监理公司文件管理制度

监理公司文件管理制度一、总则（一）目的为加强公司文件管理，确保文件的有效控制和规范使用，提高公司管理效率和工作质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类文件的起草、审核、批准、发布、使用、保管、变更、废止等全过程管理，包括但不限于纸质文件、电子文件。（三）职责分工1.总经理：负责公司重要文件的审批和决策。2.综合管理部负责制定、修订和完善文件管理制度。负责文件的统一编号、分类、归档和保管。负责文件的收发、传阅、催办和清退等日常管理工作。负责对文件管理工作进行监督、检查和考核。3.各部门负责本部门文件的起草、审核、整理和保管。负责按照规定程序及时将本部门文件提交综合管理部归档。负责执行文件管理制度，正确使用和保管文件。二、文件分类与编号（一）文件分类1.公司制度类：包括公司章程、各项管理制度、规定、办法等。2.项目文件类：与具体项目相关的文件，如监理规划、监理细则、项目总结等。3.行政文件类：公司内部行政事务处理文件，如通知、报告、请示、会议纪要等。4.业务文件类：涉及公司业务开展的文件，如技术方案、工作联系单、工程变更单等。5.外来文件类：来自上级主管部门、业主、合作单位等的文件。（二）文件编号1.编号规则公司制度类：ZD[年份][序号]，其中ZD表示制度，[年份]为文件发布年份的后两位数字，[序号]为该制度的顺序号。项目文件类：xM[项目编号][文件类别代码][序号]，其中xM表示项目，[项目编号]为具体项目编号，[文件类别代码]根据项目文件类别设定，如JLGH表示监理规划，JLxZ表示监理细则等，[序号]为该项目文件的顺序号。行政文件类：xZ[年份][序号]，其中xZ表示行政，[年份]为文件发布年份的后两位数字，[序号]为该行政文件的顺序号。业务文件类：YW[年份][序号]，其中YW表示业务，[年份]为文件发布年份的后两位数字，[序号]为该业务文件的顺序号。外来文件类：WL[年份][来文单位代码][序号]，其中WL表示外来，[年份]为文件接收年份的后两位数字，[来文单位代码]根据来文单位设定，[序号]为该外来文件的顺序号。2.示例公司2023年发布的第5项制度编号为：ZD2305。某项目2022年的监理规划编号为：xM[项目编号]JLGH01。公司2023年第8号行政文件编号为：xZ2308。2022年公司业务部门发布的第12项业务文件编号为：YW2212。2023年接收的来自建设单位的第3份文件编号为：WL23[建设单位代码]03。三、文件起草与审核（一）起草要求1.文件起草应内容完整、逻辑清晰、表述准确、语言规范。2.涉及多个部门的文件，由主办部门负责起草，相关部门配合提供资料和意见。3.起草文件应注明起草部门、起草人、起草日期，并根据文件内容明确紧急程度（紧急、重要、一般）。（二）审核流程1.部门审核：文件起草完成后，由起草部门负责人进行审核，重点审核文件内容是否符合本部门工作实际和相关规定，格式是否规范等。2.会签审核：涉及多个部门的文件，需送相关部门会签，各部门应在规定时间内提出审核意见，如无意见也应予以书面反馈。3.综合管理部审核：综合管理部对文件的格式、编号、文种使用等进行审核，确保文件符合公司文件管理规范。4.分管领导审核：经部门审核、会签和综合管理部审核后的文件，报分管领导审核，分管领导对文件内容的准确性、合理性、必要性等进行把关。5.总经理审批：重要文件需报总经理审批，总经理根据公司整体战略和实际情况做出最终决策。四、文件发布与存档（一）文件发布1.审核批准后的文件，由综合管理部统一发布。纸质文件应加盖公司公章，电子文件应通过公司内部办公系统或指定的共享文件夹发布。2.文件发布时应明确文件的生效日期、适用范围等信息。对于需要传达给全体员工的文件，应通过公司内部公告、邮件等方式进行传达。（二）文件存档1.文件发布后，综合管理部应及时将文件进行归档。纸质文件应按照分类顺序整理装订，存入专门的文件柜；电子文件应按照规定的文件夹结构进行存储，并建立相应的索引目录。2.归档文件应确保齐全、完整，能够准确反映公司的各项工作和决策过程。同时，应定期对归档文件进行检查和清理，确保文件的安全性和完整性。五、文件使用与保管（一）文件使用1.公司员工因工作需要查阅文件时，应填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部查阅。2.查阅文件应在指定地点进行，不得擅自将文件带出公司或转借他人。如需复印或摘录文件内容，应经综合管理部同意，并按照规定进行登记。3.