公司采购及供应商管理办法

公司采购及供应商管理办法TOC\o"1-2"\h\u9327第一章采购管理总则 1298251.1采购原则 140701.2采购流程 230170第二章采购计划与预算 2191442.1采购计划制定 2271532.2采购预算编制 323213第三章供应商选择与评估 3254383.1供应商筛选标准 3102193.2供应商评估流程 413272第四章采购合同管理 4253494.1合同签订流程 4321474.2合同执行与监督 54824第五章采购订单管理 6196295.1订单下达 6309685.2订单跟踪 621160第六章采购验收与入库 797476.1验收标准与程序 7219656.2入库管理 79819第七章供应商绩效管理 8154677.1绩效评估指标 8118407.2奖惩机制 86948第八章采购风险管理 9128038.1风险识别与评估 999068.2风险应对措施 9第一章采购管理总则1.1采购原则采购活动应遵循以下原则：质量优先原则：保证所采购的物资、服务或工程符合规定的质量标准，以满足公司的生产、运营和发展需求。性价比原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购方式和渠道，获取最优的价格和功能比，降低采购成本。公平公正原则：对待所有潜在供应商应一视同仁，提供公平的竞争环境，避免任何形式的歧视和偏见。诚实守信原则：采购人员应遵守职业道德，与供应商保持诚实守信的合作关系，不得谋取私利或损害公司利益。合规性原则：采购活动应符合国家法律法规、行业规范以及公司内部的规章制度，保证采购行为的合法性和规范性。1.2采购流程采购流程主要包括以下环节：需求提出：各部门根据实际工作需要，提出采购需求，并填写采购申请表，详细说明采购物品的名称、规格、数量、需求时间等信息。采购计划制定：采购部门根据各部门的采购需求，结合库存情况和市场供应情况，制定采购计划，明确采购的物品、数量、预算、采购时间等。供应商选择：根据采购计划，采购部门通过市场调研、供应商推荐等方式，筛选出符合要求的供应商，并进行初步评估。采购谈判：采购部门与供应商进行谈判，确定采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。合同签订：采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，保证采购活动的顺利进行。采购执行：供应商按照合同约定的时间、地点、数量和质量标准，交付采购物品。采购部门负责跟踪采购进度，保证按时到货。采购验收：采购物品到货后，由验收部门按照验收标准和程序进行验收，保证采购物品符合合同约定的要求。入库管理：验收合格的采购物品，由仓库部门进行入库管理，办理入库手续，登记库存台账。付款结算：采购部门根据合同约定和验收结果，填写付款申请表，经审核批准后，向供应商支付货款。第二章采购计划与预算2.1采购计划制定采购计划的制定是采购管理的重要环节，具体步骤如下：收集需求信息：采购部门与各需求部门进行沟通，了解其物资、服务或工程的需求情况，包括需求的品种、数量、质量要求、交货时间等。分析市场情况：对市场进行调研，了解各类物资、服务或工程的供应情况、价格走势、潜在供应商等信息，为采购计划的制定提供依据。确定采购数量：根据需求信息和市场情况，结合库存状况，合理确定采购数量，避免过多或过少采购，造成库存积压或供应不足。制定采购时间表：根据需求的紧急程度和供应商的交货周期，制定合理的采购时间表，保证采购物资、服务或工程能够按时交付使用。编制采购计划：将采购的物资、服务或工程的详细信息，包括名称、规格、数量、质量要求、交货时间、采购预算等，汇总编制成采购计划。审核与批准：采购计划编制完成后，提交给相关部门进行审核，如财务部门审核采购预算，需求部门审核采购内容等。审核通过后，报公司领导批准。2.2采购预算编制采购预算是采购计划的重要组成部分，编制采购预算应遵循以下步骤：明确预算范围：确定采购预算所涵盖的物资、服务或工程的范围，避免遗漏或重复。收集历史数据：收集以往采购同类物资、服务或工程的价格、数量等数据，作为预算编制的参考。分析市场行情：了解当前市场上各类物资、服务或工程的价格走势，预测未来价格变化趋势，为预算编制提供依据。确定预算金额：根据采购计划中确定的采购数量和市场行情，合理估算采购金额，并考虑可能的价格波动因素，预留一定的弹性空间。编制预算表格：将采购预算的各项内容，包括物资、服务或工程的名称、规格、数量、预算单价、预算金额等，详细列在预算表格中。审核与调整：采购预算编制完成后，提交给相关部门进行审核，如财务部门审核预算的合理性，采购部门审核预算的准确性等。根据审核意见，对采购预算进行调整和完善。批准与执行：采购预算经审核调整后，报公司领导批准。