项目资料管理制度流程

项目资料管理制度流程一、总则（一）目的为加强公司项目资料的管理，规范项目资料的收集、整理、归档、保管和使用，确保项目资料的完整性、准确性和安全性，为公司项目的顺利实施、验收、交付及后续维护提供有力支持，特制定本制度流程。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目，包括但不限于工程项目、软件开发项目、市场推广项目等。（三）基本原则1.集中管理原则：项目资料由公司指定的部门或专人进行集中管理，确保资料的统一收集、整理和保管。2.分类归档原则：按照项目资料的类别、性质和时间顺序进行分类归档，便于查找和使用。3.真实准确原则：项目资料应如实反映项目的实际情况，数据准确、内容完整。4.安全保密原则：加强项目资料的安全保密措施，防止资料泄露、丢失或损坏。二、职责分工（一）项目负责人1.负责组织本项目资料的收集、整理和归档工作，确保项目资料的完整性和准确性。2.及时向公司指定的资料管理部门或专人提交项目资料，并对资料的真实性和完整性负责。3.根据项目进展情况，合理安排资料管理工作，协调解决资料管理过程中出现的问题。（二）项目团队成员1.按照项目负责人的要求，及时提供各自工作范围内产生的项目资料。2.对所提供资料的真实性、准确性和完整性负责，并配合资料管理部门或专人进行资料的整理和归档工作。（三）资料管理部门或专人1.负责制定项目资料管理制度和流程，并组织实施。2.集中管理公司所有项目资料，建立项目资料档案库，确保资料的安全保管。3.对项目资料进行分类、整理、归档和编号，编制资料目录索引，方便查找和使用。4.定期对项目资料进行检查和清理，对过期或无用的资料进行销毁处理。5.为项目团队提供资料查询和借阅服务，做好资料借阅登记工作，确保资料的归还和安全。（四）其他部门1.在涉及项目相关工作时，应配合项目负责人和资料管理部门做好资料的收集、整理和归档工作。2.根据工作需要，有权查阅和使用项目资料，但应遵守资料管理的相关规定。三、项目资料的分类与内容（一）项目前期资料1.项目立项文件：包括项目可行性研究报告、项目立项批复、项目预算批复等。2.项目合同：与项目相关的各类合同，如项目总承包合同、分包合同、采购合同、服务合同等。3.项目招投标文件：项目招标公告、招标文件、投标文件、中标通知书等。4.项目规划与设计资料：项目规划方案、设计图纸、设计变更通知等。（二）项目实施过程资料1.项目进度资料：项目进度计划、进度报告、进度调整记录等。2.项目质量资料：质量计划、质量检验报告、质量问题处理记录等。3.项目安全资料：安全管理制度、安全检查记录、安全事故报告及处理记录等。4.项目成本资料：成本预算、成本核算报表、费用报销凭证等。5.项目会议纪要：项目周会、月会、专题会议等会议纪要。6.项目往来文件：与项目相关的各类函件、通知、报告等。7.项目技术资料：技术方案、技术交底记录、技术总结等。8.项目培训资料：培训计划、培训教材、培训记录等。（三）项目验收资料1.项目验收申请报告：项目完成后，由项目负责人提交的验收申请报告。2.项目验收报告：项目验收小组出具的验收报告，包括验收结论、整改意见等。3.项目交付资料：项目交付的各类文档、软件、设备等清单及相关说明。4.项目售后服务资料：售后服务承诺、售后服务记录等。（四）项目总结资料1.项目总结报告：项目结束后，对项目实施过程、成果、经验教训等进行总结的报告。2.项目评估资料：对项目进行评估的相关资料，如评估报告、评估指标体系等。四、项目资料的收集与整理（一）收集要求1.项目资料应随项目进展同步收集，确保资料的及时性和完整性。2.收集的资料应真实、准确、清晰，不得伪造、篡改或遗漏。3.对于重要资料，应收集原件或复印件，并确保复印件与原件一致。（二）收集方式1.项目团队成员应按照规定的格式和要求，定期将各自工作范围内产生的项目资料提交给项目负责人。2.项目负责人应及时与相关部门或外部单位沟通协调，收集项目所需的各类资料。3.对于外部单位提供的项目资料，应要求其加盖单位公章，并注明资料的来源和日期。（三）整理要求1.项目负责人应对收集到的项目资料进行初步整理，按照资料的类别和时间顺序进行分类。2.对资料进行编号，确保每份资料都有唯一的编号，便于管理和查找。3.