行政日常合同管理制度

行政日常合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政日常合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各类行政日常合同，包括但不限于办公用品采购合同、设备租赁合同、物业服务合同、车辆租赁合同、广告宣传合同等。（三）管理原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等应符合国家法律法规及相关政策的要求。2.风险防范原则：注重对合同风险的识别、评估和控制，确保公司利益不受损失。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益。4.统一管理原则：公司行政日常合同实行统一归口管理，确保合同管理的规范化和标准化。二、合同管理职责分工（一）合同管理部门及职责1.行政部门负责行政日常合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程管理。建立合同台账，对合同的签订、履行情况进行跟踪和记录。定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进建议。2.法务部门参与重大行政日常合同的审核，提供法律意见和风险防范建议。对合同纠纷进行法律分析，协助处理合同争议。3.财务部门负责审核合同中的财务条款，确保合同价款、支付方式等符合公司财务规定。根据合同履行情况进行款项支付，并对合同执行情况进行财务监督。（二）各部门在合同管理中的协作1.行政部门在合同起草过程中，应充分征求相关部门意见，确保合同内容符合公司实际需求和各部门职责。2.法务部门应及时为行政部门提供法律支持，协助解决合同签订和履行过程中的法律问题。3.财务部门应积极配合行政部门做好合同款项的支付和财务核算工作，提供财务信息和建议。三、合同签订管理（一）合同起草1.行政部门根据业务需求起草合同文本，合同内容应明确双方的权利义务、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，避免模糊不清、歧义或容易引起争议的表述。3.对于格式合同，应仔细审查合同条款，确保其符合公司利益和法律要求，必要时可进行修改和补充。（二）合同审核1.合同起草完成后，行政部门应将合同文本提交相关部门进行审核。审核部门应在规定时间内完成审核，并提出书面审核意见。2.审核内容包括合同的合法性、合规性、完整性、准确性、可行性等方面。重点审查合同条款是否符合法律法规、公司政策和业务要求，是否存在风险漏洞。3.法务部门主要从法律角度进行审核，对合同的法律效力、法律风险等提出意见。财务部门主要审核合同的财务条款，确保合同价款、支付方式等合理合规。其他相关部门根据职责对合同涉及的业务内容进行审核。4.行政部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善，确保合同质量。如审核意见存在较大分歧，行政部门应组织相关部门进行协商沟通，必要时可提请公司领导协调解决。（三）合同审批1.经审核通过的合同，行政部门应按照公司审批流程提交审批。审批流程根据合同金额大小、重要程度等确定，一般包括部门负责人审批、分管领导审批、总经理审批等环节。2.审批人应认真审查合同内容，对合同的真实性、合法性、合理性等进行全面评估，并签署审批意见。3.对于重大合同或涉及公司重要利益的合同，应提交公司领导班子会议或总经理办公会审议决定。（四）合同签订1.合同经审批通过后，由行政部门负责与合同对方当事人签订合同。签订合同应使用公司统一的合同专用章，并严格按照公司印章管理规定办理盖章手续。2.签订合同前，应确保合同对方当事人具备合法的主体资格，具有相应的民事权利能力和民事行为能力。对合同对方当事人的资质、信用等情况进行必要的调查核实。3.合同签订时，应仔细核对合同文本与审批通过的内容是否一致，确保合同条款准确无误。如有修改或补充，应按照规定的审批程序重新办理审批手续。4.合同签订后，应及时将合同副本分送相关部门存档，确保各部门能够及时了解合同内容和履行情况。四、合同履行管理（一）合同执行跟踪1.行政部门负责对合同履行情况进行跟踪和监督，建立合同履行台账，详细记录合同的执行进度、款项支付、质量验收等情况。2.定期与合同对方当事人沟通协调，及时了解合同履行过程中出现的问题，并采取有效措施加以解决。对于重大问题或可能影响合同履行的事项，应及时向公司领导汇报。3.相关部门应积极配合行政部门做好合同履行工作，按照合同约定履行各自的义务。如因自身原因导致合同履行出现问题，应承担相应责任。（二）款项支付管理1.财务部门根据合同约定和行政部门提交的付款申请，审核相关凭证后办理款项支付手续。