学校档案收集管理制度

学校档案收集管理制度一、总则（一）目的为了加强学校档案的收集与管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职员工在工作活动中形成的各类档案的收集与管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一领导，由学校综合档案室负责全校档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.完整准确原则各部门、各单位应按照全面、系统、准确的要求，及时收集本部门、本单位工作活动中形成的各种门类和载体的档案，保证档案内容的完整性和准确性。3.及时有效原则档案收集工作应遵循及时、高效的原则，确保档案在形成后能够及时收集归档，避免档案的散失和损坏。4.方便利用原则档案管理应充分考虑利用的需求，便于档案的查阅和使用，提高档案的利用效率。二、档案收集范围（一）党群工作类1.学校党组织的工作计划、总结、报告、决议、决定等文件材料。2.党员名册、入党申请书、入党志愿书、转正申请书、党员登记表等党员档案材料。3.党组织开展活动的记录、照片、视频等资料。4.学校工会、共青团、妇联等群众组织的工作计划、总结、活动记录等文件材料。（二）行政管理类1.学校行政工作的各项规章制度、办法、规定等文件材料。2.学校行政会议记录、纪要、决议等文件材料。3.学校工作计划、总结、报告、统计报表等文件材料。4.学校机构设置、人员编制、干部任免、职称评定、工资福利等文件材料。5.学校对外联系的函件、协议、合同等文件材料。6.学校各类证书、印章的管理文件材料。（三）教学工作类1.教学计划、教学大纲、课程标准、教材等教学文件材料。2.教案、讲稿、课件、试卷、成绩册等教学资料。3.教学实习、实验实训、课程设计、毕业设计等教学实践环节的文件材料。4.教学改革、教学研究、教学成果等文件材料。5.学生学籍管理文件材料，包括招生计划、录取名单、学籍卡、成绩单、毕业登记表等。（四）科学研究类1.科研项目申请书、立项批复、任务书、合同书等文件材料。2.科研项目研究过程中的实验数据、研究报告、论文、著作等成果材料。3.科研项目鉴定、验收、奖励等文件材料。4.学术会议、学术交流活动的文件材料。（五）基本建设类1.学校基本建设项目的可行性研究报告、设计任务书、初步设计、施工图设计等文件材料。2.基本建设项目的招投标文件、合同协议、工程预算、决算等文件材料。3.基本建设项目施工过程中的工程变更、质量检验、隐蔽工程记录等文件材料。4.基本建设项目竣工验收文件材料，包括竣工验收报告、竣工图纸、设备清单等。（六）仪器设备类1.仪器设备购置计划、审批文件、合同协议等文件材料。2.仪器设备的验收报告、使用说明书、操作规程、维修记录等文件材料。3.仪器设备的报废申请、审批文件、报废清单等文件材料。（七）财会类1.学校财务管理制度、预算、决算等文件材料。2.会计凭证、账簿、报表等会计核算资料。3.财务审计报告、财务检查记录等文件材料。（八）声像类1.学校重大活动、会议、教学科研等工作的照片、录音、录像等声像资料。2.学校校园风貌、教学设施、科研成果等方面的声像资料。（九）电子文件类1.学校各部门、各单位在工作活动中形成的电子文件，包括办公文档、教学课件、科研数据、财务报表等。2.学校网站、信息系统等产生的电子数据。三、档案收集要求（一）文件材料的形成1.各部门、各单位应明确专人负责文件材料的形成工作，确保文件材料的真实、完整、准确。2.文件材料应使用耐久性强的书写材料和载体，字迹应清晰、工整，签字盖章应齐全。3.电子文件应采用通用格式进行存储，并确保其真实性、完整性和可读性。（二）文件材料的整理1.各部门、各单位应按照档案管理的要求，对形成的文件材料进行分类整理，确保文件材料的系统性和规范性。2.整理后的文件材料应按照一定的顺序进行编号、编目，便于查找和利用。3.电子文件应按照其内容和性质进行分类存储，并建立相应的目录索引，便于检索。（三）文件材料的移交1.各部门、各单位应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的文件材料整理好后移交学校综合档案室。2.移交的文件材料应编制移交清单，一式两份，双方签字确认后各执一份。3.电子文件应通过移动存储设备或网络传输等方式移交学校综合档案室，并确保数据的完整性和可用性。（四）特殊载体档案的收集1.声像类档案应在活动结束后及时整理、编辑，并刻录成光盘或制成录像带等载体，移交学校综合档案室。2.实物档案应在收集后进行登记、编号，并妥善保管，定期向学校综合档案室移交。四、档案收集流程（一）部门收集1.各部门指定专人负责本部门文件材料的收集工作，定期对文件材料进行清理和整理。2.收集人员应按照档案收集范围的要求，对本部门形成的各类文件材料进行全面收集，确保无遗漏。3.对收集到的文件材料进行初步分类和整理，剔除重复、无效的文件材料。（二）部门整理1.各部门收集人员将初步整理后的文件材料按照档案管理的要求进行进一步分类、编号、编目。2.编制文件材料目录清单，注明文件材料的名称、编号、日期、来源等信息。3.将整理好的文件材料装订成册或装入档案盒，并在档案盒上标注档案类别、年度、保管期限等信息。（三）部门移交1.各部门在每年[具体时间]前，将整理好的文件材料移交学校综合档案室。2.移交时，填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认。3.档案移交清单应包括档案类别、年度、保管期限、档案盒数量、文件材料数量等信息。（四）档案室接收1.学校综合档案室收到各部门移交的档案后，按照移交清单进行核对验收。2.对验收合格的档案进行登记、上架，并录入档案管理系统。3.对验收不合格的档案，及时通知移交部门进行补充或整改，直至验收合格。五、档案收集的监督与考核（一）监督检查1.学校综合档案室定期对各部门档案收集工作进行监督检查，确保档案收集工作的规范进行。2.监督检查内容包括档案收集范围的执行情况、文件材料的完整性和准确性、整理和移交的及时性等。3.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.学校将档案收集工作纳入各部门年度考核内容，对档案收集工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励。2.对档案收集工作不重视、未按要求完成档案收集任务的部门，在年度考核中予以扣分，并责令限期整改。3.考核评价结果作为部门和个人评先评优、职务晋升等的重要依据。六、档案的保管与利用（一）档案保管1.学校综合档案室应按照档案保管期限的要求，对收集到的档案进行分类存放，确保档案的安全保管。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，定期对档案进行检查和维护。3.对电子档案应进行备份存储，并定期进行数据维护和更新，确保电子档案的安全和完整。（二）档案利用1.学校各部门、各单位因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经本部门负责人签字同意后，到学校综合档案室查阅。2.查阅档案时，应在档案查阅登记本上如实