批准后的采购预算作为采购活动的重要依据，严格按照预算执行采购，不得超预算采购。第三章供应商选择与评估3.1供应商筛选标准供应商筛选应依据以下标准：资质与信誉：供应商应具备合法的经营资质，如营业执照、税务登记证等，且具有良好的商业信誉和口碑，无违法违规记录。产品质量：供应商提供的产品或服务应符合国家相关标准和行业规范，质量稳定可靠，能够满足公司的需求。价格合理：供应商的报价应具有竞争力，价格合理，性价比高。交货能力：供应商应具备按时、按量交付货物的能力，交货期准确可靠，能够满足公司的生产和运营需求。售后服务：供应商应提供良好的售后服务，能够及时响应客户的需求，解决产品使用过程中出现的问题。创新能力：对于一些需要不断创新的产品或服务，供应商应具备一定的创新能力，能够不断推出新产品、新服务，满足市场的需求。3.2供应商评估流程供应商评估流程如下：初步筛选：根据供应商筛选标准，对潜在供应商进行初步筛选，剔除不符合要求的供应商。实地考察：对通过初步筛选的供应商，进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、交货能力等情况。样品测试：对于需要提供样品的供应商，进行样品测试，检验其产品质量是否符合要求。综合评估：根据实地考察和样品测试的结果，对供应商进行综合评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货能力、售后服务等方面。建立供应商档案：对评估合格的供应商，建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作情况等。定期评估：对已合作的供应商，定期进行评估，根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于优秀的供应商，给予适当的奖励和优惠政策；对于不合格的供应商，及时终止合作。第四章采购合同管理4.1合同签订流程采购合同签订流程如下：合同起草：采购部门根据采购谈判的结果，起草采购合同，合同内容应包括双方的权利和义务、采购物品的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。合同审核：采购合同起草完成后，提交给相关部门进行审核，如法务部门审核合同的合法性和合规性，财务部门审核合同的付款条款等。审核过程中，各部门应提出修改意见和建议，采购部门应根据审核意见对合同进行修改和完善。合同签订：采购合同经审核通过后，由采购部门代表公司与供应商签订合同。合同签订时，双方应仔细核对合同条款，保证合同内容准确无误。签订后的合同应由双方各执一份，作为履行合同的依据。合同备案：采购合同签订后，采购部门应将合同副本送交给相关部门备案，如财务部门、法务部门、档案管理部门等，以便于各部门对合同的执行情况进行监督和管理。4.2合同执行与监督合同执行与监督是保证采购合同顺利履行的重要环节，具体措施如下：合同执行：供应商应按照合同约定的时间、地点、数量和质量标准，交付采购物品。采购部门应及时跟踪采购进度，督促供应商按时交货。如发觉供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求供应商承担违约责任。质量检验：采购物品到货后，验收部门应按照合同约定的质量标准和验收程序，对采购物品进行检验。如发觉采购物品存在质量问题，应及时通知供应商，要求其进行整改或更换。付款管理：财务部门应按照合同约定的付款方式和付款时间，及时向供应商支付货款。如发觉供应商存在违约行为或采购物品存在质量问题，应暂停付款，待问题解决后再进行支付。合同变更：如因客观原因需要对采购合同进行变更，采购部门应与供应商进行协商，达成一致意见后，签订合同变更协议。合同变更协议应经相关部门审核通过后，方可生效。合同纠纷处理：如在合同履行过程中发生纠纷，采购部门应及时与供应商进行沟通，协商解决纠纷。如协商不成，可按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决纠纷。第五章采购订单管理5.1订单下达采购订单的下达应按照以下步骤进行：确认采购需求：采购部门根据采购计划和实际需求，确认需要采购的物资、服务或工程的详细信息，包括名称、规格、数量、质量要求、交货时间等。选择供应商：根据供应商评估结果和采购需求，选择合适的供应商，并与其进行沟通，确认采购价格、交货期等细节。起草采购订单：采购部门根据确认的采购需求和供应商信息，起草采购订单。采购订单应包括采购物品的详细信息、供应商信息、采购价格、交货期、付款方式等内容。审核采购订单：采购订单起草完成后，提交给相关部门进行审核，如财务部门审核采购订单的价格和付款方式，需求部门审核采购订单的物品信息和交货期等。审核过程中，各部门应认真核对订单内容，保证订单的准确性和合理性。