行政辅助日常管理制度

行政辅助日常管理制度一、总则（一）目的为规范公司行政辅助工作流程，提高行政工作效率，确保各项行政事务有序开展，为公司的稳定运营提供有力支持，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有行政辅助岗位人员，包括但不限于行政前台、行政专员、档案管理员等相关岗位工作人员。（三）基本原则1.服务至上原则行政辅助工作要以服务公司各部门及全体员工为宗旨，积极主动地提供优质、高效的服务，满足公司业务开展和员工工作生活的需求。2.规范高效原则明确各项行政辅助工作的流程和标准，实行规范化管理，通过科学合理的工作安排和有效的沟通协调机制，提高工作效率，确保行政工作的准确性和及时性。3.勤俭节约原则在行政辅助工作中，要合理利用公司资源，避免浪费，降低行政成本，提高资源利用效率。二、行政前台管理（一）接待管理1.来访登记对来访人员进行详细登记，包括姓名、单位、来访时间、来访事由等信息。及时与被访人员取得联系，确认是否预约及是否接待。2.接待引导对于预约来访人员，引导至相应的接待区域，并提供茶水等服务。对于未预约来访人员，礼貌地告知其需先预约，并协助其进行预约登记。根据来访事由，引导来访人员至相关部门或人员处，确保其顺利完成访问。3.特殊情况处理对于紧急来访或重要客户来访，应立即通知相关领导或部门，并优先安排接待。对于情绪激动或无理取闹的来访人员，要保持冷静，耐心沟通，妥善处理，避免影响公司正常秩序。（二）电话接听与转接1.电话接听规范电话铃响三声内接听，使用礼貌用语，如"您好，[公司名称]"。准确记录来电信息，包括来电号码、来电人姓名、来电事由等。2.电话转接根据来电事由，及时准确地将电话转接至相关部门或人员。对于无法直接转接的电话，要向来电人说明情况，并提供相应的解决方案，如帮忙转达留言、告知联系电话等。3.重要电话处理对于重要来电，要及时记录相关信息，并立即向相关领导或部门汇报。做好重要电话的跟进和反馈工作，确保问题得到妥善处理。（三）办公用品管理1.办公用品采购根据各部门需求，定期统计办公用品库存情况，制定办公用品采购计划。选择合适的供应商进行采购，确保办公用品的质量和价格合理。对采购的办公用品进行验收，核对数量、规格、质量等是否与采购订单一致。2.办公用品发放建立办公用品发放台账，记录办公用品的领取部门、领取人、领取时间、领取数量等信息。根据办公用品库存情况和各部门需求，按照规定的标准进行发放。对于限量使用的办公用品，要严格控制发放数量，并做好登记和监督工作。3.办公用品保管设立专门的办公用品仓库，对办公用品进行分类存放，确保摆放整齐、易于查找。定期对办公用品进行盘点，核对库存数量与台账记录是否一致，发现问题及时查找原因并进行处理。做好办公用品仓库的安全管理工作，防止办公用品丢失、损坏或被盗。三、行政专员管理（一）文件管理1.文件收发负责公司各类文件的收发工作，包括纸质文件和电子文件。对收到的文件进行登记，注明文件名称、文号、来文单位、收文日期等信息。及时将文件传递给相关领导或部门，并跟踪文件的处理情况。2.文件传阅根据文件内容和领导批示，确定文件传阅范围和顺序。对传阅的文件进行跟踪，确保文件在规定时间内传阅完毕，并及时收回。对于重要文件或紧急文件，要优先安排传阅，并提醒相关人员及时处理。3.文件归档定期对公司各类文件进行整理和归档，按照文件类别、时间顺序等进行分类存放。建立文件索引目录，便于文件的查找和查阅。做好文件归档的电子备份工作，确保文件的安全性和完整性。（二）会议组织与安排1.会议筹备根据会议需求，确定会议时间、地点、参会人员等信息，并提前通知相关人员。准备会议所需的资料，如会议议程、会议文件、会议记录表格等。布置会议场地，包括摆放桌椅、调试音响设备、准备茶水等。2.会议服务在会议期间，负责会议签到、发放会议资料等工作。做好会议记录，准确记录会议内容、讨论要点、决议事项等。为会议提供必要的服务支持，如添加茶水、处理突发情况等。3.会议后续工作整理会议记录，形成会议纪要，并及时发送给相关人员。跟踪会议决议事项的执行情况，确保决议得到有效落实。对会议资料进行归档保存，以备查阅。（三）印章管理1.印章保管负责公司印章的保管工作，设立专门的印章保管箱，确保印章存放安全。严格按照印章使用规定使用印章，不得擅自将印章转借他人或带出公司。2.印章使用审批建立印章使用审批制度，明确印章使用的范围、审批流程和审批权限。对于需要使用印章的文件或事项，必须填写印章使用申请表，经相关领导审批同意后，方可使用印章。3.印章使用登记对印章的使用情况进行详细登记，包括使用日期、使用部门、使用人、使用事由、文件名称等信息。定期对印章使用登记情况进行核对，确保印章使用记录准确无误。四、档案管理员管理（一）档案收集与整理1.档案收集范围负责收集公司各类档案资料，包括但不限于合同协议、文件报表、财务资料、人事档案、技术资料等。明确档案收集的渠道和方式，确保档案资料的完整性和准确性。2.档案整理标准按照档案管理的相关规定和标准，对收集到的档案资料进行分类、编号、编目等整理工作。建立档案目录索引，便于档案的查找和查阅。对档案资料进行装订、装盒，确保档案的整齐美观和安全保存。（二）档案保管与存储1.档案保管环境设立专门的档案库房，确保档案库房的温度、湿度、通风等环境条件符合档案保管要求。安装防火、防盗、防潮、防虫等设施设备，保障档案的安全。