共享辅助器具管理制度

共享辅助器具管理制度一、总则（一）目的为了规范公司共享辅助器具的管理，提高资源利用效率，满足员工工作中的特殊需求，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在工作期间对共享辅助器具的使用、借用、归还等相关管理活动。（三）基本原则1.资源共享原则：充分发挥共享辅助器具的作用，实现资源在公司内部的合理调配和高效利用。2.规范管理原则：建立健全共享辅助器具的管理流程，确保使用过程的规范化、标准化。3.安全保障原则：保障共享辅助器具的正常使用和员工的人身安全，定期进行检查和维护。4.责任明确原则：明确各部门及员工在共享辅助器具管理中的职责，确保管理工作落实到位。二、共享辅助器具的范围与分类（一）范围1.办公设备类：如电脑、打印机、复印机、扫描仪等。2.办公家具类：如办公桌椅、文件柜、会议桌椅等。3.辅助工具类：如计算器、订书机、打孔机、装订机等。4.特殊用途设备类：如视力辅助设备、听力辅助设备、肢体辅助设备等，用于满足因身体原因有特殊工作需求的员工。（二）分类1.按使用部门分类：分为行政部门使用类、各业务部门使用类等。2.按使用频率分类：分为常用类、偶尔使用类。3.按功能分类：如信息处理设备、文件管理设备、沟通协作设备等。三、管理职责（一）行政部门1.负责共享辅助器具的整体规划、采购、配置和调配。2.建立共享辅助器具台账，详细记录器具的名称、型号、数量、购置时间、使用状况等信息。3.定期组织对共享辅助器具进行盘点、清查，确保账物相符。4.制定共享辅助器具的维护计划，安排专业人员进行维修、保养，保证器具的正常使用。5.负责对员工使用共享辅助器具的培训和指导。（二）各使用部门1.负责本部门共享辅助器具的日常管理和使用监督。2.确定专人作为本部门共享辅助器具的管理员，负责与行政部门的沟通协调，及时反馈器具的使用需求和故障情况。3.督促本部门员工正确使用共享辅助器具，做好器具的保管工作，防止损坏、丢失。（三）员工1.按照规定的流程申请、使用共享辅助器具。2.爱护共享辅助器具，不得擅自拆卸、改装、转借他人，如有损坏应及时报告。3.使用完毕后，按时归还共享辅助器具，并保持器具的完好和清洁。四、共享辅助器具的申请与审批（一）申请流程1.员工如需使用共享辅助器具，应填写《共享辅助器具使用申请表》，详细说明申请原因、使用期限、所需器具名称及型号等信息。2.将申请表提交至所在部门的共享辅助器具管理员。3.部门管理员对申请进行初审，核实申请的合理性和必要性，签署意见后提交至行政部门。（二）审批流程1.行政部门收到申请表后，根据共享辅助器具的库存情况和其他员工的使用需求进行审批。2.对于常用类且库存充足的共享辅助器具，行政部门应在[X]个工作日内完成审批，并通知员工领取。3.对于偶尔使用类或库存紧张的共享辅助器具，行政部门应根据实际情况进行统筹安排，如与其他部门协调借用等，审批时间可适当延长，但最长不超过[X]个工作日，并及时将审批结果反馈给员工。4.对于特殊用途设备类的申请，行政部门应会同相关专业人员进行评估，确保员工使用的安全性和有效性，审批时间根据具体情况确定，但一般不超过[X]个工作日。五、共享辅助器具的使用与归还（一）使用1.员工凭审批通过的《共享辅助器具使用申请表》到行政部门领取共享辅助器具。领取时，应与行政部门管理人员共同检查器具的完好状况，并在《共享辅助器具领用登记表》上签字确认。2.员工在使用共享辅助器具过程中，应严格按照操作规程进行操作，不得违规使用，以免造成损坏。如因操作不当导致器具损坏，员工应承担相应的赔偿责任。3.对于特殊用途设备类，行政部门应在员工领取时对其进行必要的培训，确保员工正确使用。使用过程中，员工如有任何疑问或不适，应及时向行政部门反馈。（二）归还1.员工使用完毕后，应在规定的归还期限内将共享辅助器具归还至行政部门。归还期限一般为[X]个工作日，如有特殊情况需要延长使用期限，应提前向行政部门申请并获得批准。