食品供货合同管理制度

食品供货合同管理制度一、总则1.目的为加强公司食品供货合同的规范化管理，保障公司食品采购业务的顺利进行，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司与食品供应商签订的各类食品供货合同的管理，包括采购合同、代销合同等。3.基本原则合法性原则：合同的签订和履行必须符合国家法律法规的规定。公平公正原则：合同双方应在平等、自愿、公平的基础上签订合同，明确双方的权利和义务。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，严格履行合同约定的各项义务。效益原则：合同的签订和履行应有利于提高公司的经济效益和社会效益。二、合同签订管理1.供应商选择供应商资质审核采购部门应收集供应商的营业执照、食品生产许可证、食品经营许可证、产品检验报告等相关资质文件，并进行审核。对于新供应商，应实地考察其生产经营场所，评估其生产能力、质量管理水平、信誉等情况。供应商评估与筛选建立供应商评估体系，从产品质量、价格、交货期、售后服务等方面对供应商进行定期评估。根据评估结果，对供应商进行分类管理，优先选择优质供应商，淘汰不合格供应商。2.合同起草与审核合同起草采购部门负责根据采购需求起草食品供货合同，合同内容应明确双方的基本信息、产品名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。合同文本应使用规范的语言文字，避免歧义。合同审核采购部门起草的合同初稿应提交法务部门进行审核，法务部门应对合同的合法性、合规性进行审查，并提出修改意见。财务部门应对合同的付款方式、结算周期等条款进行审核，确保公司资金安全。其他相关部门根据各自职责对合同涉及的专业条款进行审核，如质量部门对产品质量标准条款进行审核。采购部门根据审核意见对合同进行修改完善，确保合同条款符合公司要求。3.合同签订签订流程经审核通过的合同，由采购部门与供应商签订。签订合同时，双方应加盖单位公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门存档。合同编号与存档为便于合同管理，应对每份合同进行编号，编号应具有唯一性。合同签订后，采购部门应将合同原件及相关附件整理归档，建立合同台账，详细记录合同的签订时间、供应商名称、合同金额、交货期等信息。三、合同履行管理1.交货管理交货通知供应商应按照合同约定的交货期按时交货，如需提前或推迟交货，应提前通知采购部门。采购部门应根据供应商的交货通知，及时安排收货人员和场地。货物验收收货人员应按照合同约定的质量标准对货物进行验收，验收内容包括产品的名称、规格、数量、质量、包装等。对于验收合格的货物，收货人员应在送货单上签字确认；对于验收不合格的货物，收货人员应及时通知采购部门，并按照合同约定处理。交货记录采购部门应建立交货记录台账，详细记录每次货物的交货时间、供应商名称、产品名称、规格、数量、验收情况等信息。2.付款管理付款申请采购部门应在收到供应商开具的发票后，按照合同约定的付款方式和付款期限，填写付款申请单，提交财务部门审核。付款申请单应注明合同编号、供应商名称、发票号码、付款金额、付款方式等信息。付款审核财务部门应对付款申请单进行审核，审核内容包括合同条款、发票真实性、付款金额准确性等。对于审核通过的付款申请，财务部门应按照公司财务管理制度办理付款手续；对于审核不通过的付款申请，财务部门应及时通知采购部门，并说明原因。付款记录财务部门应建立付款记录台账，详细记录每次付款的时间、供应商名称、付款金额、付款方式等信息。3.质量跟踪与反馈质量跟踪质量部门应对采购的食品进行质量跟踪，定期对产品质量进行抽检，确保产品质量符合合同约定的质量标准。如发现产品质量问题，质量部门应及时通知采购部门，并与供应商协商解决。质量反馈采购部门应及时将质量部门反馈的产品质量问题告知供应商，并要求供应商采取有效措施进行整改。供应商应在规定的时间内将整改情况反馈给采购部门，采购部门应将供应商的整改情况及时通报给质量部门。四、合同变更与解除管理1.合同变更变更原因合同履行过程中，如因市场变化、产品规格调整、交货期变更等原因需要变更合同条款的，合同双方应协商一致后签订合同变更协议。变更流程合同变更申请由采购部门提出，填写合同变更申请表，说明变更的原因、内容及对合同履行的影响。合同变更申请表应提交法务部门、财务部门等相关部门进行审核，审核通过后，由采购部门与供应商签订合同变更协议。合同变更协议签订后，采购部门应及时将变更情况通知相关部门，并对合同台账进行更新。2.合同解除解除原因合同履行过程中，如因不可抗力、一方严重违约等原因需要解除合同的，合同双方应按照合同约定或法律法规的规定办理合同解除手续。解除流程合同解除申请由采购部门提出，填写合同解除申请表，说明解除合同的原因及依据。合同解除申请表应提交法务部门、财务部门等相关部门进行审核，审核通过后，由采购部门与供应商签订合同解除协议。合同解除协议签订后，采购部门应及时通知相关部门停止执行合同，并对合同台账进行清理。五、合同纠纷处理1.纠纷预防加强合同管理，严格履行合同约定的各项义务，避免因自身原因引发合同纠纷。在合同签订前，对合同条款进行充分沟通和协商，确保合同条款明确、具体、合法，避免因合同条款歧义引发纠纷。2.纠纷处理合同履行过程中如发生纠纷，采购部门应及时收集相关证据，如合同文本、送货单、发票、验收报告等，并与供应商进行沟通协商，争取通过友好协商解决纠纷。如协商不成，采购部门应及时将纠纷情况报告公司领导，并根据领导指示，会同法务部门研究制定纠纷解决方案。对于涉及金额较大、影响较大的合同纠纷，公司应及时聘请律师进行诉讼或仲裁，维护公司合法权益。六、合同监督与检查1.内部监督建立合同监督机制，定期对合同签订、履行、变更、解除等情况进行检查，确保合同管理工作规范、有序。审计部门应定期对合同进行审计，重点审查合同的签订程序、履行情况、资金使用等方面的合规性。2.外部监督接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门对公司食品采购业务的监管工作。加强与行业协会、供应商等的沟通交流，及时了解行业动态和市场信息，不断完善合同管理制度。七、合同档案管理1.档案收集采购部门应负责收集合同签订、履行过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、合同变更协议、合同解除协议、送货单、发票、验收报告等，并及时整理归档。2.档案整理对收集到的合同档案资料进行分类整理，按照合同编号、签订时间、供应商名称等顺序进行排列，确保档案资料的完整性和系统性。3.档案保管设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。合同档案应按照档案管理的有关规定进行保管，定期进行检查和维护，防止档案资料损坏、丢失。4.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查