员工因公借款管理制度

员工因公借款管理制度一、总则（一）目的为规范公司员工因公借款行为，加强公司财务管理，提高资金使用效率，保障公司资金安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工因公务需要向公司借款的情况。（三）基本原则1.计划性原则：员工因公借款应根据工作需要，提前做好预算和计划，确保借款用于必要的公务活动。2.合理性原则：借款金额应与实际公务需求相符，不得虚报、多报借款金额。3.及时性原则：员工应在完成公务后及时办理借款报销手续，不得拖延。4.责任追究原则：对于违反本制度的借款行为，将追究相关人员的责任。二、借款申请（一）申请流程1.填写借款申请表：员工因公务需要借款时，应填写《借款申请表》，详细注明借款事由、借款金额、预计还款日期等信息。2.部门负责人审批：部门负责人对借款申请进行审核，确认借款事由真实、合理，借款金额与工作需要相符后，签署审批意见。3.财务部门审核：财务部门对借款申请进行审核，重点审核借款金额的合理性、还款计划的可行性等。如发现问题，及时与借款申请人沟通并要求其补充或修改相关信息。4.总经理审批：经部门负责人和财务部门审核通过的借款申请，报总经理审批。总经理根据公司财务状况和业务需求，决定是否批准借款申请。（二）申请时间员工应在公务活动开展前[X]个工作日提交借款申请，以便财务部门及时安排资金。如遇紧急情况，需提前借款的，应在借款申请表中注明紧急情况及预计还款日期，并经部门负责人和总经理特批。（三）申请材料1.借款申请表：按照规定格式填写完整，内容真实、准确。2.相关业务合同或协议（如有）：如涉及采购、出差等公务活动，需提供相应的业务合同或协议，以证明借款用途的真实性。3.其他必要材料：根据具体借款事由，可能需要提供的其他相关材料，如出差审批单、采购清单等。三、借款审批（一）审批权限1.借款金额在[X]元以下的：由部门负责人审批，财务部门审核备案。2.借款金额在[X]元至[X]元之间的：经部门负责人审核后，报财务部门负责人审批。3.借款金额在[X]元以上的：需经部门负责人、财务部门负责人审核后，报总经理审批。（二）审批时间1.部门负责人审批时间：原则上应在收到借款申请后的[X]个工作日内完成审批。2.财务部门审批时间：财务部门应在收到完整借款申请材料后的[X]个工作日内完成审核。3.总经理审批时间：总经理应在收到经部门负责人和财务部门审核通过的借款申请后的[X]个工作日内完成审批。如遇特殊情况需要延长审批时间的，审批人应及时向借款申请人说明原因。四、借款发放（一）发放方式1.现金支付：对于借款金额较小、不超过[X]元且符合现金支付规定的，可采用现金支付方式。2.银行转账：对于借款金额较大或不符合现金支付规定的，应采用银行转账方式将借款发放至借款申请人指定的银行账户。（二）发放时间财务部门在借款申请获得批准后的[X]个工作日内完成借款发放。如遇节假日或特殊情况，发放时间顺延。五、借款使用（一）专款专用员工应严格按照借款申请表中注明的借款用途使用借款，不得挪作他用。如因特殊情况需要变更借款用途的，应重新填写借款申请表，并按照借款申请流程重新办理审批手续。（二）建立台账财务部门应建立员工因公借款台账，详细记录每笔借款的借款日期、借款金额、借款用途、还款日期、还款金额等信息，以便及时跟踪和管理借款情况。六、借款报销（一）报销期限1.一般公务借款：员工应在完成公务后的[X]个工作日内办理借款报销手续。2.出差借款：员工应在出差返回后的[X]个工作日内办理借款报销手续。（二）报销流程1.整理报销凭证：员工将与借款相关的发票、收据等报销凭证进行整理，确保凭证真实、合法、有效，并按照公司财务报销制度的要求粘贴整齐。2.填写报销单：员工填写《费用报销单》，详细注明报销事由、报销金额、借款金额、还款金额等信息，并在报销单上签字确认。3.部门负责人审核：部门负责人对报销申请进行审核，确认报销事由真实、合理，报销金额与实际支出相符后，签署审批意见。4.财务部门审核：财务部门对报销申请进行审核，重点审核报销凭证的真实性、合法性、完整性，报销金额的计算准确性，以及是否符合公司财务报销制度的规定等。如发现问题，及时与报销申请人沟通并要求其补充或修改相关信息。5.总经理审批：经部门负责人和财务部门审核通过的报销申请，报总经理审批。总经理根据公司财务状况和业务需求，决定是否批准报销申请。（三）报销金额计算1.实际支出金额小于借款金额的：员工应将剩余借款金额及时归还公司。还款金额=借款金额实际报销金额。2.实际支出金额大于借款金额的：员工应填写《补充借款申请表》，按照借款申请流程办理补充借款手续。补充借款金额=实际报销金额借款金额。七、还款管理（一）还款方式1.现金还款：员工可直接以现金形式将借款归还至公司财务部门。2.银行转账还款：员工应将借款金额转账至公司指定的银行账户，并在转账备注中注明借款申请人姓名及借款事由。（二）还款时间1.正常还款：员工应按照借款申请表中注明的预计还款日期按时还款。如因特殊情况需要延期还款的，应提前向财务部门提交书面申请，说明延期还款的原因及预计还款日期，经财务部门批准后方可延期。2.逾期还款：对于逾期未还款的员工，财务部门将从逾期之日起按照每日[X]%的标准收取逾期利息，并在员工工资中扣除相应的逾期借款本金及利息。同时，财务部门将暂停该员工的借款申请资格，直至其还清所有逾期借款。八、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对员工因公借款情况进行审计检查，重点检查借款申请的真实性、合理性，借款使用的合规性，以及借款报销和还款的及时性等。如发现问题，及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。（二）财务监督财务部门负责对员工因公借款进行日常管理和监督，定期核对借款台账，及时发现和纠正借款管理中存在的问题。对于违反本制度的借款行为，财务部门有权拒绝办理借款申请、报销手续或要求借款人限期整改。九、责任追究（一）违规行为界定1.虚报借款金额：员工故意虚报借款金额，骗取公司资金的。2.挪用借款：员工将借款挪作他用，未按照借款用途使用资金的。3.逾期不还借款：员工未按照规定时间还款，经多次催款仍拒不还款的。4.提供虚假报销凭证：员工为报销虚假费用，提供虚假发票、收据等报销凭证的。5.其他违规行为：违反本制度规定的其他借款行为。（二）责任追究方式1.批评教育：对于初次违规且情节较轻的员工，给予批评教育，责令其限期改正。2.经济处罚：对于违规行为造成公司经济损失的员工，按照损失金额的一定比例给予经济处罚，罚款金额从其工资中扣除。3.行政处分：对于违规情节严重的员工，给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除