2.归还时，员工应确保共享辅助器具完好无损、清洁干净，并将相关配件、说明书等一并归还。行政部门管理人员应进行认真检查，如发现器具存在损坏或缺失配件等情况，应及时与员工沟通核实，并按照本制度的相关规定进行处理。3.在《共享辅助器具领用登记表》上记录归还时间和器具状况，双方签字确认。六、共享辅助器具的维护与保养（一）日常维护1.各使用部门的共享辅助器具管理员应督促本部门员工在使用过程中做好器具的日常清洁和简单维护工作，如定期擦拭办公设备、整理办公家具等。2.员工发现共享辅助器具出现故障或异常情况时，应及时停止使用，并报告所在部门的管理员。管理员应立即通知行政部门安排维修。（二）定期保养1.行政部门应制定共享辅助器具的定期保养计划，按照计划对各类器具进行全面检查、保养和维护。2.对于办公设备类，定期进行硬件检测、软件更新、清洁内部部件等保养工作；对于办公家具类，检查结构是否稳固、表面是否磨损等，必要时进行修复或更换部件。3.定期保养工作应做好记录，包括保养时间、保养内容、维修更换部件等信息，并存档备查。（三）维修管理1.行政部门应建立共享辅助器具维修档案，记录每次维修的情况，包括故障现象、维修时间、维修人员、维修费用等。2.对于一般性故障，行政部门应安排内部专业维修人员进行维修；对于较为复杂或需要专业技术支持的故障，应联系外部专业维修机构进行维修。3.维修费用的报销按照公司财务制度执行，对于因人为原因造成的故障维修费用，由责任人承担。七、共享辅助器具的盘点与清查（一）盘点周期1.行政部门应定期对共享辅助器具进行盘点，盘点周期为[X]个月。2.在每年年末，应进行一次全面的年终盘点，确保全年共享辅助器具管理工作的准确性和完整性。（二）盘点方法1.采用实地盘点的方法，对共享辅助器具的数量、型号、使用状况等进行逐一核对。2.盘点过程中，应认真填写《共享辅助器具盘点表》，详细记录盘点结果。（三）清查结果处理1.如发现账物不符的情况，应及时查明原因，并进行相应的账务调整。2.对于盘盈的共享辅助器具，应核实来源并登记入账；对于盘亏的共享辅助器具，应查明责任，属于正常损耗的，按照规定进行核销；属于人为原因造成丢失或损坏的，由责任人按照规定进行赔偿。3.将盘点清查结果形成报告，上报公司管理层，并通报各部门。八、共享辅助器具的报废与处置（一）报废条件1.共享辅助器具已超过使用年限，且无法正常使用或维修成本过高。2.因技术更新、业务调整等原因，现有共享辅助器具已不再适用。3.共享辅助器具因自然灾害、意外事故等原因造成严重损坏，无法修复。（二）报废申请1.行政部门在发现共享辅助器具符合报废条件时，应填写《共享辅助器具报废申请表》，详细说明报废原因、器具名称、型号、购置时间等信息。2.提交报废申请时，应附上相关证明材料，如维修记录、损坏照片等。（三）报废审批1.《共享辅助器具报废申请表》经行政部门负责人审核后，提交公司管理层审批。2.公司管理层根据实际情况进行审批，批准后由行政部门负责组织实施报废处置工作。（四）处置方式1.对于可回收利用的共享辅助器具，如金属办公家具、电子设备零部件等，行政部门应联系专业回收公司进行回收处理，回收所得款项上缴公司财务。2.对于不可回收利用的共享辅助器具，如废旧纸张粉碎机、损坏严重无法修复的办公设备等，应按照环保要求进行妥善处理，如交由有资质的废品处理公司进行销毁等。九、监督与考核（一）监督机制1.行政部门负责对共享辅助器具的管理情况进行日常监督检查，定期或不定期对各部门的使用情况、保管情况等进行抽查。2.设立意见反馈渠道，鼓励员工对共享辅助器具管理中存在的问题提出意见和建议，行政部门应及时受理并处理。（二）考核办法1.将共享辅助器具的管理情况纳入部门和员工的绩效考核体系。2.对于部门考核，主要考核共享辅助器具的管理规范程度、资源利用效率、员工满意度等指标。3.对于员工考核，主要考核是否遵守共享辅助器具的使用规定、是否爱护器具