门禁使用规范管理制度

门禁使用规范管理制度一、总则（一）目的为了加强公司安全管理，规范人员、车辆进出公司的秩序，保障公司人员、财产安全，特制定本门禁使用规范管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、访客、供应商、承包商及其他进入公司区域的人员和车辆。（三）基本原则1.安全第一原则：确保公司人员和财产的安全是门禁管理的首要目标。2.严格规范原则：所有人员和车辆必须严格按照规定的流程和要求使用门禁系统。3.便捷高效原则：在保证安全的前提下，尽量简化流程，提高门禁使用效率，减少人员等待时间。二、门禁系统概述（一）门禁系统构成公司门禁系统主要由门禁读卡器、门禁控制器、电控锁、闭门器、出门按钮、门禁管理软件等部分组成。（二）门禁系统功能1.人员出入管理：通过刷卡、指纹识别、人脸识别等方式验证人员身份，允许授权人员进入公司指定区域。2.权限设置：根据员工的工作岗位和职责，为其设置不同的门禁权限，限制人员进入未经授权的区域。3.记录查询：门禁系统能够记录所有人员的进出时间、地点等信息，方便管理人员进行查询和统计。4.异常报警：当门禁系统检测到异常情况，如非法闯入、门长时间未关闭等，能够及时发出报警信号。三、人员门禁管理（一）员工门禁管理1.门禁卡办理新员工入职时，由人力资源部门负责通知行政部门为其办理门禁卡。员工需填写《门禁卡申请表》，提供个人有效身份证件复印件，行政部门审核无误后为其制作门禁卡。门禁卡工本费由员工个人承担。2.门禁权限设置行政部门根据员工的工作岗位和职责，在门禁管理软件中为其设置相应的门禁权限。门禁权限分为不同的区域和时间段，员工只能在授权的区域和时间段内使用门禁系统。如员工工作岗位发生变动，行政部门应及时调整其门禁权限。3.门禁卡使用员工应妥善保管门禁卡，不得转借他人或随意丢弃。进入公司时，应在门禁读卡器前刷卡或通过指纹识别、人脸识别等方式验证身份，待门禁系统验证通过后，方可进入。离开公司时，如所在区域设有出门按钮，应按下出门按钮打开门；如所在区域设有门禁读卡器，应再次刷卡或通过其他验证方式离开。如门禁卡丢失或损坏，员工应及时向行政部门挂失，并办理补办手续。补办门禁卡的费用由员工个人承担。4.临时授权因工作需要，员工需临时进入其他部门或区域时，应提前向所在部门负责人申请临时授权。所在部门负责人审核同意后，填写《临时门禁授权申请表》，注明授权人员、授权区域、授权时间等信息，提交行政部门审批。行政部门审批通过后，在门禁管理软件中为其设置临时门禁权限。临时授权有效期最长不超过[X]个工作日。（二）访客门禁管理1.访客预约公司员工如需接待访客，应提前至少[X]小时通过电话、邮件或公司内部系统等方式向行政部门预约。预约时应提供访客姓名、单位名称、联系电话、来访事由、预计来访时间等信息。行政部门审核预约信息无误后，为访客发放临时门禁卡，并告知访客门禁使用注意事项。2.访客登记访客到达公司后，应先在公司前台进行登记。前台工作人员应核对访客身份信息，与预约信息一致后，为访客发放临时门禁卡。访客需填写《访客登记表》，注明姓名、单位名称、联系电话、来访部门、来访时间、离开时间等信息。前台工作人员应告知访客所在部门及具体楼层，并指引访客前往。3.访客陪同原则上，访客应由公司员工全程陪同。陪同人员应负责访客在公司内的安全，并确保访客遵守公司的各项规章制度。如陪同人员有事需要离开，应安排其他员工接替陪同，不得让访客独自在公司内活动。