付款申请应注明合同编号、付款金额、付款事由等详细信息。2.严格按照合同约定的支付方式、支付时间和支付金额进行款项支付，确保支付的准确性和及时性。对于不符合合同约定的付款申请，财务部门有权拒绝支付。3.财务部门应定期与行政部门核对合同款项支付情况，确保账实相符。如发现异常情况，应及时查明原因并进行处理。（三）质量验收管理1.对于涉及货物采购、服务提供等需要进行质量验收的合同，行政部门应组织相关部门按照合同约定的质量标准进行验收。2.验收合格后，验收人员应签署验收意见，并出具验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果等内容。3.如验收不合格，行政部门应及时与合同对方当事人沟通协商，要求其限期整改或采取补救措施。整改后仍不符合要求的，应按照合同约定追究对方违约责任。五、合同变更管理（一）变更情形1.在合同履行过程中，因客观情况发生变化或双方协商一致，需要对合同内容进行变更的，应签订合同变更协议。2.常见的变更情形包括标的数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任等条款的变更。（二）变更程序1.合同变更由行政部门提出书面申请，说明变更的原因、内容及对合同履行的影响等。2.申请部门应将合同变更申请提交相关部门进行审核，审核程序与合同签订审核程序相同。3.经审核通过后，行政部门与合同对方当事人协商签订合同变更协议。变更协议应明确变更的内容、双方的权利义务、变更后的合同履行期限等条款。4.合同变更协议签订后，应按照合同签订的审批程序进行审批，并及时分送相关部门存档。六、合同终止管理（一）终止情形1.合同履行完毕，双方权利义务已全部实现的，合同自然终止。2.因不可抗力或一方违约导致合同无法继续履行，经双方协商一致或通过法律途径解除合同的，合同终止。3.合同期限届满，双方未续签合同的，合同终止。（二）终止程序1.合同终止前，行政部门应及时通知合同对方当事人，并对合同履行情况进行总结和清理。2.对于需要进行结算的合同，行政部门应组织相关部门按照合同约定进行结算，确保双方债权债务清晰。3.合同终止后，行政部门应及时办理合同归档手续，将合同文本、审批文件、履行记录、变更协议、终止协议等相关资料整理归档，妥善保管。七、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同管理，严格按照合同签订、履行等流程操作，确保合同条款明确、合法、有效，避免因合同本身问题引发纠纷。2.定期对合同履行情况进行检查和评估，及时发现和解决潜在问题，将纠纷隐患消除在萌芽状态。3.加强对员工的合同法律知识培训，提高员工的合同风险意识和法律素养，确保员工在合同签订和履行过程中依法依规操作。（二）纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，行政部门应及时收集相关证据，分析纠纷原因，提出处理方案。2.对于纠纷事项，应首先尝试与合同对方当事人进行协商解决。协商过程中应保持冷静、理性，遵循公平公正原则，寻求双方都能接受的解决方案。3.如协商不成，可根据合同约定或相关法律法规，选择通过仲裁或诉讼等方式解决纠纷。在纠纷处理过程中，应积极配合法务部门提供相关资料和证据，确保公司合法权益得到维护。4.纠纷处理结束后，行政部门应及时总结经验教训，完善合同管理制度和流程，避免类似纠纷再次发生。八、合同档案管理（一）档案收集1.行政部门负责合同档案的收集工作，在合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的相关文件资料，如合同文本、审批文件、履行记录、变更协议、终止协议、往来信函、会议纪要等，均应及时收集整理。2.收集的合同档案应确保内容完整、真实、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。（二）档案整理1.对收集到的合同档案进行分类整理，按照合同类别、时间顺序等进行编号和排列，便于查找和管理。2.每份合同档案应编制目录，注明合同编号、名称、签订时间、对方当事人、合同金额、履行情况等关键信息。3.对于涉及多页的合同档案，应进行装订成册，并在每份文件上加盖骑缝章。（三）档案保管1.合同档案应妥善保管，指定专人负责档案管理工作，确保档案的安全和完整。2.档案保管应具备必要的保管条件，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，防止档案损坏或丢失。3.定期对合同档案进行清查盘点，确保账实相符。如发现档案丢失或损坏，应及时查明原因并采取补救措施。（四）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照规定提供查阅服务，并对查