进厂原料退货管理制度

进厂原料退货管理制度总则1.目的为了规范进厂原料退货的管理流程，确保退货过程的高效、准确、有序进行，保障公司利益，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司所有进厂原料的退货管理，包括但不限于原材料、辅助材料、包装材料等。3.基本原则合法性原则：退货行为必须符合国家法律法规及相关政策要求。合理性原则：退货原因应合理、正当，确保退货操作是基于质量问题、规格不符、供应商失误等客观因素。及时性原则：对于需要退货的原料，应及时处理，避免因拖延导致问题扩大或增加不必要的成本。责任明确原则：明确退货过程中各部门及人员的职责，确保责任落实到人。职责分工1.采购部门负责与供应商沟通协调退货事宜，包括发出退货通知、协商退货方式、运输安排等。跟踪退货进度，确保退货顺利进行。对因采购失误导致的退货承担相应责任。2.质量部门负责对退货原料进行质量检验和判定，确定是否符合退货条件。提供质量检验报告，作为退货的依据之一。对因质量问题导致的退货承担相应责任。3.仓库管理部门负责接收退货原料，核对数量、规格等信息，并进行妥善保管。配合采购部门和质量部门完成退货相关工作，如提供库存记录等。对退货原料的存储安全负责。4.财务部门负责审核退货相关的费用结算，如采购成本的冲减、运输费用的核算等。确保退货财务处理的准确性和合规性。对退货涉及的财务风险进行监控。退货原因及标准1.质量问题经质量部门检验，原料存在严重质量缺陷，如原材料的纯度不达标、产品性能不符合规定标准等，影响公司正常生产使用的，应予以退货。质量问题包括但不限于外观瑕疵、物理性能不合格、化学指标超标、微生物污染等。2.规格不符实际到货的原料规格与采购合同约定的规格不一致，如尺寸、型号、包装规格等，导致无法正常使用的，可办理退货。3.数量短缺到货数量少于采购合同约定的数量，经仓库管理部门核实后，短缺部分可协商退货。4.交付延迟供应商未按照采购合同约定的时间交付原料，且延迟时间过长，影响公司生产计划的，可考虑退货。但需评估退货对公司生产的影响及后续供应安排。5.其他原因因不可抗力因素导致原料无法正常使用或不符合公司要求的，可协商退货。双方协商一致同意退货的其他合理原因。退货流程1.发现问题仓库管理部门在接收原料时，如发现数量短缺、规格不符等问题，应及时通知采购部门，并做好记录。质量部门在检验过程中发现质量问题，应立即出具质量检验报告，并通知采购部门和仓库管理部门。2.提出退货申请采购部门根据仓库管理部门或质量部门反馈的问题，确认符合退货条件后，填写《进厂原料退货申请表》，详细说明退货原因、原料名称、规格、数量、批次等信息。《进厂原料退货申请表》需经采购部门负责人签字审核后，提交至质量部门进行复核。3.质量部门复核质量部门收到《进厂原料退货申请表》后，对退货原因及质量情况进行再次核实。如复核通过，质量部门负责人在申请表上签字确认；如复核不通过，应说明理由，采购部门需重新评估退货申请。4.审批流程《进厂原料退货申请表》经质量部门复核通过后，按照公司审批权限进行审批。审批流程一般为采购部门负责人审核、财务部门负责人审核、分管领导审批。对于重大退货事项，可能需总经理审批。5.通知供应商采购部门根据审批通过的《进厂原料退货申请表》，及时向供应商发出退货通知。退货通知应明确退货原因、退货数量、退货时间、退货地点等信息。退货通知可通过邮件、传真、书面函件等方式发送给供应商，并要求供应商在规定时间内回复确认。6.协商退货方式及运输安排采购部门与供应商就退货方式、运输费用承担等问题进行协商。退货方式可根据实际情况选择供应商自提、委托第三方物流运输等。明确运输过程中的责任划分，如运输过程中的损坏、丢失等问题由哪一方负责。协商一致后，双方签订退货协议（如有需要），确保退货过程的顺利进行。7.仓库发货仓库管理部门根据退货协议及相关通知，准备好退货原料。在发货前，再次核对退货原料的数量、规格等信息，确保与退货申请表一致。办理退货原料的出库手续，填写出库单，并将退货原料交付给运输方（供应商自提的，交付给供应商指定人员）。8.退货跟踪采购部门负责跟踪退货进度，及时了解原料是否已安全送达供应商。如在退货过程中出现问题，如运输延误、货物损坏等，采购部门应及时与供应商沟通协调，采取相应措施解决问题。9.财务结算仓库管理部门将退货相关的出库单等资料传递给财务部门。财务部门根据采购合同及退货情况，对采购成本进行冲减，并核算运输费用等相关支出。与供应商进行费用结算，确保财务处理的准确性和合规性。退货记录与档案管理1.退货记录采购部门应建立《进厂原料退货台账》，详细记录每一笔退货的相关信息，包括退货日期、退货原料名称、规格、数量、退货原因、供应商名称、处理结果等。《进厂原料退货台账》应定期更新，确保记录的准确性和完整性。2.档案管理对进厂原料退货过程中涉及的各类文件和资料进行归档管理，包括退货申请表、质量检验报告、退货通知、退货协议、出库单、运输凭证等。档案保存期限应符合公司档案管理规定，一般为[X]年，以便日后查阅和追溯。监督与考核1.内部监督公司内部审计部门定期对进厂原料退货管理情况进行审计，检查退货流程是否合规、责任是否落实、财务处理是否准确等。质量部门对退货原料的质量判定结果进行监督，确保判定的公正性和准确性。2.供应商考核将供应商的退货情况纳入供应商考核体系。对于频繁出现退货问题、退货原因主要归咎于供应商自身的，采取相应的考核