培训课件-如何打造高效会议

前言你绝对无法避免开会，但是你可以让会议变得更有效率无效会议无效会议高效会议高效会议Contents录会议4步骤会议4步骤充分的会前准备明确的会议目的合理的组织形式高效的会议跟进第一步会前准备1、召集人告知与会者扮演的角色(组织人、主持人、与会者、提报人、计时员、记录1、召集人告知与会者扮演的角色(组织人、主持人、与会者、提报人、计时员、记录员）便于会议顺畅进行2、与会者准备合适的会议资料，给决策强力依据，给会议质量加分Why--明确会议目的What--会议任务Who--确定出席对象、主持人When--召开时间、所需时间Where--规模/地点议程How—会议的形式没必要、无准备，就不开会第二步第二步会议目的决策执行•总经理例会•直管人员会议•确认团队目标与方针、分配工作拟定传达决策解决问题•管委会有落差时，找出填补差异方法•发现问题研拟对策创意提案•头脑风暴•透过众人之力、无中生有，找出新奇好点子。•搭乘他人智慧的便车凝聚向心力•中心协调会•部门内部会•建立信赖理解共识团队•促进组织内部交流，强化团队意识无目的的会议纯粹是浪费时间、扼杀生命第三步第三步会议组织形式规模规模决策执行解决问题创意提案凝聚向心力舒适环境目的1：决策执行 安能适合会议总经理例会 适合规模1.少人数（3-30）人 适合形式3种形式2.多人数（30以上）人禁带电子设备时间限制主管离场总经理例会适合形式1禁带电子设备禁带电子设备（30人以下）优点：收起电脑、手机，专注做决策、想创意，避开电子产品干扰，开会效果会更好要求：干扰会议进行的事物、全留在会议室外所需时间：1小时为主、最多不超过4小时速记簿会议生产力电子产速记簿会议生产力电子产品放回办公桌总经理例会适合形式2时间限制（30人以上）时间限制（30人以上）优点：提升工作效率、减少开会次数与长度1、设定详细议程，严格控管开始与结束时间2、适合时间和频率：一月1-2次，每次1-1.5小时事先规范会议开始与结束时间，并且设定详细的议程，严格地监控会议的进行4、成本控制：包含会议成本、直接会议成本、会议时间成本、效率损失成本5、注意事项：1）每次开会，都拿出表来计时，事先准备充分，强制控制时间的进行2）不要在过短的时间，塞进过长的议程3）就算时间要结束了，也不能略过“做结论”步骤，即使结论是“择期再开”4）适合例行报告、工作进度报告等会议总经理例会适合形式3主管离场主管离场（10人以上）要点：不害怕禁忌、不揣测上意，做最该做的决定所需时间：1小时-1天不等、不可超过一天适合频率：不定，适合已有明确议题、征求（大量）提案并做出决策时主管离场决策者在讨论阶段易主导意见流向讨论议题主管离场决策者在讨论阶段易主导意见流向主管进场决策者进场时，议题已讨论出数个可能方案，决策者进场时，议题已讨论出数个可能方案，主管只需要说明同意与否。将“提案权”与“决策权”分开决策决策者扛下成败责任，与会者尽情发表意见。提案被否决主管必须当心说明原因，取得理解决策目的2：解决问题安能管理委员会各集运中心跨部门协调会安能管理委员会各集运中心跨部门协调会1.少人数（3-30）人2.多人数（30以上）人3种形式安能适合会议适合规模适合规模适合形式适合形式管委会协调会适合形式1视觉会议视觉会议（30人以下）所需道具：白板或大海报适合时机：解说抽象概念或条列式流程开展方法：在头脑风暴会议中，搭配整合图像与文字，简单涂鸦，运用以下7种图形或者人物、树木、云朵、手势传达抽象议题掌握7种基本图形含义，视觉会议立即上手线代表“连结”与“区隔”方形代表“正规的组成”会前准备理清会议目的，为对话范围划定好界限会前准备理清会议目的，为对话范围划定好界限营造出宜人好客与会者安全感，放松心情围桌对话围桌对话（12人以上到数千人不等）优点：透过集体对话，让想法萌芽，凝聚有质量的观点，促成有效行动所需时间:至少90分钟，2小时更理想适合频率：不限开始对话4到5个人一桌，开始对话4到5个人一桌，讨论边写下记录把注意力集中在集思广益鼓励大交换桌次新讨论开始，交换桌次新讨论开始，桌长向新成员展示交流连结不同的共同聆听其中的观点及更深层的集体分享三回合讨论后，主持人安排集体分享三回合讨论后，主持人安排一者写出最核心或最深刻的想划与讨论议题管委会协调会适合形式3所需时间：1-3天不等适合频率：半年-一年/次众人提出各种议题，然后张贴在会场跳脱上司主导议程让众人的意见都被看到开放所有人各自选择自己感兴趣的议题参与小组讨论哪些议题重要取决于会场上多少人参与认定破除所有对群体意见的控制，哪些议题重要取决于会场上多少人参与认定让议题深化发想和相关行动的执行都得到真正的落实真正的问题被发现获得确实解决会议结束不由议程安排而定，完全取决于本次会议所需时间真正的问题被发现获得确实解决目的3：创意提案管理层高层会议各种探讨会1.