涉及公司机密的文件，应严格按照公司保密制度进行管理，查阅和使用人员必须遵守保密规定，不得泄露文件内容。（二）文件保管1.综合管理部应指定专人负责文件保管工作，确保文件存放安全、有序，便于查找和使用。2.文件保管人员应定期对文件进行盘点，检查文件的完整性和保管情况，发现问题及时报告并处理。3.对于重要文件和长期保存的文件，应采取备份措施，如存储在电子介质上或进行纸质复印件留存，以防止文件丢失或损坏。六、文件变更与废止（一）文件变更1.因政策法规变化、公司业务调整、实际工作需要等原因，文件需要进行变更时，由文件起草部门或相关部门提出变更申请，填写《文件变更申请表》，说明变更的原因、内容和范围等。2.文件变更申请经审核批准后，由综合管理部负责组织实施变更。变更后的文件应重新进行编号、审核、批准和发布，并及时通知相关部门和人员。3.对于文件变更的过程和结果，应进行记录和存档，以便日后查阅和追溯。（二）文件废止1.文件因不再适用、已被新文件替代等原因需要废止时，由综合管理部提出废止申请，填写《文件废止申请表》，说明废止的原因和文件名称、编号等信息。2.文件废止申请经批准后，综合管理部应及时将废止文件从发布渠道和存档位置移除，并通知相关部门和人员。3.对于已废止的文件，如有需要查阅或参考的，应进行标识和说明，确保文件的可追溯性。七、项目文件管理（一）项目文件的收集与整理1.项目监理部应指定专人负责项目文件的收集与整理工作，确保项目文件及时、准确、完整。2.项目文件应包括项目前期文件、监理过程文件、竣工验收文件等，具体内容按照相关行业标准和公司要求执行。3.在项目实施过程中，应定期对项目文件进行整理，按照文件类别和时间顺序进行分类归档，确保文件的系统性和规范性。（二）项目文件的审核与归档1.项目文件整理完成后，由项目总监理工程师进行审核，重点审核文件内容是否真实、准确、完整，与项目实际情况是否相符等。2.经审核合格的项目文件，应及时提交公司综合管理部进行归档。归档时应按照公司文件编号规则进行编号，并填写《项目文件归档清单》。3.项目竣工后，项目监理部应将全部项目文件进行整理归档，形成项目档案，作为项目管理的重要资料进行长期保存。八、外来文件管理（一）外来文件的接收1.公司各部门收到外来文件后，应及时送交综合管理部进行登记。登记内容包括文件名称、编号、来文单位、发文日期、份数等。2.综合管理部对接收的外来文件进行初步审核，检查文件的完整性和有效性，对于不符合要求的文件应及时与来文单位联系沟通。（二）外来文件的处理1.综合管理部根据外来文件的内容和性质，按照公司内部流程进行分发和处理。涉及公司决策的文件，应及时提交公司领导审阅；涉及具体业务部门的文件，应转发给相关部门办理，并跟踪办理情况。2.对于需要回复的外来文件，由相关部门负责起草回复文件，经审核批准后，由综合管理部统一对外发送。回复文件应注明对应外来文件的编号和内容，确保回复的针对性和准确性。3.外来文件处理完毕后，综合管理部应将相关文件进行整理归档，以便日后查阅和参考。九、电子文件管理（一）电子文件的创建与存储1.公司员工在工作中应按照文件管理规范创建电子文件，确保文件格式规范、内容准确、信息完整。电子文件应采用统一的命名规则，便于识别和管理。2.电子文件应存储在公司指定的服务器或共享文件夹中，按照文件分类进行分层存储，并建立相应的索引目录。对于重要的电子文件，应进行备份存储，防止数据丢失。（二）电子文件的访问与权限控制1.公司员工通过公司内部办公系统访问电子文件，应使用本人的用户名和密码登录。严禁使用他人账号访问电子文件。2.根据文件的性质和保密要求，对电子文件设置不同的访问权限。例如，公司制度类文件一般为全员可查阅，涉及公司机密的文件仅限特定人员访问。文件管理人员应定期检查和维护电子文件的访问权限，确保权限设置合理、有效。（三）电子文件的备份与恢复1.定期对电子文件进行备份，备份周期根据文件的重要性和更新频率确定。备份介质可采用磁带、光盘、移动硬盘等，并异地存储。2.建立电子文件备份恢复机制，定期进行备份数据的检查和恢复测试，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。如发现备份数据存在问题，应及时采取措施进行处理。十、文件管理监督与考核（一）监督检查1.综合管理部定期对公司各部门文件管理工作进行监督检查，检查内容包括文件的起草、审核、发布、存档、使用、保管等环节是否符合本制度要求。2.监督检查可采用定期检查、不定期抽查等方式进行，对于发现的问题应及时记录并反馈给相关部门，要求限期整改。（二）考核评价1.将文件管理工作