公司日常会议管理制度

公司日常会议管理制度一、总则（一）目的为规范公司日常会议管理，提高会议效率，确保会议决策有效执行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类日常会议，包括但不限于部门例会、工作协调会、项目推进会等。（三）会议原则1.高效务实原则：会议应围绕明确的主题展开，注重解决实际问题，避免冗长、空洞的讨论。2.权责明确原则：明确会议组织者、参会人员的职责，确保会议有序进行。3.沟通顺畅原则：营造开放、平等的沟通氛围，鼓励参会人员充分发表意见和建议。二、会议分类及组织（一）部门例会1.召开频率：各部门每周[X]召开一次部门例会，如有特殊情况可临时增加。2.组织者：部门负责人3.参会人员：部门全体成员4.会议内容总结上周工作进展，汇报本周工作计划。讨论工作中遇到的问题及解决方案。传达公司相关政策、通知。（二）工作协调会1.召开频率：根据工作需要适时召开。2.组织者：涉及多部门工作协调的牵头部门或上级领导3.参会人员：相关部门负责人及工作人员4.会议内容协调跨部门工作事项，明确各部门职责和工作接口。解决工作中出现的部门间协作问题。推进重点项目或工作任务的实施。（三）项目推进会1.召开频率：根据项目进度安排，定期或不定期召开。2.组织者：项目负责人或项目经理3.参会人员：项目团队成员、相关部门负责人4.会议内容汇报项目进展情况，包括已完成的工作、遇到的问题及解决方案。讨论项目下一阶段的工作计划和目标。协调项目资源，解决项目推进过程中的困难。三、会议准备（一）确定会议主题和议程1.会议组织者应提前明确会议主题，确保主题清晰、聚焦。2.根据会议主题制定详细的议程，合理安排会议时间和各项议题顺序。议程应提前[X]天发送给参会人员。（二）收集会议资料1.与会议主题相关的文件、报告、数据等资料，由相关部门或人员提前准备。2.资料应确保准确、完整，并在会议前[X]天提交给会议组织者。（三）通知参会人员1.会议组织者应提前[X]天通过邮件、即时通讯工具等方式向参会人员发送会议通知。2.通知内容应包括会议主题、时间、地点、议程、需准备的资料等信息。（四）布置会议场地1.根据会议规模和类型，选择合适的会议场地。2.提前布置好会议场地，确保音响、投影仪、麦克风等设备正常运行，桌椅摆放整齐，资料摆放有序。四、会议流程（一）会议签到1.参会人员应提前到达会议现场，在会议签到表上签到。2.会议组织者应安排专人负责签到工作，统计参会人员出勤情况。（二）会议开场1.会议开始前，主持人应简要介绍会议目的、议程和参会人员。2.宣布会议纪律，要求参会人员将手机调至静音或关机状态，保持会场安静。（三）议题讨论1.按照议程顺序，依次进行各项议题的讨论。2.主持人应引导参会人员围绕议题展开讨论，鼓励充分发表意见和建议。讨论过程中应保持秩序，避免出现争吵或混乱局面。3.参会人员应积极参与讨论，认真倾听他人发言，做好记录。对于重要观点和建议，应及时记录下来。（四）决策形成1.对于讨论的议题，如有需要做出决策，应在充分讨论的基础上，按照公司决策程序进行表决。2.表决方式可根据议题性质和实际情况选择举手表决、投票表决等方式。3.决策结果应明确记录在会议纪要中，并确保参会人员知晓。（五）会议总结1.会议接近尾声时，主持人应对会议进行总结。2.总结内容包括会议讨论的主要内容、达成的共识、决策结果以及下一步工作安排等。3.强调会议决策的重要性和执行要求，确保参会人员明确各自的工作任务。（六）会议结束1.主持人宣布会议结束。2.参会人员有序离开会议场地。五、会议记录（一）记录人员安排1.每场会议应安排专人负责会议记录。会议记录人员可以是会议组织者指定的人员，也可以是参会人员中的记录员。2.记录人员应具备良好的文字记录能力和沟通能力，能够准确、完整地记录会议内容。（二）记录内容要求1.会议记录应包括会议基本信息（如会议名称、时间、地点、参会人员等）、会议议程、讨论内容、决策结果等。2.对于讨论过程中的重要观点、建议、分歧等应详细记录，包括发言人员姓名、发言内容要点等。3.记录应使用规范的语言和格式，确保清晰、准确、易读。（三）会议记录整理与分发1.会议结束后，记录人员应及时对会议记录进行整理，核对记录内容的准确性和完整性。2.整理后的会议记录应在[X]个工作日内发送给参会人员和相关部门负责人，供其查阅和参考。3.重要会议的会议记录应作为公司档案资料进行保存，保存期限按照公司档案管理制度执行。六、会议跟进与执行（一）明确责任人和时间节点1.对于会议决策事项，应明确责任人和完成时间节点。责任人应是具体负责执行决策事项的部门或个人。2.时间节点应合理、明确，具有可操作性，便于跟踪和监督。（二）建立跟踪机制1.会议组织者或指定的跟进人员应定期对会议决策事项的执行情况进行跟踪。2.跟踪方式可以包括定期汇报、实地检查、电话沟通等。对于执行过程中出现的问题，应及时协调解决。（三）结果反馈1.责任人应按照规定的时间节点向会议组织者反馈决策事项的执行结果。2.反馈内容应包括工作进展情况、取得的成果、遇到的问题及解决方案等。3.会议组织者应对反馈结果进行审核和评估，对于执行不力的情况，应及时督促整改。七、会议纪律（一）按时参会1.参会人员应严格按照会议通知要求的时间准时参加会议。如有特殊情况不能按时参会，应提前向会议组织者请假。2.迟到人员应在会议休息期间向主持人说明迟到原因，并尽快进入会场就座。（二）遵守秩序1.参会人员应遵守会议纪律，保持会场安静，不得在会议期间随意走动、交头接耳、玩手机或从事与会议无关的事情。2.如需发言，应先举手示意，经主持人同意后再发表意见。发言应简洁明了，切中主题。（三）尊重他人1.参会人员应尊重他人的发言和观点，不得打断或贬低他人。对于不同意见，应通过理性的方式进行沟通和交流。2.会议期间应保持良好的礼仪，不得出现不文明行为。八、会议评估与改进（一）定期评估1.公司定期对会议管理情况进行评估，评估周期为[X]个月/季度/年度。2.评估内容包括会议组织效率、会议效果、参会人员满意度等方面。（二）收集反馈意见1.通过问卷调查、面谈等方式收集参会人员对会议管理的反馈意见和建议。2.反馈意见应包括对会议主题、议程、时间安排、组织形式、沟通效果等方面的评价和改进建议。（三）分析与改进1.对收集到的反馈意见进行分析，找出存在的