别墅物业钥匙管理制度

别墅物业钥匙管理制度一、总则1.目的为规范别墅物业钥匙的管理，确保业主房屋及公共区域的安全，保障物业服务工作的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本别墅物业管理区域内涉及的所有业主房屋钥匙、公共区域设施设备钥匙以及物业工作人员使用的各类工作钥匙的管理。3.职责分工物业服务中心负责制定和完善钥匙管理制度，并监督执行。设立专门的钥匙管理台账，对各类钥匙进行详细登记和保管。负责业主房屋钥匙的发放、回收、借用及归还等工作的办理。定期对钥匙管理情况进行检查和盘点，确保钥匙的安全与完整。工程维修部门负责公共区域设施设备钥匙的日常使用和保管，严格按照操作规程进行操作。对设施设备钥匙的损坏、丢失等情况及时上报，并协助物业服务中心进行处理。根据维修工作需要，向物业服务中心借用业主房屋钥匙，并在使用完毕后及时归还。保安部门负责协助物业服务中心做好钥匙的安全保卫工作，防止钥匙被盗或遗失。在紧急情况下，按照规定程序配合使用相关钥匙，保障业主生命财产安全。业主应妥善保管自己房屋的钥匙，不得随意转借他人。如需物业服务中心提供钥匙相关服务，应按照规定程序办理。二、钥匙的分类及标识1.业主房屋钥匙包括入户门钥匙、室内房间门钥匙、信箱钥匙等，每套房屋的钥匙应进行编号，并在钥匙上粘贴相应的标识，注明房屋房号。2.公共区域设施设备钥匙电梯机房钥匙、配电室钥匙、水泵房钥匙等，应标明设施设备名称及所在位置。楼道照明配电箱钥匙、门禁系统钥匙等，应注明所属区域及用途。3.物业工作人员工作钥匙如办公室钥匙、仓库钥匙、工具房钥匙等，应标注使用部门或人员。三、钥匙的登记与保管1.登记物业服务中心应设立钥匙管理台账，详细记录钥匙的编号、类型、所属房号或设施设备名称、领取时间、领取人、归还时间、归还人等信息。对于新接收的房屋钥匙或新配置的设施设备钥匙，应在接收或配置后及时进行登记。钥匙领取人应在钥匙管理台账上签字确认领取情况。2.保管业主房屋钥匙业主房屋钥匙由物业服务中心统一保管，存放在专门的钥匙柜中，钥匙柜应具备防火、防盗、防潮等功能。钥匙柜应设置专人负责管理，非授权人员不得擅自开启。对于长期无人居住的房屋钥匙，应单独存放，并做好标识。公共区域设施设备钥匙工程维修部门应指定专人负责公共区域设施设备钥匙的保管，将钥匙存放在专门的钥匙箱或钥匙架上，并做好标识。钥匙箱或钥匙架应放置在安全、便于取用的位置，不得随意堆放或丢失。设施设备钥匙使用后应及时归还至原位，不得擅自带出工作区域。物业工作人员工作钥匙物业工作人员个人工作钥匙由本人负责保管，不得随意转借他人。如因工作调动或离职等原因，应及时将工作钥匙交回物业服务中心。四、钥匙的发放与回收1.业主房屋钥匙发放业主办理入住手续时，物业服务中心应按照规定程序向业主发放房屋钥匙，并填写《业主房屋钥匙发放登记表》，由业主签字确认。发放的钥匙应确保齐全、完好，如有损坏或缺失，应及时告知业主并进行更换。业主领取钥匙后，应妥善保管，如有遗失或损坏，应及时向物业服务中心报备，并按照规定办理补办手续。2.业主房屋钥匙回收业主办理房屋交接手续（如退房、转让等）时，物业服务中心应收回业主房屋钥匙，并在《业主房屋钥匙回收登记表》上进行登记，由业主签字确认。收回的钥匙应进行检查，如有损坏或缺失，应按照规定要求业主进行赔偿。对于业主遗留的房屋钥匙，物业服务中心应及时与业主联系，通知其前来领取；如无法联系到业主，应妥善保管，并做好记录。3.公共区域设施设备钥匙借用工程维修部门因工作需要借用公共区域设施设备钥匙时，应填写《公共区域设施设备钥匙借用申请表》，注明借用原因、借用时间、预计归还时间等信息，并经部门负责人签字批准后，到物业服务中心办理借用手续。物业服务中心应在钥匙管理台账上记录借用情况，并将钥匙借给申请人。