财险公司档案管理制度

财险公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强财险公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司经营管理、业务发展、风险防范等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于财险公司总部及各分支机构的各类档案管理工作。（三）档案定义本制度所称档案是指财险公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则：档案应如实反映公司经营管理活动的实际情况，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集和整理公司各项活动中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责统筹规划、组织实施公司的档案管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等日常管理工作。3.建立和维护档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。4.开展档案利用服务，为公司各项工作提供档案支持。5.组织档案业务培训，提高公司员工的档案管理意识和技能。（二）各部门兼职档案员各部门指定专人作为兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，并及时向公司档案管理部门移交。其主要职责包括：1.按照档案管理要求，负责本部门文件材料的收集、整理和分类。2.定期将本部门整理好的档案移交至公司档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案清查、统计等工作。（三）档案管理岗位人员职责1.档案管理员负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等。对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。按照规定的程序办理档案的借阅、查阅、复印等利用手续。负责档案管理信息系统的操作和维护，及时录入和更新档案信息。2.档案主管负责制定和完善档案管理制度，指导和监督档案管理工作的开展。组织档案的鉴定和销毁工作，确保档案的质量和价值。协调档案管理部门与其他部门之间的工作关系，提供档案利用服务。对档案管理工作进行总结和评估，提出改进措施和建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、股东会决议等。2.各类保险业务合同、协议，包括财产保险合同、再保险合同等。3.客户资料，包括投保人、被保险人、受益人的基本信息、投保记录、理赔记录等。4.财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.人力资源档案，包括员工入职、离职、考核、培训等相关资料。6.业务报表、统计数据、分析报告等。7.内部文件，包括公司文件、会议纪要、工作计划、总结等。8.对外宣传资料，包括公司宣传册、广告、新闻报道等。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于分类、编号、排列、编目等管理操作。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为综合类、业务类、财务类、人力资源类等。2.编号：为每份档案赋予唯一的编号，以便于管理和查找。编号应遵循一定的规则，如按照年度、类别、顺序号等进行编制。3.排列：按照分类和编号顺序对档案进行排列，确保档案的系统性和逻辑性。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于查阅和检索。四、档案的归档（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年归档完毕。2.业务档案应在业务结束后及时归档，最迟不得超过次年一季度。3.财务档案应按照国家有关财务档案管理规定的时间进行归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对本部门整理好的档案进行初步审核，确保档案的质量和完整性。2.填写档案移交清单，将档案移交至公司档案管理部门。档案移交清单应包括档案名称、数量、保管期限等信息。3.档案管理部门对接收的档案进行再次审核和整理，符合要求的予以归档。4.将归档后的档案按照分类和编号顺序上架存放，并在档案管理信息系统中进行登记。五、档案的保管（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。（二）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分标准如下：1.永久保管的档案：反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司发展有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案。3.短期保管的档案：保管期限为15年以下的档案。（三）档案的定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，一般每年不少于一次。检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复破损档案、更换防虫药品等。3.建立档案检查记录，记录检查时间、检查人员、检查情况及处理结果等信息。（四）档案的安全管理1.加强档案库房的安全防范措施，安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案的安全。2.对档案管理人员进行安全培训，提高安全意识，严格遵守档案管理制度和操作规程。3.定期备份档案数据，防止数据丢失。备份数据应异地存放，确保数据的安全性和可恢复性。4.严格控制档案的访问权限，未经授权人员不得进入档案库房，不得查阅、复印、借阅档案。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门牵头，各相关部门人员参加。档案鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定工作应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素进行综合评估，确定档案的存毁。具体鉴定标准如下：1.已超过保管期限，且无继续保存价值的档案。2.重复、无效或已被新的文件替代的档案。3.内容不完整、不准确，无法反映公司真实情况的档案。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成档案销毁清册。档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.档案管理部门将档案销毁清册报公司领导审批。3.经批准后，由档案管理部门组织实施档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.销毁工作结束后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册存档。七、档案的利用（一）利用范围公司内部员工因工作需要，可查阅、借阅档案。外部单位因法定事由需要查阅公司档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.公司内部员工查阅、借阅档案，应填写档案利用申请表，注明利用目的、内容、期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理利用手续。2.外部单位查阅公司档案，应出具单位介绍信、法定代表人身份证明等相关文件，经公司领导批准后，到档案管理部门办理查阅手续。查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定支付复印费用。3.借阅档案的期限一般不得超过[x]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、伪造档案。（三）利用服务1.档案管理部门应积极为档案利用者提供服务，及时准确地提供所需档案信息。2.根据档案利用者的需求，可提供档案原件、复印件、摘录等不同形式的服务。3.对涉及公司机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制利用范围和方式。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁、利用等全过程的信息化管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入和编辑，确保档案信息的准确、完整。2.检索查询功能：提供多种检索方式，方便用户快速查找所需档案信息。3.权限管理功能：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全和保密。4.统计分析功能：对档案数据进行统计分析，为公司决策提供支持。5.数据备份与恢复功能：定期备份档案数据，确保数据的安全性和可恢复性。（三）数据录入与维护1.档案管理部门应按照档案管理信息系统的要求，及时将档案信息录入系统。录入的数据应与纸质档案