记账公司外勤管理制度

记账公司外勤管理制度一、总则（一）目的为加强记账公司外勤人员的管理，规范外勤工作流程，提高工作效率，确保服务质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于记账公司所有外勤工作人员。（三）基本原则1.遵守国家法律法规和职业道德规范，诚实守信，保守客户机密。2.以客户为中心，提供高效、优质、专业的服务。3.明确职责，分工协作，确保外勤工作有序进行。二、外勤人员岗位职责（一）业务承接阶段1.协助业务部门与客户进行初步沟通，了解客户需求，收集客户基本资料，包括但不限于营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证等复印件。2.向客户介绍公司服务内容、流程及收费标准，解答客户疑问，促成业务合作意向。3.及时将客户需求和基本情况反馈给业务部门负责人，为业务评估提供依据。（二）资料交接阶段1.在业务承接后，与客户办理详细的资料交接手续，填写资料交接清单，双方签字确认。交接资料包括但不限于原始凭证、发票、银行对账单、合同协议等会计核算所需资料。2.对接收的资料进行初步整理和核对，确保资料的完整性和准确性。如发现资料缺失或有误，及时与客户沟通补充或更正。3.将整理好的资料及时移交给公司内部的账务处理人员，并办理交接手续。（三）税务外勤工作1.负责到客户所在地的税务机关办理各类税务事项，包括但不限于税务登记、变更登记、注销登记、纳税申报、税款缴纳、发票领购及开具等。2.熟悉税收政策法规，及时了解税务政策变化，并向客户传达相关信息，提供税务咨询服务。3.协助客户解决税务方面的问题，与税务机关保持良好的沟通协调关系，维护客户合法权益。（四）工商外勤工作1.办理工商注册、变更、注销等各类工商登记手续，包括准备相关文件、提交申请、领取营业执照等。2.负责工商年检工作，指导客户准备年检所需资料，确保客户顺利通过年检。3.关注工商行政管理部门的政策法规变化，及时为客户提供相关信息和建议。（五）其他外勤工作1.根据公司安排，协助其他部门完成相关外勤任务，如银行开户、社保公积金办理等。2.定期回访客户，了解客户满意度，收集客户意见和建议，及时反馈给公司相关部门，以便改进服务质量。3.完成上级领导交办的其他临时性外勤工作任务。三、外勤工作流程规范（一）任务分配与准备1.业务部门根据客户需求和外勤人员工作安排，下达外勤任务通知单，明确任务内容、要求、时间节点等信息。2.外勤人员接到任务通知单后，详细了解任务要求，准备好所需的工作证件、文件资料、办公用品等。3.如涉及到与客户当面沟通或办理业务，提前与客户预约时间，确保外勤工作顺利进行。（二）现场工作实施1.外勤人员按照任务通知单要求到达客户现场或相关部门，主动表明身份，出示工作证件，礼貌地与客户或工作人员沟通交流。2.在办理业务过程中，严格按照规定的流程和操作规范进行操作，认真核对资料信息，确保业务办理的准确性和合法性。3.对于办理过程中出现的问题或需要补充的资料，及时与公司内部相关人员沟通协调，寻求解决方案，不得擅自处理。4.如遇客户或相关部门提出的不合理要求或刁难，应保持冷静，耐心解释说明，尽量争取理解和支持。如无法解决，及时向上级领导汇报。（三）工作记录与反馈1.外勤人员在工作过程中，要做好详细的工作记录，包括业务办理时间、地点、内容、参与人员、遇到的问题及解决情况等。2.工作完成后，及时填写外勤工作报告，总结工作情况，汇报业务办理结果，并将相关资料和报告提交给公司内部指定人员。3.对于工作中发现的客户需求变化、行业动态、政策法规调整等重要信息，及时反馈给公司相关部门，以便公司做出相应决策。（四）资料归档与保管1.将外勤工作过程中产生的各类资料，按照公司档案管理规定进行整理、分类、归档。2.确保归档资料的完整性、准确性和保密性，便于日后查阅和使用。3.定期对归档资料进行检查和维护，防止资料丢失、损坏或泄露。四、外勤工作时间与考勤管理（一）工作时间1.外勤人员应根据公司业务需要和客户要求，合理安排工作时间，确保各项外勤任务按时完成。2.正常工作时间为每周[x]天，每天工作时间为[具体时间段]。如有特殊情况需要加班，应提前向上级领导申请，并填写加班申请表。（二）考勤管理1.外勤人员实行考勤打卡制度，每天上下班应在公司指定的打卡地点进行打卡。如因工作原因无法按时打卡，应提前向部门负责人说明情况，并填写未打卡说明。2.部门负责人负责对外勤人员的考勤情况进行监督和统计，每月末将考勤结果上报给人力资源部门。3.迟到、早退、旷工等考勤违规行为的处理，按照公司《考勤管理制度》执行。五、外勤人员培训与发展（一）培训计划1.公司人力资源部门会同业务部门，根据外勤人员的岗位需求和业务发展情况，制定年度培训计划。2.培训计划应包括培训内容、培训方式、培训时间、培训师资等方面的安排，确保培训具有针对性和实效性。（二）培训内容1.专业知识培训：包括财务会计、税务法规、工商登记等方面的专业知识，不断提升外勤人员的业务水平。2.