2.档案存储方式根据档案的性质和特点，选择合适的存储方式，如纸质档案采用密集架存储，电子档案采用光盘、硬盘等存储介质进行备份存储。对档案存储介质进行定期检查和维护，确保档案数据的安全性和完整性。（三）档案查阅与借阅1.档案查阅流程公司内部人员因工作需要查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理员处查阅。档案管理员根据申请表提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保档案资料不被损坏、涂改或遗失。2.档案借阅流程公司外部单位或人员因特殊原因需要借阅公司档案，需提前提交借阅申请函，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息，并经公司相关领导审批同意。借阅人需与档案管理员签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务。档案管理员按照借阅协议的规定，提供相应的档案资料，并在借阅期限届满时及时收回。五、行政费用管理（一）费用预算编制1.行政费用分类明确行政费用的分类，包括办公用品费用、办公设备购置费用、水电费、通讯费、差旅费、会议费、车辆费用等。2.预算编制依据根据公司年度工作计划和行政工作实际需求，参考上一年度行政费用支出情况，编制本年度行政费用预算。考虑物价变动、业务拓展等因素，对预算进行合理调整。3.预算审批流程行政部门负责人负责组织编制行政费用预算草案，并提交公司财务部门审核。财务部门审核通过后，报公司管理层审批。经公司管理层审批后的行政费用预算作为本年度行政费用控制的依据。（二）费用报销管理1.报销流程行政辅助人员发生行政费用支出后，应及时填写费用报销单，并附上相关发票、收据等原始凭证。按照公司规定的审批流程，依次提交部门负责人、财务部门、公司领导审批。审批通过后，到财务部门办理报销手续。2.报销标准明确各项行政费用的报销标准，如办公用品费用按照采购计划和实际使用情况报销，差旅费按照公司差旅费管理办法执行等。严格控制报销费用的合理性和真实性，对不符合报销标准或报销手续不全的费用，财务部门有权拒绝报销。（三）费用控制与分析1.费用控制措施建立行政费用台账，定期对行政费用支出情况进行统计和分析，及时发现费用支出异常情况。加强对行政费用支出的过程控制，严格执行预算审批制度，确保费用支出在预算范围内。优化行政工作流程，提高工作效率，降低行政成本。2.费用分析报告每月末，行政部门负责人应根据行政费用台账和实际支出情况，撰写行政费用分析报告。费用分析报告应包括费用支出情况、预算执行情况、费用增减原因分析、改进措施建议等内容。将行政费用分析报告提交公司管理层，为公司决策提供参考依据。六、车辆管理（一）车辆调度1.用车申请公司员工因工作需要使用车辆，需提前填写用车申请表，注明用车时间、用车事由、用车地点、乘车人数等信息。将用车申请表提交至行政部门负责人处审批。2.车辆调度原则根据用车申请的先后顺序和实际情况，合理安排车辆调度。优先保障公司重要公务活动和紧急工作用车需求。3.车辆调度通知行政部门负责人审批通过用车申请后，及时通知驾驶员安排车辆，并告知用车人车辆调度情况。（二）车辆使用与维护1.驾驶员职责驾驶员应严格遵守交通法规，安全驾驶车辆，确保行车安全。定期对车辆进行保养和维护，检查车辆的各项性能指标，及时发现和排除车辆故障。保持车辆内外清洁卫生，为乘车人员提供良好的乘车环境。2.车辆使用规定乘车人员应遵守车辆使用规定，不得在车内吸烟、乱扔垃圾等。不得擅自改变车辆用途或驾驶车辆办理私人事务。车辆使用完毕后，应及时归还车辆，并确保车辆停放安全。3.车辆维修与保养驾驶员发现车辆故障或需要进行维修保养时，应及时向行政部门报告。行政部门根据车辆实际情况，选择合适的维修保养厂家进行维修保养，并做好维修保养记录。（三）车辆费用管理1.车辆费用分类明确车辆费用的分类，包括燃油费、过路费、停车费、车辆保险费、车辆维修保养费等。2.费用报销流程驾驶员发生车辆费用支出后，应及时填写费用报销单，并附上相关发票、收据等原始凭证。按照公司规定的审批流程，依次提交部门负责人、财务部门、公司领导审批。审批通过后，到财务部门办理报销手续。3.费用控制措施建立车辆费用台账，定期对车辆费用支出情况进行统计和分析，严格控制车辆费用支出。加强对车辆油耗的监控，合理安排车辆调度，提高车辆使用效率，降低燃油消耗。七、安全与卫生管理（一）安全管理1.安全制度制定制定公司安全管理制度，明确安全管理职责、安全操作规程、安全检查与隐患排查等内容。定期对公司员工进行安全培训，提高员工的安全意识和安全技能。2.安全检查与隐患排查行政部门定期组织对公司办公区域、仓库、车辆等进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。对检查中发现的安全问题，要明确整改责任人、整改措施和整改期限，确保安全隐患得到及时有效的整改。3.应急管理制定公司应急预案，包括火灾、地震、盗窃等突发事件的应急处置流程。定期组织应急演练，提高公司员工的应急处置能力。（二）卫生管理1.卫生责任区域划分明确公司各部门的卫生责任区域，确保公司办公环境整洁卫生。行政部门负责对公司公共区域的卫生进行定期检查和监督。2.卫生清洁标准制定公司卫生清洁标准，包括办公区域、会