项目审批报销管理制度

项目审批报销管理制度总则目的为加强公司项目审批报销管理，规范项目费用支出，确保项目资金的合理使用，提高公司财务管理水平，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内所有项目的审批报销管理，包括但不限于研发项目、市场项目、工程项目等。基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法，能够准确反映项目实际发生的费用。2.合理性原则：费用支出应符合项目预算和公司相关规定，具有合理的商业目的。3.审批流程规范化原则：严格按照规定的审批流程进行项目审批报销，确保审批环节清晰、责任明确。4.及时报销原则：项目完成后，应及时办理报销手续，避免逾期。项目预算管理预算编制1.项目负责人应根据项目计划和实际需求，编制详细的项目预算，包括项目费用明细、金额及预计支出时间等。2.预算应涵盖项目实施过程中可能发生的各项费用，如人员费用、设备采购、办公用品、差旅费、业务招待费等。3.预算编制完成后，需提交公司相关部门审核，审核通过后报公司领导审批。预算调整1.在项目实施过程中，如因特殊原因需要调整预算，项目负责人应提出书面申请，详细说明调整原因、调整内容及预计增加或减少的费用金额。2.预算调整申请经公司相关部门审核后，报公司领导审批。未经批准，不得擅自调整预算。预算执行1.项目负责人应严格按照批准的项目预算执行，控制费用支出，确保项目费用不超预算。2.财务部门应定期对项目预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并提出改进措施。项目审批流程费用报销申请1.项目完成后，项目负责人应及时整理项目费用报销凭证，填写费用报销申请表，详细注明费用发生的时间、内容、金额、用途等。2.费用报销申请表应附上相关的发票、收据、合同等原始凭证，确保凭证真实、合法、有效。部门审核1.项目负责人所在部门负责人应对费用报销申请进行审核，核实费用的真实性、合理性及是否符合项目预算。2.审核通过后，部门负责人在费用报销申请表上签字确认。财务审核1.财务部门收到费用报销申请后，应对报销凭证的合法性、合规性及金额计算的准确性进行审核。2.财务审核发现问题的，应及时与项目负责人沟通，要求其补充或更正相关凭证。审核通过后，财务人员在费用报销申请表上签字确认。领导审批1.经部门审核和财务审核通过的费用报销申请，报公司领导审批。公司领导根据项目情况和公司相关规定进行审批。2.审批通过的费用报销申请，由公司领导在费用报销申请表上签字确认。报销支付1.财务部门根据领导审批后的费用报销申请，办理报销支付手续。报销款项原则上通过银行转账方式支付给报销人。2.对于不符合报销规定的费用报销申请，财务部门应不予支付，并向项目负责人说明原因。报销标准及规定人员费用1.项目参与人员的工资、奖金、补贴等，按照公司相关薪酬制度执行。2.项目外聘专家费用，应根据专家的资质、工作内容和市场行情等确定合理的费用标准，并签订相关协议。报销时需提供专家费用支付凭证及相关协议。设备采购1.项目所需设备的采购，应按照公司采购管理制度执行。采购前需填写设备采购申请表，经审批后进行采购。2.设备采购发票应注明设备名称、规格型号、数量、单价、金额等详细信息，并附上设备采购合同、验收报告等相关凭证。办公用品1.项目所需办公用品的采购，应按照公司办公用品管理制度执行。采购金额较小的办公用品可由项目负责人直接购买，报销时需提供发票及购买清单。2.采购金额较大的办公用品，需按照公司采购流程进行审批采购。差旅费1.项目人员因工作需要出差的，应按照公司差旅费管理制度执行。差旅费报销标准包括住宿费、交通费、伙食补助费等。2.出差前需填写出差申请表，经审批后出差。出差结束后，应及时办理差旅费报销手续，报销时需提供出差审批表、机票、车票、住宿发票等相关凭证。业务招待费1.项目因业务需要发生的业务招待费，应严格控制支出，不得超过公司规定的标准。2.业务招待费报销时，需提供发票、消费清单、招待事由等相关凭证，并注明招待对象、人数等信息。其他费用1.项目发生的其他费用，如通讯费、邮寄费、会议费等，应按照公司相关规定执行。2.报销时需提供相应的发票及相关凭证，并注明费用发生的具体情况。报销凭证要求发票要求1.报销发票必须是由税务机关统一印制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等。2.发票应加盖销售方发票专用章，印章清晰、完整。收据要求1.除发票外，部分费用支出可以使用财政部门监制的收据，如行政事业性收费、政府性基金等。2.收据应加盖收款单位财务专用章或收费专用章，并注明收款项目、金额等信息。其他凭证要求1.报销凭证应与费用发生的实际情况相符，不得伪造、变造或虚开发票等凭证。2.报销凭证如有涂改、刮擦等情况，应在涂改处加盖销售方或收款方印章确认。3.对于无法取得发票的费用支出，如小额零星支出，应提供对方出具的收款凭证，并注明收款单位名称、地址、联系方式、支出项目、金额等信息。特殊情况处理预付款项1.项目因业务需要需提前支付款项的，应填写预付款申请表，注明预付款原因、金额、支付对象等信息。2.预付款申请表经审批后，财务部门按照规定办理预付款支付手续。预付款项应在项目完成后及时进行结算报销，多退少补。备用金1.对于项目周期较长、费用支出频繁的项目，可根据项目实际情况申请备用金。备用金申请应填写备用金申请表，注明备用金金额、使用范围、使用期限等信息。2.备用金申请表经审批后，财务部门按照规定拨付备用金。备用金使用人应定期向财务部门报销费用，冲减备用金。备用金使用期限届满后，应及时归还剩余备用金。逾期报销1.项目完成后，应及时办理报销手续。因特殊原因未能及时报销的，项目负责人应提前向财务部门说明情况，并提交书面申请。2.对于逾期报销的费用，财务部门应进行严格审核，如发现问题，有权拒绝报销。监督与检查内部审计1.公司内部审计部门应定期对项目审批报销情况进行审计，检查项目费用支出的真实性、合理性、合规性及审批流程的执行情况。2.对于审计中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。财务检查1.财务部门应加强对项目审批报销的日常检查，及时发现和纠正不符合规定的报销行为。2.财务检查可采用定期检查、不定期抽查等方式进行，检查内容包括报销凭证的真实性、合法性、合规性，审批流程的执行情况等。违规处理1.对于违反本制度规定的项目审批报销行为，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括但不限于责令改正、追回违