对资料进行审核，检查资料的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的资料及时返回相关责任人进行补充或修正。五、项目资料的归档（一）归档时间1.项目资料应在项目完成后[X]个工作日内归档。2.对于项目实施过程中的阶段性资料，应在每个阶段结束后[X]个工作日内归档。（二）归档流程1.项目负责人将整理好的项目资料提交给资料管理部门或专人。2.资料管理部门或专人对提交的资料进行再次审核，确认无误后进行归档。3.在归档过程中，应将资料按照分类目录进行存放，并建立相应的索引目录，便于查找和使用。（三）归档存储1.项目资料应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行存储。2.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列，确保档案的安全保管。3.电子档案应存储在公司指定的服务器或存储设备上，按照项目名称和资料类别进行分类存储，并定期进行备份，防止数据丢失。六、项目资料的保管（一）保管环境1.档案存放地点应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等条件良好。2.档案柜应定期进行清洁和检查，确保档案的存放安全。（二）保管期限1.项目资料的保管期限应根据国家法律法规和公司相关规定执行。2.一般项目资料的保管期限为[X]年，重要项目资料的保管期限为[X]年或更长时间。（三）保管责任1.资料管理部门或专人负责项目资料的保管工作，确保资料的安全和完整。2.定期对项目资料进行清查和盘点，发现问题及时报告并采取相应措施进行处理。七、项目资料的借阅与使用（一）借阅申请1.公司内部人员因工作需要借阅项目资料时，应填写《项目资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅用途、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交给资料管理部门或专人审批。（二）借阅审批1.资料管理部门或专人对借阅申请进行审核，根据资料的保密级别和重要程度决定是否批准借阅。2.对于涉及公司机密或重要商业信息的项目资料，应严格控制借阅范围，并经公司主管领导批准后方可借阅。（三）借阅期限1.一般项目资料的借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.重要项目资料的借阅期限根据具体情况确定，但最长不得超过[X]个工作日。（四）借阅归还1.借阅人应在规定的借阅期限内归还所借资料，如需延期归还，应提前向资料管理部门或专人说明原因并办理续借手续。2.资料管理部门或专人在收到归还的资料后，应进行检查，如发现资料有损坏、丢失等情况，应及时向借阅人追究责任。（五）资料使用1.借阅人应按照借阅申请中注明的用途使用项目资料，不得擅自转借、复印、传播或用于其他非工作目的。2.在使用项目资料过程中，应注意保护资料的安全和保密，不得泄露公司机密信息。八、项目资料的保密（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等重要信息的项目资料。2.未经公司授权，不得向任何第三方披露的项目资料。（二）保密措施1.对涉及保密的项目资料，应在档案柜上标明"保密"字样，并采取加密存储等措施。2.资料管理部门或专人应与借阅人签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。3.加强对项目资料管理人员的保密教育，提高其保密意识和责任感。（三）保密监督1.公司定期对项目资料的保密情况进行检查，发现问题及时整改。2.对于违反保密规定的行为，应依法依规追究相关人员的责任。九、项目资料的销毁（一）销毁条件1.项目资料超过保管期限，且经确认无继续保存价值的。2.因项目变更、终止等原因，导致部分项目资料不再需要的。（二）销毁流程1.资料管理部门或专人提出项目资料销毁申请，填写《项目资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交给公司主管领导审批。3.经批准后，由资料管理部门或专人组织实施资料销毁工作，并填写《项目资料销毁记录》，记录销毁资料的名称、编号、数量、销毁方