记者采访服务管理制度

记者采访服务管理制度一、总则（一）目的为规范公司对记者采访活动的服务管理，确保采访活动的顺利进行，维护公司形象和利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各岗位在接待记者采访过程中的相关活动。（三）基本原则1.真实准确原则：向记者提供的信息应真实、准确、客观，不得虚假陈述或误导。2.及时沟通原则：与记者保持及时、有效的沟通，确保采访需求得到妥善处理。3.统一协调原则：由公司指定的部门或人员统一协调记者采访相关事宜，避免多头对接造成混乱。4.保密原则：对于公司机密信息和敏感信息，在采访过程中要严格保密，未经授权不得披露。二、记者采访申请与审批（一）申请流程1.公司内部各部门或相关人员若知晓有记者采访需求，应提前填写《记者采访申请表》，内容包括采访主题、采访时间、采访地点、预计采访时长、参与采访的记者信息等。2.将填写完整的申请表提交至公司指定的采访协调部门（如公关部或综合管理部）。（二）审批流程1.采访协调部门收到申请表后，对采访主题、内容等进行初步审核，判断是否符合公司利益和相关规定。2.对于涉及公司重要业务、敏感信息或重大决策的采访申请，需提交公司高层领导审批。审批通过后，采访协调部门方可安排后续采访事宜。3.对于一般性采访申请，由采访协调部门负责人审批即可。（三）特殊情况处理如遇紧急采访需求，无法按照正常流程提前申请和审批时，相关人员应立即向采访协调部门负责人汇报，由负责人根据实际情况进行紧急协调和处理，并在采访结束后及时补办相关手续。三、采访准备（一）资料收集1.根据采访主题，由相关部门或人员负责收集整理公司的相关资料，包括公司概况、业务介绍、产品信息、发展历程、取得的成绩等。2.确保提供的资料准确、全面、最新，能够满足记者对公司了解的需求。（二）采访安排1.采访协调部门根据记者的采访需求和公司实际情况，与记者沟通确定采访的具体时间、地点和参与人员。2.提前通知参与采访的公司内部人员，明确采访要求和注意事项，确保其熟悉采访主题和相关资料。3.根据采访内容和形式，合理安排采访场地，如会议室、办公室等，并进行必要的布置，营造良好的采访氛围。（三）培训准备对于需要公司内部人员接受采访培训的情况，采访协调部门应组织相关培训。培训内容包括采访技巧、如何准确传达公司信息、应对记者提问的策略等，以提高公司人员在采访中的表现。四、采访过程管理（一）信息提供1.在采访过程中，公司内部人员应按照既定的口径和资料，向记者准确提供信息。不得擅自发表未经授权的言论或提供虚假信息。2.对于记者的提问，如有不清楚或需要进一步确认的地方，应及时与采访协调部门沟通，在得到明确指示后再进行回答。（二）提问引导1.采访协调部门应安排专人在采访现场进行观察和协调，必要时对采访提问进行适当引导，确保采访围绕主题进行，避免出现偏离主题或引发争议的问题。2.若记者提出的问题涉及敏感或不便回答的内容，现场协调人员应及时制止，并向记者说明情况，按照公司的保密规定和应对策略进行处理。（三）记录与监督1.采访过程中，公司可安排专人对采访内容进行记录，包括采访的问题、回答内容、记者的关注点等，以便后续总结和分析。2.监督采访过程是否按照公司要求和相关规定进行，确保采访活动的顺利进行和信息的正确传递。五、采访后跟进（一）稿件审核1.采访结束后，记者撰写的采访稿件应及时提交给公司进行审核。公司指定专人负责稿件审核工作，审核内容包括信息的真实性、准确性、完整性，以及是否符合公司的宣传口径和形象。2.如发现稿件存在问题，审核人员应及时与记者沟通，要求其进行修改或补充。若记者对修改意见有异议，应进一步协商解决，确保稿件质量。（二）宣传发布1.经审核通过的采访稿件，按照公司的宣传计划和渠道安排进行发布。发布前需再次确认稿件内容无误，并根据不同的宣传平台和受众特点进行适当的调整和优化。2.跟踪采访稿件的发布情况，统计相关的传播数据，如阅读量、转发量、评论量等，评估采访活动的宣传效果。（三）反馈总结1.采访活动结束后，采访协调部门应及时收集公司内部参与采访人员、记者以及其他相关方面的反馈意见，总结采访活动中的经验和不足之处。2.根据反馈总结，对采访服务管理工作进行改进和完善，不断提高公司应对记者采访的能力和水平。六、保密管理（一）保密范围1.公司的商业秘密，如技术秘密、产品配方、客户信息、市场策略等。2.公司尚未公开的重大决策、财务数据、人事变动等敏感信息。3.在采访过程中涉及的公司内部讨论内容、未发布的信息等。（二）保密措施1.在与记者沟通采访事宜时，明确告知保密要求和责任，要求记者遵守公司的保密规定。2.参与采访的公司内部人员应签订保密协议或承诺书，承诺对采访过程中知悉的公司秘密信息予以保密。3.限制采访资料的传播范围，严格控制接触采访资料的人员，确保信息不被泄露。（三）泄密处理如发现有违反保密规定导致公司信息泄露的情况，应立即采取措施进行制止和补救，并根据公司相关规定对责任人进行严肃处理。同时，及时评估泄密事件对公司造成的影响，采取相应的应对措施，降低损失。七、应急处理（一）突发事件预案制定记者采访过程中可能出现的突发事件应急预案，如记者提出尖锐或敏感问题、采访现场出现混乱、记者违反采访约定等情况的应对措施。（二）应急处理流程1.当突发事件发生时，现场人员应立即向采访协调部门负责人报告。2.采访协调部门负责人根据应急预案，迅速组织相关人员进行处理，采取有效的措施控制局面，避免事件进一步恶化。3.及时与记者沟通协商，妥善解决问题，确保采访活动能够继续顺利进行或得到妥善处理。（三）事后评估与改进突发事件处理结束后，对事件进行评估和总结，分析原因，总结经验教训，对应急预案进行修订和完善，提高公司应对突发事件的能力。八、考核与奖惩（一）考核指标1.采访申请的处理效率，包括申请的及时提交和审批的及时性。2.采访准备工作的充分性，如资料收集的完整性、采访安排的合理性等。3.采访过程中的信息提供准确性和沟通协调性。4.采访稿件的审核通过率和宣传效果。5.保密工作的执行情况，有无发生信息泄露事件。6.应对突发事件的能力和处理效果。（二）奖励措施1.对于在记者采访服务管理工作中表现出色的部门或个人，给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金、晋升机会等。2.对积极配合采访工作，提供高质量信息，为公司宣传做出突出贡献的人员，进行特别奖励。（三）惩罚措施1.对于违反本制度规定，导致采访活动出现失误、信息泄露或其他不良后果的部门或个人，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、降