保密柜使用管理制度

保密柜使用管理制度一、总则（一）目的为加强公司保密管理，规范保密柜的使用，确保公司机密信息的安全与保密，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有部门及员工使用的保密柜。（三）基本原则1.安全保密原则：确保保密柜内存储的机密信息不被泄露、篡改或丢失。2.专人专用原则：每位员工负责管理自己使用的保密柜，不得随意转借他人。3.规范操作原则：严格按照规定的程序使用保密柜，确保操作安全、准确。二、保密柜的配置与管理（一）配置标准1.根据工作需要，为涉及机密信息的部门和岗位配备相应数量的保密柜。2.保密柜应具备防盗、防火、防潮、防虫等功能，确保存储信息的安全。（二）采购与安装1.由行政部门统一负责保密柜的采购工作，选择具有良好信誉和质量保证的供应商。2.保密柜到货后，由行政部门组织专业人员进行安装调试，确保其正常使用。（三）编号与标识1.对每台保密柜进行唯一编号，并在显著位置标明。2.在保密柜上张贴保密标识，提醒使用者注意保密事项。（四）维护与检查1.行政部门定期对保密柜进行维护保养，确保其性能良好。2.每月对保密柜进行一次检查，包括门锁、柜体、通风等方面，发现问题及时处理。三、保密柜的使用规定（一）使用人员资格1.只有经过公司保密培训并签订保密协议的员工，才有资格使用保密柜。2.各部门负责人负责审核本部门员工使用保密柜的资格，并报行政部门备案。（二）使用登记1.员工首次使用保密柜时，需填写《保密柜使用登记表》，包括姓名、部门、保密柜编号等信息。2.员工离职或岗位变动时，应及时将保密柜内的机密信息清理，并办理保密柜交接手续。（三）存放内容1.保密柜内只能存放公司的机密文件、资料、数据存储介质等涉及公司商业秘密和敏感信息的物品。2.严禁在保密柜内存放个人物品或与工作无关的物品。（四）分类存放1.机密文件应按照类别、级别进行分类存放，便于查找和管理。2.存储介质应标明内容、日期等信息，并妥善保管。（五）使用时间1.保密柜的正常使用时间为工作日的办公时间。2.如需在非办公时间使用保密柜，需提前向部门负责人申请，并经批准后方可使用。（六）钥匙管理1.保密柜配备两把钥匙，一把由使用者保管，另一把由行政部门统一保管备用。2.使用者应妥善保管自己的钥匙，不得随意转借他人或丢失。如钥匙丢失，应及时报告行政部门，并更换锁芯。（七）密码管理1.如需设置密码锁，使用者应自行设置密码，并严格保密。2.不得将密码告知他人，如因工作需要必须告知他人，需经部门负责人批准，并在事后及时更改密码。四、保密柜的安全管理（一）物理安全1.保密柜应放置在安全可靠的位置，避免受到外力撞击、挤压或损坏。2.保密柜周围应保持整洁，不得堆放杂物，确保通风良好。（二）网络安全1.如保密柜连接网络，应采取必要的安全防护措施，防止网络攻击和数据泄露。2.定期对保密柜的网络连接进行检查，确保其安全性。（三）访问控制1.严格限制对保密柜的访问权限，只有经过授权的人员才能打开保密柜。2.行政部门定期对保密柜的访问记录进行审查，发现异常情况及时处理。（四）应急处理1.制定保密柜安全应急预案，明确在发生火灾、盗窃、泄露等紧急情况时的应对措施。2.定期组织应急演练，提高员工的应急处理能力。五、保密柜的清理与销毁（一）定期清理1.员工应定期对保密柜内的文件和资料进行清理，将过期或无用的信息及时销毁。2.各部门负责人应定期检查本部门员工保密柜的清理情况，确保保密柜内无冗余信息。（二）销毁程序1.对于需要销毁的机密文件和资料，应按照公司规定的程序进行销毁。2.可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，并做好销毁记录。（三）存储介质处理1.对于存储有公司机密信息的存储介质，在报废或更换时，应进行格式化或销毁处理。2.存储介质的销毁应在行政部门的监督下进行，并做好记录。六、监督与检查（一）内部监督1.行政部门负责对保密柜的使用情况进行定期检查，发现问题及时督促整改。2.各部门负责人负责对本部门员工保密柜的使用情况进行日常监督，确保制度的有效执行。（二）外部审计1.公司定期聘请外部审计机构对保密柜的管理情况进行审计，发现问题及时提出整改建议。2.积极配合外部审计机构的工作，提供必要的资料和信息。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用保密柜的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违规行为导致公司机密信息泄露，给公司造成损失的，公司将依法追究相关人员的法律责任。七、培训与教育（一）入职培训1.新员工入职时，应接受保密柜使用管理方面的培训，了解保密制度和操作规程。2.培训内容包括保密柜的功能、使用方法、安全注意事项等。（二）定期培训1.行政部门定期组织保密柜使用管理培训，提高员工的保密意识和操作技能。2.培训方式可采用集中授课、案例分析、现场演示等多种形式。（三）专项培训1.根据工作需要，针对涉及机密信息较多的部门和岗位，组织专项保密柜使用管理培训。2.专项培训应更加深入、细致，确保员工掌握相关知识和技