4.访客离开访客离开公司时，应将临时门禁卡交还给前台工作人员。前台工作人员在《访客登记表》上记录访客离开时间，并收回临时门禁卡。如访客未按时离开，前台工作人员应及时联系陪同人员或访客本人，了解情况并督促其尽快离开。（三）供应商、承包商门禁管理1.准入申请供应商、承包商如需进入公司区域，应提前向采购部门或项目负责人提交准入申请。申请时应提供公司营业执照副本复印件、法人授权委托书、联系人及联系电话、来访事由、预计来访时间等信息。采购部门或项目负责人审核申请信息无误后，提交行政部门审批。2.门禁授权行政部门审批通过后，在门禁管理软件中为供应商、承包商人员设置临时门禁权限。临时门禁权限应根据其工作需要和来访时间进行合理设置，有效期最长不超过[X]个工作日。行政部门应将门禁授权信息及时通知供应商、承包商，并告知其门禁使用注意事项。3.门禁管理供应商、承包商人员进入公司时，应在门禁读卡器前刷卡或通过其他验证方式进入。门禁系统将记录其进出时间、地点等信息。供应商、承包商人员应严格按照授权区域和时间活动，不得擅自进入其他未经授权的区域。如供应商、承包商人员工作需要在公司内过夜，应提前向行政部门申请，并按照公司相关规定办理留宿手续。四、车辆门禁管理（一）公司车辆门禁管理1.车辆登记公司自有车辆应在行政部门进行登记，登记信息包括车牌号、车型、车主姓名、联系电话等。行政部门为公司车辆办理车辆门禁卡，并将门禁卡发放给车主。2.门禁权限设置行政部门根据公司车辆的使用情况，在门禁管理软件中为其设置相应的门禁权限。门禁权限分为不同的出入口和时间段，公司车辆只能在授权的出入口和时间段内进出公司。如公司车辆的使用情况发生变化，行政部门应及时调整其门禁权限。3.车辆进出公司车辆进入公司时，应在门禁读卡器前刷卡或通过车牌识别系统识别车牌，待门禁系统验证通过后，方可进入。公司车辆离开公司时，同样应在门禁读卡器前刷卡或通过车牌识别系统识别车牌，门禁系统验证通过后，自动开启道闸。如公司车辆门禁卡丢失或损坏，车主应及时向行政部门挂失，并办理补办手续。补办门禁卡的费用由车主个人承担。（二）外来车辆门禁管理1.车辆预约外来车辆如需进入公司，应提前至少[X]小时通过电话、邮件或公司内部系统等方式向行政部门或相关部门预约。预约时应提供车辆车牌号、车型、车主姓名、联系电话、来访事由、预计来访时间等信息。行政部门或相关部门审核预约信息无误后，告知外来车辆车主进入公司的具体时间、地点及注意事项。2.车辆登记外来车辆到达公司后，应先在公司门口进行登记。保安人员应核对车辆预约信息，与车主确认无误后，为车辆发放临时停车证，并指引车辆前往指定停车区域停放。外来车辆车主需填写《外来车辆登记表》，注明车辆车牌号、车型、车主姓名、联系电话、来访部门、来访时间、离开时间等信息。3.车辆停放外来车辆应按照保安人员指引的方向和指定的停车区域停放，不得随意停放。车辆停放后，车主应将车辆锁好，并随身携带贵重物品。4.车辆离开外来车辆离开公司时，车主应先到公司门口保安室交回临时停车证。保安人员核对临时停车证信息无误后，收回临时停车证，并根据车辆停放时间收取停车费用（如有）。保安人员确认车辆费用结清后，通过门禁系统开启道闸，允许车辆离开公司。五、门禁系统操作流程（一）正常开门流程1.员工或授权人员到达门禁读卡器前。2.刷卡或通过指纹识别、人脸识别等方式进行身份验证。3.门禁系统验证通过后，发出"嘟"的一声，同时电控锁开启，门自动打开。4.人员通过门后，门自动关闭。