下达采购订单：采购订单经审核通过后，由采购部门正式下达给供应商。采购部门应及时将采购订单的下达情况通知相关部门，以便各部门做好相应的准备工作。5.2订单跟踪为保证采购订单的顺利执行，应加强订单跟踪管理，具体措施如下：建立订单跟踪台账：采购部门应建立采购订单跟踪台账，详细记录采购订单的下达时间、供应商名称、采购物品信息、交货期、订单执行情况等内容。定期与供应商沟通：采购部门应定期与供应商进行沟通，了解采购订单的执行情况，督促供应商按时交货。如发觉供应商存在问题或困难，应及时协助其解决，保证订单的顺利执行。监控交货期：采购部门应密切监控采购订单的交货期，提前预警可能出现的延期情况。如发觉供应商无法按时交货，应及时采取措施，如调整生产计划、寻找替代供应商等，以减少对公司生产和运营的影响。处理异常情况：如在订单执行过程中出现异常情况，如质量问题、数量短缺、交货延期等，采购部门应及时与供应商进行沟通，协商解决方案。同时应将异常情况及时通知相关部门，共同采取措施，降低损失。完成订单结算：采购订单执行完毕后，采购部门应及时与供应商进行结算，核对采购物品的数量、质量、价格等信息，保证结算的准确性和合理性。结算完成后，应及时关闭采购订单，并将相关资料归档保存。第六章采购验收与入库6.1验收标准与程序采购验收应遵循以下标准和程序：验收标准：采购验收应依据国家相关标准、行业规范以及公司内部的验收标准进行。验收标准应明确采购物品的质量要求、技术规格、数量、包装等方面的内容。验收程序：准备工作：验收人员应在验收前熟悉采购合同、验收标准等相关文件，准备好验收所需的工具和设备。核对凭证：验收人员应核对供应商提供的送货单、发票等凭证，保证凭证的真实性和完整性。外观检查：对采购物品的外观进行检查，包括包装是否完好、标识是否清晰、有无破损等情况。数量清点：对采购物品的数量进行清点，保证数量与合同约定一致。质量检验：对采购物品的质量进行检验，可采用抽样检验、全检等方式。检验内容包括物品的功能、规格、材质等是否符合验收标准。验收记录：验收人员应将验收结果详细记录在验收报告中，包括验收物品的名称、规格、数量、质量情况、验收结论等内容。验收结论：根据验收结果，验收人员应做出验收合格或不合格的结论。如验收合格，验收人员应在验收报告上签字确认；如验收不合格，验收人员应注明不合格原因，并提出处理意见。6.2入库管理入库管理是采购管理的重要环节，具体要求如下：入库手续：验收合格的采购物品，应由仓库管理人员办理入库手续。仓库管理人员应核对验收报告、送货单等凭证，保证物品信息准确无误。填写入库单，详细记录入库物品的名称、规格、数量、入库时间等信息。分类存放：入库物品应按照分类存放的原则，进行合理的摆放和存储。仓库管理人员应根据物品的性质、特点和用途，将其分类存放于相应的货架或区域，保证物品存放安全、整齐、有序。库存管理：仓库管理人员应建立库存台账，及时记录入库物品的数量、出库物品的数量和库存余额等信息。同时应定期对库存进行盘点，保证库存数据的准确性和完整性。仓库安全：仓库应配备必要的安全设施和设备，如消防器材、通风设备等，保证仓库的安全。仓库管理人员应加强仓库的日常管理，做好防火、防盗、防潮、防虫等工作，保证库存物品的安全。第七章供应商绩效管理7.1绩效评估指标供应商绩效评估应从以下几个方面设置指标：质量指标：包括产品合格率、退货率、质量投诉次数等，用于评估供应商提供的产品或服务的质量水平。交货指标：包括按时交货率、交货提前期、交货数量准确率等，用于评估供应商的交货能力和交货及时性。价格指标：包括价格合理性、价格竞争力、成本降低率等，用于评估供应商的价格水平和成本控制能力。服务指标：包括售后服务响应时间、售后服务满意度、问题解决率等，用于评估供应商的售后服务质量和客户满意度。创新指标：包括新产品开发能力、技术创新能力、管理创新能力等，用于评估供应商的创新能力和发展潜力。7.2奖惩机制为了激励供应商提高绩效，应建立相应的奖惩机制：奖励措施：对于绩效评估优秀的供应商，公司可以给予以下奖励：增加采购份额：提高该供应商在公司采购中的占比，以鼓励其继续保持良好的绩效。优先合作机会：在新的采购项目中，优先考虑与该供应商合作，提高其市场竞争力。荣誉表彰：对表现突出的供应商进行公开表彰，提升其企业形象和声誉。现金奖励或折扣：根据供应商的绩效表现，给予一定的现金奖励或采购价格折扣，以降低公司的采购成本。惩罚措施：对于绩效评估不合格的供应商，公司可以采取以下惩罚措施：减少采购份额：降低该供应商在公司采购中的占比，直至终止合作。要求整改：向供应商提出整改要求，限期内未完成整改的，将暂停合作。扣除保证金：如供应商在合同中约定了保证金，对于绩效不达标的情况，公司可以扣除相应的保证金作为违约金。列入黑名单：对于严重违反合同约定或存在欺诈行为的供应商，将其列入公司的供应