军人安置档案管理制度

军人安置档案管理制度一、总则（一）目的为规范军人安置档案管理工作，确保军人安置档案的真实、完整、安全和有效利用，保障军人合法权益，促进退役军人顺利融入地方工作，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司接收的军人安置档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，对军人安置档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和系统性。2.真实完整原则严格审核档案材料，确保档案内容真实可靠，材料齐全完整，如实反映军人服役期间的表现和经历。3.安全保密原则采取必要的安全保密措施，确保档案信息不泄露，维护军人的隐私和合法权益。4.高效利用原则建立便捷的档案查阅和利用机制，提高档案服务效率，为军人安置及后续管理工作提供有力支持。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责军人安置档案的接收、整理、保管、查阅和转递等工作。2.制定和完善档案管理制度，规范档案管理流程。3.对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理水平。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案安全。（二）档案管理人员职责1.负责档案的具体整理、分类、编号、装订等工作。2.严格遵守档案管理规定，做好档案的保管和保密工作。3.按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时登记和归还档案。4.协助档案管理部门完成档案清查和盘点工作。（三）相关部门职责1.人力资源部门负责军人安置的组织协调工作，配合档案管理部门做好档案审核和人员安置工作。2.财务部门保障档案管理工作所需的经费，确保档案管理设施设备的购置和维护。3.其他相关部门按照档案管理部门的要求，提供与军人安置档案相关的材料和信息。三、档案接收（一）接收依据公司根据国家及地方政府有关军人安置政策，接收符合条件的军人安置档案。（二）接收流程1.档案交接由军人本人或其委托人持相关证明材料，与档案管理部门办理档案交接手续。交接双方应当面清点档案材料，核对档案数量，并在交接清单上签字确认。2.档案审核档案管理部门对接收的档案进行初步审核，重点审核档案材料是否齐全、完整，档案内容是否真实、准确。对于不符合要求的档案，及时与移交单位沟通，要求补充或更正相关材料。3.档案登记审核通过的档案，档案管理人员按照规定进行登记，建立档案管理台账，记录档案的基本信息、接收时间、存放位置等。四、档案整理（一）整理原则按照档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类根据军人档案的内容和性质，将档案分为履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资待遇材料、任免材料、出国（境）材料、培训材料、其他材料等类别。2.排序各类档案材料按照时间顺序或重要程度进行排序，确保档案材料的逻辑性和连贯性。3.编目对每份档案材料进行编号、编目，填写档案材料目录，注明材料名称、日期、来源等信息，便于查阅和检索。4.装订将整理好的档案材料按照顺序进行装订，确保档案的整齐和牢固。五、档案保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案安全存放。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案材料，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。六、档案查阅（一）查阅权限1.公司内部因工作需要查阅军人安置档案的，需经档案管理部门负责人批准，并办理查阅手续。2.外单位因特殊情况需要查阅军人安置档案的，需持单位介绍信，经公司分管领导批准，并办理查阅手续。（二）查阅流程1.查阅申请查阅人填写《军人安置档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并提交相关证明材料。2.审批档案管理部门对查阅申请进行审核，报经批准后，开具《军人安置档案查阅介绍信》。3.查阅登记查阅人凭《军人安置档案查阅介绍信》到档案管理部门办理查阅登记手续，档案管理人员按照规定提供档案查阅服务。4.查阅限制查阅人应当在指定的场所查阅档案，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得泄露档案内容。查阅完毕后，应及时归还档案，并在查阅登记册上签字确认。七、档案借阅（一）借阅权限原则上不允许借阅军人安置档案。因特殊情况确需借阅的，需经公司主要领导批准，并办理借阅手续。（二）借阅流程1.借阅申请借阅人填写《军人安置档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等信息，并提交相关证明材料。2.审批档案管理部门对借阅申请进行审核，报经公司主要领导批准后，开具《军人安置档案借阅介绍信》。3.借阅登记借阅人凭《军人安置档案借阅介绍信》到档案管理部门办理借阅登记手续，档案管理人员将档案交付借阅人，并告知借阅注意事项。4.借阅归还借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，逾期未还的，档案管理部门应及时催还。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。八、档案转递（一）转递条件军人安置档案因工作调动、退休、升学等原因需要转递的，按照国家及地方政府有关规定办理转递手续。（二）转递流程1.转递申请由军人本人或其委托人向档案管理部门提出档案转递申请，填写《军人安置档案转递申请表》，并提交相关证明材料。2.审核档案管理部门对转递申请进行审核，核实转递原因和接收单位信息，确保转递手续合法合规。3.转递登记审核通过后，档案管理人员按照规定进行转递登记，填写《军人安置档案转递通知单》，注明档案转递的原因、接收单位、转递日期等信息。4.档案封装档案管理人员将档案材料进行整理、核对，确保档案材料齐全完整后，进行封装，并在封口处加盖档案管理部门印章。5.档案转递档案管理部门通过机要交通或专人送取等方式，将档案转递给接收单位，并要求接收单位在《军人安置档案转递通知单》回执上签字确认。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立军人安置档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息化管理内容1.档案数字化对军人安置档案进行扫描、图像处理等数字化处理，建立电子档案数据库。2.信息录入将档案材料的相关信息录入信息化管理系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。3.系统功能信息化管理系统应具备档案录入、查询、统计、借阅、转递等功能，方便档案管理部门和相关人员使用。4.数据安全采取数据备份、加密、访问控制等安全措施，保障电子档案数据的安全。十、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.对涉及国家机密、军人隐私等敏感信息的档案，应采取特殊的保密措施。3.档案查阅、借阅场所应具备保密条件，防止档案信息泄露。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施设备，如消防器材、监控设备等。2.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.制定档案安全应急预案，提高应对突发事件的能力，确保档案安全。十一、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关规定和档案保管期限，对军人安置档案进行定期鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。（二）鉴定流程1.成立鉴定小组由档案管理部门负责人、相关业务人员等组成鉴定小组，负责档案鉴定工作。2.鉴定内容鉴定小组对档案的保管期限、价值等进行评估，确定档案是否仍有保存价值。3.鉴定结论鉴定小组根据鉴定结果，出具鉴定报告，提出档案销毁或继续保管的意见。（三）销毁流程1.审批经鉴定需要销毁的档案，报经公司主要领导批准后，方可进行销毁。2.销毁实施档案管理部门按照规定的程序和方法，对档案进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销