少人数（3-30）人2.多人数（30以上）人管理层高层会议各种探讨会1.少人数（3-30）人2.多人数（30以上）人3种形式安能适合会议适合规模适合规模适合形式适合形式高层会议探讨会适合形式1要点：集合众人智能，搭乘别人创意的便车、适合激发创新所需时间：60-90分钟适合频率：每天或视需求与目的不定期举行个点好点联想个点好点联想1、理清会议主题2、请出出席者“会前”15-20分钟“独自”进行头脑风暴1、鼓励自由奔放，疯狂古怪的构想2、禁止对提出的点子当场评量、非议3、不要局限与会者想象力，点子多疯狂都得鼓励1、脑力写作，写下观点放在桌子中间2、拿起别人的构补强别人构想，展开构想接龙高层会议探讨会适合形式2舒适环境舒适环境（5-8人）适合范围：任何企业根据会议需要1.1.除了圆桌还是圆桌2.选择轻盈家具，营造挑高感3.选择接近太阳的灯光4.用暖色系激发热情“拥有白色墙壁和普通桌椅的会议室”和“有着橘色墙壁、铺着缤纷地毯时髦会议室”中，同样的时间后者环境产出的点子远比普通会议室多出44%高层会议探讨会适合形式3创新突破创新突破（30人-上万人）要点：从最大量的原则观点，找出最有价值的创新提案u在众多看似混乱的意见中u在众多看似混乱的意见中，以有系统有组织的形态，逐渐形成一套观点或概念u延展可实行且有价值的计划u先从“多元”u先从“多元”和“频率”两个节点思考“创意”生成的本质的意见u获得许多不同面向、不同层次的看法，角度尽不相同的意见1.精准设定题目、搜集多元意见2.在多元前提下，可试着邀请非公司员工的人进入，加强广度从最大量的原创观点，找出最有价值的创新提案3.讨论的题目务必要跟每个人相关，引发深层想象目的4：凝聚向心力各种恳谈会交流会讨论会1.少人数（3-30）人2.多人数（30以上）人各种恳谈会交流会讨论会1.少人数（3-30）人2.多人数（30以上）人2种形式安能适合会议适合规模适合规模适合形式适合形式适合形式1午餐会议午餐会议（3-20人）优点：一边吃饭一边开会，节省时间、提升效率所需时间频率：1-1.5个小时，一个月2次适合任何企业凝聚力会议组织形式步骤：1、事先订好餐厅包厢，约好一起开会或者外带餐点回办公室，在茶水间或会议室举行2、用餐前前半段可以闲话家常，或稍微提示重点，等用餐进入中后段时再切入主题3、“多任务”易分心，设定主题应以分享为主，经验或信息分享，只要能够提升与会者友好人际关系和个人工作技能即可3、会毕即使是各自付款，结账时也应该先由主办人负责经费，之后再向与会者收取适合形式2移地会议移地会议（3-100人）要点：走出办公室、改变会议气氛，暂时抛开繁琐公务，专心面对问题1、大胆设定会议目标在会前让与会者知道，无论在何处开会都应该有备而来2、选择新鲜地点电影院、体育馆、博物馆、主题乐园都是耳目一新的感觉3、做好事前场勘除了确认会议场地是否合宜外，不要忘记“后台管理”财务放置点，干净充足的厕所、餐点供应4、在工作和游乐间，小心调控事前理清你希望达到的目标一定要确认好玩乐和工作的优先级案例1：日产汽车ValueFirst会议流程要点：1、主管少评论、只负责决策2、鼓励发言、表彰个成员的贡献确认方针规则说明确认方针规则说明会前准备完成提案当下决策完成提案当下决策现状分析案例2：三星目标指向型会议曽供职于三星的金咏韩在《开会就要学三星》书中，将三星的成功归结于其会议文化：三星速度经营的根本是会议，通过会议认识到变化，通过会议传播变化并付诸行动337原则：所谓337原则是指3种思考（3WaySofThinking）、3个原则（3Principles）和7条规定（7Rules）3个原则7条规定3个原则7条规定3种思考关键点一：做好会议纪要u速度优先u速度优先，具体简洁u正确记载，利于正确追踪检讨，完美结束会议u对会中的决定事项进行明确分工：将各问题按区域分类、确定完成时间、执行责任人，以便更好的执行u纪要分发给与会者：按主次整理好，通过邮件或者其他形式，确保会议记录的准确性和透明管理，避免沟通漏洞关键点二：制定会议跟进表①制定会议跟进表将每次会议提出的方案、反馈的内容，按时间区域分类汇总②联系项目负责人，每周六下午对会议提出项目总体跟进，分别列出完成、未完成、完成修改项，周一统一发至各与会人员邮箱通报③针对超时未完成的项目负责人定责④对会中提出的策略方案执行情况跟进落实。将执行进展、遇到的问题和项目方案的