技能培训：如沟通技巧、资料整理技巧、办公软件操作技巧等，提高外勤人员的工作效率和服务质量。3.职业道德培训：加强外勤人员的职业道德教育，培养其诚实守信、敬业爱岗、保守机密的职业操守。（三）培训方式1.内部培训：由公司内部资深业务人员或外聘专家担任培训讲师，定期组织内部培训课程。2.外部培训：根据业务需要，选派外勤人员参加外部专业培训机构举办的培训课程或研讨会。3.实践锻炼：通过实际工作中的案例分析、经验交流等方式，让外勤人员在实践中不断积累经验，提高业务能力。（四）职业发展规划1.公司为外勤人员提供明确的职业发展通道，鼓励外勤人员根据自身兴趣和特长，制定个人职业发展规划。2.对于表现优秀、具备相应能力的外勤人员，公司将提供晋升机会，如晋升为外勤主管、项目经理等。3.公司定期对外勤人员进行绩效评估，根据评估结果提供针对性的培训和发展建议，帮助外勤人员不断提升自身能力和素质。六、外勤人员绩效考核（一）考核指标1.工作任务完成情况：考核外勤人员是否按时、按质、按量完成各项外勤工作任务，包括业务承接、资料交接、税务工商办理等。2.服务质量：考核客户对外勤人员服务态度、专业水平、沟通能力等方面的满意度。3.工作效率：考核外勤人员在完成工作任务过程中所花费的时间和精力，是否能够高效地完成工作。4.团队协作：考核外勤人员与公司内部其他部门及同事之间的协作配合情况。5.学习与成长：考核外勤人员参加培训学习的积极性和效果，以及在工作中不断提升自身业务能力的情况。（二）考核周期绩效考核周期为每季度一次，每季度末对外勤人员进行全面考核。（三）考核方式1.自我评估：外勤人员根据本季度工作表现，进行自我总结和评估，填写绩效考核自评表。2.上级评估：部门负责人根据外勤人员的日常工作表现、任务完成情况、客户反馈等，对其进行客观评价，填写绩效考核评估表。3.客户评价：通过问卷调查、电话回访等方式，收集客户对外勤人员服务质量的评价意见，作为绩效考核的参考依据。（四）考核结果应用1.将绩效考核结果与外勤人员的薪酬调整、奖金发放、晋升晋级等挂钩，激励外勤人员积极工作，提高工作绩效。2.对于绩效考核成绩优秀的外勤人员，给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金、晋升机会等。3.对于绩效考核成绩不合格的外勤人员，进行诫勉谈话，分析原因，制定改进措施，并根据情况给予相应的处罚，如扣发绩效奖金、调岗降薪等。七、外勤人员保密管理（一）保密责任1.外勤人员应严格遵守公司的保密制度，对在工作过程中知悉的客户商业秘密、财务信息、个人隐私等予以保密。2.不得将客户资料泄露给任何第三方，不得私自复制、传播、使用客户资料。（二）保密措施1.在工作中，妥善保管客户资料，使用专门的文件袋、文件夹等进行存放，并在离开工作场所时将资料妥善保管，防止丢失或泄露。2.严禁在公共场合谈论客户机密信息，如在公交车上、餐厅等场所。如需与客户沟通机密信息，应选择安全、私密的环境。3.使用公司配备的办公设备和存储介质处理客户信息时，应遵守公司的相关规定，不得擅自将公司数据存储到个人设备或非公司指定的存储介质上。（三）违规处理1.如发现外勤人员违反保密制度，泄露客户机密信息，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.因外勤人员泄密行为给公司或客户造成损失的，公司将依法追究其法律责任，并要求其承担相应的赔偿责任。八、外勤人员费用报销管理（一）费用报销范围1.交通费用：包括公交车费、地铁费、出租车费、网约车费等与外勤工作相关的交通支出。2.通讯费用：因工作需要产生的手机话费、网络费用等。3.业务招待费用：因与客户沟通业务、办理业务等需要发生的招待费用，如餐饮费、礼品费等。4.办公费用：如办公用品、文件资料印刷费等。5.其他合理费用：经公司批准的与外勤工作相关的其他费用支出。（二）费用报销标准1.交通费用：按照公司规定的标准实报实销，如公交车费、地铁费凭有效票据报销；出租车费、网约车费应注明起止地点、事由等，单次费用超过[x]元的需提前向部门负责人申请。2.通讯费用：根据外勤人员的工作需要，按照公司制定的通讯补贴标准发放，不再另行报销手机话费。3.业务招待费用：应严格控制业务招待费用支出，单次招待费用超过[x]元的需提前向公司领导申请批准。招待费用应提供详细的消费清单和发票，注明招待对象、事由等。4.办公费用：办公用品应按需领用，填写办公用品领用申请表，经部门负责人批准后到公司指定地点领取。文件资料印刷费应提供印刷清单和发票，注明印刷内容、数量等。5.其他费用：按照公司相关规定和实际发生金额进行报销，需提供合法有效的票据和相关证明材料。（三）费用报销流程1.外勤人员在完成外勤工作后，应及时整理相关费用票据，按照公司财务制度要求填写费用报销单。2.将填写好的费用报销单及相关票据提交给部门负责人进行审核，部门负责人应审核费用的合理性、真实性和合规性，并签字确认。3.部门负责人审核通过后，将费用报销单提交给财务部门进行复核。财务部门对费用报销