剧院艺术档案管理制度

剧院艺术档案管理制度总则一、目的为了加强剧院艺术档案的管理，规范艺术档案的收集、整理、保管、利用和鉴定等工作，充分发挥艺术档案在剧院艺术创作、演出、研究和管理等方面的作用，特制定本管理制度。二、适用范围本制度适用于剧院内所有与艺术相关的档案管理工作，包括但不限于剧目档案、演员档案、演出档案、排练档案等。三、管理原则1.统一管理原则：剧院的艺术档案实行统一管理，由专门的档案管理部门负责，确保档案的完整性和安全性。2.分级负责原则：根据档案的重要性和机密程度，实行分级负责管理，明确各部门和人员的职责和权限。3.规范管理原则：艺术档案的管理工作应遵循国家和行业的相关标准和规范，确保档案的质量和可靠性。4.利用优先原则：艺术档案的管理应以利用为目的，为剧院的艺术创作、演出、研究和管理等提供及时、准确、有效的服务。四、档案管理机构及职责1.设立档案管理部门剧院应设立专门的档案管理部门，负责艺术档案的管理工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，具备档案管理的基本知识和技能。2.档案管理部门的职责（1）制定和完善艺术档案管理制度，规范档案管理工作流程。（2）负责艺术档案的收集、整理、保管、利用和鉴定等工作，确保档案的完整、准确和安全。（3）对各部门的艺术档案工作进行指导和监督，提高档案管理水平。（4）负责艺术档案的信息化建设，实现档案的数字化管理和利用。（5）完成领导交办的其他与艺术档案管理相关的工作。五、档案的收集1.收集范围（1）剧目档案：包括剧目创作方案、剧本、音乐、舞蹈、服装设计、舞台美术设计等相关资料。（2）演员档案：包括演员个人资料、艺术简历、演出记录、获奖情况等相关资料。（3）演出档案：包括演出计划、演出节目单、演出视频、演出照片等相关资料。（4）排练档案：包括排练计划、排练记录、排练视频、排练照片等相关资料。（5）其他与艺术相关的档案：包括艺术研究资料、艺术交流资料、艺术培训资料等相关资料。2.收集时间（1）剧目档案：在剧目创作完成后及时收集相关资料。（2）演员档案：在演员入职或有重要变动时及时收集相关资料。（3）演出档案：在演出结束后及时收集相关资料。（4）排练档案：在排练结束后及时收集相关资料。（5）其他与艺术相关的档案：根据实际情况及时收集相关资料。3.收集方式（1）各部门应将本部门产生的艺术档案及时移交档案管理部门。（2）档案管理部门应主动向各部门收集艺术档案，确保档案的完整性。（3）对于重要的艺术档案，档案管理部门可采取复制、拍照等方式进行备份。六、档案的整理1.整理原则（1）按照档案的形成时间、内容、形式等进行分类整理。（2）保持档案的原始性和真实性，不得随意涂改、损坏档案。（3）档案整理应符合国家和行业的相关标准和规范。2.整理流程（1）分类：根据档案的内容和形式，将档案分为剧目档案、演员档案、演出档案、排练档案等类别。（2）组卷：将属于同一类别、同一时间的档案组成一卷或多卷。（3）编号：对每一卷档案进行编号，编号应具有唯一性和可追溯性。（4）编目：编制档案目录，包括档案编号、档案名称、档案内容、档案时间等信息。（5）装订：将整理好的档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和利用。七、档案的保管1.保管条件（1）档案管理部门应配备专门的档案保管设施，如档案柜、档案室等，确保档案的安全。（2）档案保管设施应符合国家和行业的相关标准和规范，具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。（3）档案应存放在干燥、通风、避光的环境中，避免阳光直射和高温潮湿。2.保管期限（1）根据档案的重要性和机密程度，将档案分为永久、长期、短期三种保管期限。（2）永久保管的档案是指对剧院具有重要历史价值和纪念意义的档案，如剧目创作方案、剧本等。（3）长期保管的档案是指对剧院具有重要参考价值的档案，如演员艺术简历、演出记录等。（4）短期保管的档案是指对剧院具有一定参考价值的档案，如排练记录、演出照片等。3.保管措施（1）建立档案保管登记制度，对档案的出入库情况进行登记。（2）定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。（3）对于重要的档案，应采取加密、备份等措施，确保档案的安全。（4）严禁将档案带出档案室，如需查阅档案，应在档案管理部门指定的场所进行。八、档案的利用1.利用原则（1）服务优先原则：档案管理部门应积极为剧院的艺术创作、演出、研究和管理等提供服务，满足用户的需求。（2）安全保密原则：在档案利用过程中，应严格遵守国家和行业的相关保密规定，确保档案的安全。（3）规范利用原则：档案的利用应遵循规定的程序和要求，不得擅自复印、摘抄档案。2.利用方式（1）查阅：用户可到档案管理部门指定的场所查阅档案，查阅时应遵守档案管理部门的相关规定。（2）复制：如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复制。（3）借阅：如需借阅档案，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续，借阅期限不得超过规定的时间。3.利用记录档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的利用情况进行登记，包括利用人、利用时间、利用目的、利用内容等信息。九、档案的鉴定1.鉴定原则（1）真实性原则：鉴定档案的真实性和可靠性，确保档案的内容真实、准确。（2）完整性原则：鉴定档案的完整性，确保档案的内容齐全、无缺页、无破损。（3）价值性原则：鉴定档案的价值，确定档案的保管期限和利用方式。2.鉴定时间（1）定期鉴定：每年对档案进行一次定期鉴定，确定档案的保管期限和利用方式。（2）不定期鉴定：当档案的保管期限、利用方式等发生变化时，应及时进行不定期鉴定。3.鉴定程序（1）成立鉴定小组：由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和专业人员组成鉴定小组。（2）制定鉴定方案：鉴定小组应根据鉴定原则和鉴定时间，制定详细的鉴定方案。（3）进行鉴定：鉴定小组应按照鉴定方案对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和利用方式。（4）提出鉴定意见：鉴定小组应根据鉴定结果，提出鉴定意见，包括保留、销毁、延长保管期限等。（5）审批鉴定意见：鉴定意见应经档案管理部门负责人和相关业务部门负责人审批后生效。（6）销毁档案：对于经鉴定需要销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁，销毁时应确保档案的安全。十、档案的移交1.移交范围（1）当剧院的机构、人员等发生变动时，应将相关的艺术档案移交至新的单位或部门。（2）当艺术档案的保管期限届满时，应将超过保管期限的艺术档案移交至档案管理部门指定的单位或部门。2.移交程序（1）编制移交清单：移交单位应编制详细的移交清单，包括档案编号、档案名称、档案内容、档案时间等信息。（2）办理移交手续：移交单位和接收单位应办理移交手续，