借用人员应按照规定时间归还钥匙，如有特殊情况需要延长借用时间，应提前向物业服务中心申请并说明原因。借用人员在使用钥匙过程中应妥善保管，不得损坏或转借他人，如因借用人员原因导致钥匙损坏或丢失，应照价赔偿。4.物业工作人员工作钥匙领取与交回新入职的物业工作人员在办理入职手续时，由物业服务中心发放工作钥匙，并填写《物业工作人员工作钥匙领取登记表》，由本人签字确认。物业工作人员离职时，应将工作钥匙交回物业服务中心，并在《物业工作人员工作钥匙交回登记表》上进行登记，由本人及部门负责人签字确认。五、钥匙的使用与操作规范1.业主房屋钥匙使用规范物业服务中心工作人员在为业主提供钥匙相关服务（如开锁、维修等）时，应提前与业主沟通确认，并按照规定程序办理相关手续。未经业主书面授权，物业服务中心工作人员不得擅自使用业主房屋钥匙进入业主房屋。在紧急情况下（如业主生命安全受到威胁等），保安部门或工程维修部门可在确保业主安全的前提下，按照规定程序使用业主房屋钥匙进入房屋，但事后应及时通知业主，并做好记录。2.公共区域设施设备钥匙使用规范工程维修人员在使用公共区域设施设备钥匙时，应严格按照操作规程进行操作，确保设施设备的正常运行和安全。开启设施设备前，应检查钥匙是否与所操作的设施设备匹配，避免误操作。使用完毕后，应及时将钥匙归还至原位，并做好使用记录。3.钥匙操作注意事项不得随意插拔钥匙，以免损坏锁芯。如发现钥匙插入困难或无法正常开锁，应及时检查钥匙和锁具，不得强行扭动钥匙。钥匙使用后应保持清洁，避免沾染油污、水渍等，影响钥匙的使用寿命。六、钥匙的盘点与检查1.定期盘点物业服务中心应每月对钥匙进行一次全面盘点，核对钥匙管理台账与实际钥匙数量是否一致。盘点时应逐把检查钥匙的完整性和可用性，如有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并进行处理。盘点结束后，应填写《钥匙盘点表》，由盘点人员签字确认，并将盘点结果上报物业服务中心负责人。2.不定期检查物业服务中心负责人应不定期对钥匙管理情况进行检查，重点检查钥匙的保管、使用、登记等环节是否符合规定要求。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关责任人限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。3.特殊情况检查在发生钥匙丢失、损坏或其他特殊情况后，应及时对相关钥匙进行检查和处理，查明原因，采取相应的防范措施，防止类似情况再次发生。七、钥匙的损坏与丢失处理1.钥匙损坏处理发现钥匙损坏后，应及时更换新钥匙，并在钥匙管理台账上记录损坏情况及更换时间。对于业主房屋钥匙损坏，应及时通知业主，并按照规定程序为业主办理更换手续。对于公共区域设施设备钥匙损坏，应及时安排维修或更换，确保设施设备的正常使用。因正常使用导致的钥匙磨损或损坏，经物业服务中心负责人批准后，可进行更换；因人为原因导致的钥匙损坏，应由责任人照价赔偿。2.钥匙丢失处理发现钥匙丢失后，应立即采取措施寻找，如确实无法找到，应及时报告物业服务中心负责人。对于业主房屋钥匙丢失，应及时通知业主，并协助业主采取必要的安全防范措施，如更换门锁等。同时，应按照规定程序为业主办理补办钥匙手续，业主需支付相应的补办费用。对于公共区域设施设备钥匙丢失，应及时评估丢失钥匙可能带来的安全风险，并采取相应的防范措施，如更换门锁、加强巡逻等。同时，应按照规定程序进行钥匙挂失和重新配置，相关费用由责任人或责任部门承担。对于物业工作人员工作钥匙丢失，应及时报告部门负责人，并按照规定程序进行挂失和补办。如因钥匙丢失导致安全事故或其他损失，责任人应承担相应的责任。八、保密规定1.物业工作人员应对钥匙管理相关信息严格保密，不得向无关人员泄露业主房屋钥匙的存放位置、数量、使用情况等信息。2.在处理涉及