（二）紧急开门流程1.当遇到火灾、地震等紧急情况时，可按下门禁系统旁边的紧急按钮。2.紧急按钮按下后，电控锁自动开启，门可手动推开。3.紧急情况解除后，应及时通知行政部门对门禁系统进行检查和恢复。（三）异常情况处理流程1.当门禁系统出现故障，如无法正常刷卡、门无法打开或关闭等情况时，员工应及时向行政部门报告。2.行政部门接到报告后，应立即安排维修人员对门禁系统进行检查和维修。3.在门禁系统维修期间，可采用临时措施，如设置临时通道、安排专人值守等，确保人员和车辆的正常进出。4.维修人员应及时记录门禁系统故障情况及维修过程，并向行政部门汇报维修结果。六、门禁系统维护与保养（一）日常维护1.保安人员应每天对门禁系统进行巡查，检查门禁读卡器、电控锁、闭门器等设备是否正常工作，门是否能够正常开启和关闭。2.如发现门禁系统有异常情况，应及时通知行政部门安排维修人员进行处理。3.定期清洁门禁读卡器、按钮等设备表面，保持设备清洁卫生。（二）定期保养1.行政部门应定期（每季度）对门禁系统进行全面保养，包括检查设备连接线路是否松动、设备运行是否正常、软件系统是否需要更新等。2.对门禁系统的硬件设备进行保养时，应按照设备使用说明书的要求进行操作，确保设备性能良好。3.定期备份门禁系统的记录数据，防止数据丢失。（三）故障维修1.当门禁系统出现故障时，维修人员应及时到达现场进行维修。2.维修人员应根据故障现象，进行故障诊断和排除，尽快恢复门禁系统的正常运行。3.对于一些复杂的故障，维修人员应及时与门禁系统供应商联系，寻求技术支持，确保故障得到妥善解决。4.维修完成后，维修人员应填写《门禁系统维修记录》，记录故障原因、维修过程及维修结果等信息。七、门禁系统安全管理（一）数据安全管理1.门禁系统的管理软件应设置不同的用户权限，只有经过授权的人员才能访问和操作门禁系统数据。2.定期备份门禁系统的记录数据，备份数据应存储在安全的地方，并至少保存[X]年。3.严禁任何未经授权的人员对门禁系统数据进行修改、删除或泄露。（二）设备安全管理1.门禁系统的设备应安装在安全、隐蔽的位置，避免受到外力撞击、损坏或被盗。2.定期检查门禁系统设备的运行情况，确保设备正常工作。如发现设备有异常情况，应及时进行维修或更换。3.对门禁系统的设备进行维修或保养时，应先切断电源，确保维修人员的安全。（三）人员安全管理1.员工应遵守门禁系统的使用规定，不得故意损坏门禁系统设备或进行非法操作。2.保安人员应加强对门禁系统的管理，严格验证人员身份，防止未经授权的人员进入公司区域。3.如发现有人违反门禁系统使用规定或进行非法操作，应及时制止，并报告行政部门进行处理。八、违规处理（一）员工违规处理1.员工如有以下违规行为，将视情节轻重给予相应的处罚：未按规定使用门禁卡，转借他人或随意丢弃门禁卡的，给予警告处分，并责令其补办门禁卡，费用由个人承担。未经授权擅自进入其他部门或区域的，给予警告处分；情节严重的，给予记过处分。故意损坏门禁系统设备的，除照价赔偿外，给予记过处分；情节严重的，给予开除处分。协助他人违规进入公司区域的，给予警告处分；情节严重的，给予记过处分。2.员工违规行为造成公司损失的，应承担相应的赔偿责任。（二）访客、供应商、承包商违规处理1.访客、供应商、承包商如有以下违规行为，将拒绝其进入公司，并视情节轻重给予相应的处罚：未按规定进行预约或登记，强行进入公司区域的，拒绝其进入，并通知其所在单位或部门。违反门禁系统使用规定，故意