做账实操-企业工会报销流程

会计实操文库5/5做账实操-企业工会报销流程一、报销前提符合经费使用范围：企业工会经费主要用于为职工服务和工会活动，常见可报销项目包括职工教育、文体活动、职工维权、困难职工帮扶、劳动竞赛等相关费用。例如，组织职工技能培训产生的培训师资费、场地租赁费，开展运动会购置的体育器材费、奖品费等。严禁将工会经费用于请客送礼、滥发福利等不符合规定的支出。具备合规票据：报销时需提供正规发票，发票抬头应为企业工会名称，内容应与实际支出项目相符，发票要素齐全，包括发票代码、号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、商品或服务名称、金额、税率、税额等。发票须真实有效，不得使用虚假发票或过期发票进行报销。对于确实无法取得发票的特殊情况，如在偏远地区购买小额物品，需提供详细说明及相关证明材料，经工会负责人批准后，方可作为报销依据。二、报销申请阶段填写报销单：由费用支出经办人填写工会费用报销单，报销单应清晰填写报销日期、报销人姓名、所属部门、联系电话、报销项目、费用明细、金额（大写和小写）、收款单位名称、开户行及账号等信息。例如，在“报销项目”栏注明“职工运动会奖品采购费用”，在“费用明细”栏详细列出购买的各类奖品名称、数量及单价。报销单需用黑色中性笔填写，字迹工整，不得涂改。附上相关附件：根据报销项目，附上对应的证明材料。如采购物品的发票、购物清单、合同（若有）；活动费用需提供活动方案、活动审批表、参与人员签到表、活动照片或报道等。以组织职工春秋游为例，需附上与旅行社签订的合同、旅行社开具的发票、活动当天的签到表以及活动现场照片若干，以证明活动的真实性和费用支出的合理性。初步审核签字：报销单填写完成并附上附件后，先由经办人所在部门负责人进行初审。部门负责人主要审核费用支出是否与部门业务相关，是否符合工会经费使用规定，以及报销单填写和附件是否完整准确。审核通过后，部门负责人在报销单上签字确认。三、工会财务审核阶段票据合规性审核：工会财务人员收到经部门负责人签字的报销申请后，首先对票据进行合规性审查。仔细核对发票真伪，可通过税务部门官方网站或发票查询APP进行验证；检查发票内容是否与报销项目一致，金额计算是否准确；查看发票是否加盖销售方发票专用章等。如发现发票存在问题，及时退回经办人补充或更换发票。费用合理性审核：财务人员依据工会经费使用管理办法，审核费用支出是否在规定的标准和范围内。例如，职工活动奖品费用是否符合当地工会规定的人均限额，职工培训费用是否符合市场行情等。对于超出标准或不合理的费用，要求经办人提供详细说明及相关审批文件。报销流程完整性审核：财务人员检查报销单是否按规定流程签字，附件是否齐全且与报销内容相关。如发现报销流程缺失环节或附件不全，通知经办人补齐相关手续。审核无误后，财务人员在报销单上签署审核意见并签字。四、工会领导审批阶段提交审批：财务审核通过后的报销申请，提交至工会主席或相关授权领导进行审批。审批领导从工会整体经费预算和使用方向的角度，对报销事项进行综合考量。审批领导重点关注费用支出是否符合工会工作重点和目标，是否有利于职工权益保障和工会活动开展。审批意见：审批领导根据审核情况，在报销单上签署明确的审批意见。若同意报销，签字确认；若不同意报销，需注明原因并退回相关部门或经办人。对于重大项目的费用报销，可能需经工会委员会集体讨论决定后，由工会主席签字审批。五、报销支付阶段支付方式确定：根据企业工会财务制度和实际情况，确定报销款项的支付方式。常见支付方式包括银行转账、公务卡还款等。对于与外部单位发生的费用，一般采用银行转账方式，将报销款项直接支付到收款单位账户；对于由职工个人先行垫付的费用，若职工使用公务卡支付，报销款项将直接打入职工绑定的公务卡账户；若职工以现金支付，可通过现金报销或转账至职工个人银行账户的方式处理。支付执行：财务部门根据审批通过的报销申请，按照确定的支付方式进行款项支付。在支付过程中，严格遵守财务支付流程和安全规定，确保支付信息准确无误。支付完成后，财务人员及时进行账务处理，登记相关费用支出账目。六、报销后续管理档案留存：报销完成后，财务部门将报销单及相关附件按照会计档案管理规定进行整理、归档。档案保存期限按照国家相关法律法规执行，一般为10年或30年。档案留存便于日后查询、审计和监督，确保工会经费使用的合规性和透明度。定期审计：企业工会应定期接受内部审计或上级工