素，及时调整采购策略。与供应商建立长期稳定的合作关系，签订年度采购框架协议，锁定部分物资的采购价格和供应数量。2.建立市场信息收集机制，定期收集市场动态信息，为采购决策提供参考依据。供应商风险1.对供应商进行风险评估，识别潜在的供应商风险，如供应商破产、经营不善、质量问题等。对于高风险供应商，采取相应的风险防控措施，如增加预付款审批、加强质量监控等。2.建立供应商备用机制，在主要供应商出现问题时，能够及时切换到备用供应商，确保物资供应不受影响。法律风险1.加强采购合同管理，确保合同合法合规，避免因合同纠纷给公司带来法律风险。2.采购人员应熟悉相关法律法规，依法开展采购工作。对于重大采购项目，咨询公司法律顾问意见，确保采购活动符合法律要求。信息管理采购信息系统建设1.建立采购信息管理系统，实现采购流程的信息化管理。通过系统记录采购需求、供应商信息、采购订单、验收记录、付款情况等数据，提高采购工作效率和信息透明度。2.采购信息系统应具备数据查询、统计分析、报表生成等功能，为采购决策提供数据支持。信息共享与沟通1.采购部门与各部门之间建立良好的信息共享与沟通机制，及时了解各部门的物资需求和使用情况。采购专员定期向相关部门反馈采购进度和物资到货情况。2.采购部门与供应商之间保持密切沟通，及时传递采购需求和质量反馈信息，确保双方合作顺畅。监督与考核内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购成本是否合理、采购质量是否达标等。2.设立举报邮箱和举报电话，接受员工对采购活动中违规行为的举报。对于举报属实的，给予举报人奖励，并严肃处理违规人员。采购考核1