公务灶采购管理制度

公务灶采购管理制度总则目的为加强公司公务灶采购管理，规范采购行为，确保采购物品的质量，控制采购成本，提高采购效率，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司公务灶所需食材、调料、厨房用品及设备等物资的采购活动。基本原则1.合规性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及公司相关规定。2.质量优先原则：确保所采购物品符合食品安全、质量标准等要求。3.成本控制原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本。4.公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商。采购组织与职责采购决策机构成立采购管理委员会，由公司领导、财务部门、行政部门等相关人员组成，负责审议采购预算、重大采购事项等。采购执行部门行政部门作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施，包括供应商选择、采购谈判、合同签订、订单跟踪、验收等环节。各部门职责1.行政部门制定采购计划和采购流程。寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案。组织采购谈判，签订采购合同。协调采购过程中的各项事宜，确保采购任务按时完成。负责采购物品的验收工作。2.财务部门审核采购预算，提供资金支持。参与采购合同审核，监督采购资金的支付。对采购成本进行核算和分析。3.使用部门提出采购需求，明确采购物品的规格、数量、质量等要求。协助行政部门进行供应商评估和验收工作。采购预算管理预算编制1.行政部门应根据公司公务灶的运营情况、人员数量、用餐标准等因素，结合历史采购数据，于每年末编制下一年度采购预算。2.采购预算应明确各类采购物品的名称、规格、数量、预计单价、金额等明细，并报采购管理委员会审议通过。预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应提前提交书面申请，说明调整原因和金额，经采购管理委员会批准后方可调整。预算监督财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督，定期检查采购支出是否符合预算安排，对超预算支出及时进行预警和纠正。供应商管理供应商选择1.供应商筛选行政部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。根据采购物品的要求，制定供应商筛选标准，包括企业资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。对收集到的供应商进行初步筛选，确定入围供应商名单。2.供应商评估组织相关人员对入围供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、原材料供应等情况。要求供应商提供样品，进行质量检测和试用，评估其产品质量是否符合要求。向供应商的现有客户进行调查，了解其信誉和服务情况。根据评估结果，对供应商进行综合评分，确定合格供应商名单。供应商档案建立1.为每个合格供应商建立档案，记录其基本信息、联系方式、经营范围、产品清单、价格、合作历史、评估结果等内容。2.定期更新供应商档案，确保信息的准确性和完整性。供应商考核与管理1.考核指标产品质量：包括食品安全指标、原材料质量、加工工艺等。交货期：是否按时交货。价格：价格是否合理，是否符合市场行情。售后服务：响应速度、解决问题的能力等。2.考核方式定期考核：每月或每季度对供应商进行考核，根据考核指标进行评分。不定期考核：在采购过程中发现问题或接到投诉时，及时对供应商进行考核。3.考核结果应用对于考核优秀的供应商，给予优先合作、增加采购量等奖励。对于考核不合格的供应商，发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，暂停或终止合作。采购流程采购申请1.使用部门根据公务灶的实际需求，填写采购申请表，详细说明采购物品的名称、规格、数量、用途、预计采购时间等信息，并提交给行政部门。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后生效。采购审批1.行政部门收到采购申请表后，对采购需求进行审核，确认是否合理、必要。2.对于金额较小的采购申请，由行政部门负责人审批；对于金额较大的采购申请，报采购管理委员会审批。采购实施1.采购方式选择根据采购物品的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式，包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。招标采购适用于金额较大、技术复杂、有多家供应商可供选择的采购项目；询价采购适用于规格标准统一、市场货源充足、价格变化幅度小的采购项目；竞争性谈判采购适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目；单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求等情况。2.供应商选择与采购谈判根据采购方式，从合格供应商名单中选择若干家供应商进行采购谈判。采购谈判应明确采购物品的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保双方达成一致意见。谈判过程中应做好记录，形成谈判纪要。3.采购合同签订采购谈判达成一致后，行政部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同应报财务部门审核备案。订单跟踪与催货1.行政部门应建立采购订单跟踪机制，及时掌握采购进度，确保供应商按时、按质、按量交货。2.定期与供应商沟通，了解订单执行情况，对于出现的问题及时协调解决。3.如供应商未能按时交货，应及时发出催货通知，要求其说明原因并给出预计交货时间。验收1.采购物品到货后，行政部门应组织使用部门等相关人员进行验收。2.验收人员应按照采购合同和相关标准对采购物品的数量、质量、规格等进行核对，确保符合要求。3.对于验收合格的物品，填写验收单；对于验收不合格的物品，应及时与供应商沟通，要求其更换或处理。付款1.财务部门根据采购合同和验收单，审核采购款项的支付申请。2.审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间进行付款。3.付款时应确保手续齐全，凭证真实有效。采购风险管理风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、供应商垄断、原材料短缺等。2.质量风险：采购物品不符合质量标准，影响公务灶正常使用。3.合同风险：合同条款不完善、供应商违约等。4.法律风险：采购活动违反法律法规。风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级。风险应对措施1.市场风险应对建立市场价格监测机制，及时掌握价格动态，合理安排采购时机。与多家供应商建立合作关系，避免过度依赖单一供应商。优化库存管理，合理储备常用物资。2.质量风险应对加强供应商质量管理，严格筛选和考核供应商。增加验收环节，加强对采购物品的质量检验。建立质量追溯机制，如发现质量问题及时追溯处理。3.合同风险应对制定规范的采购合同模板，明确双方权利义务。在签订合同前进行严格审核，确保合同条款合法合规、严密完整。加强合同执行过程中的监督，及时发现和解决合同履行中的问题。4.法律风险应对组织采购人员学习相关法律法规，提高法律意识。在采购活动中严格遵守法律法规，确保采购行为合法合规。如有必要，咨询法律顾问，防范法律风险。采购监督与审计内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购成本的控制情况等。2.行政部门应定期向公司领导汇报采购工作进展情况，接受公司内部监督。外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，配合做好各项工作。2.如有供应商或其他利益相关方对采购活动提出质疑或投诉，应及时进行调查处理，并将结果反馈给相关方。采购信息化管理建立采购信息系统1.利用信息化手段建立采购信息系统，实现采购申请、审批、采购执行、验收、付款等环节的信息化管理。2.在采购信息系统中记录供应商信息、采购合同、采购订单、验收单等数据，方