工程建设合同管理制度

工程建设合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司工程建设合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程建设项目涉及的各类合同，包括但不限于工程勘察合同、设计合同、施工合同、监理合同、物资采购合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和政策的规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方的合法权益，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同管理职责（一）合同管理部门及职责1.法务部门负责合同文本的合法性审查，对合同条款是否符合法律法规进行把关。参与重大合同的谈判、起草工作，提供法律意见和建议。处理合同纠纷，代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序。2.工程管理部门负责工程建设项目合同的前期策划和起草工作，组织合同谈判。对合同执行情况进行跟踪、监督和检查，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。负责工程变更的审核和管理，根据变更情况及时调整合同价款和工期等条款。3.财务部门参与合同的评审工作，对合同的付款方式、结算条款等进行审核，确保公司资金安全和合理使用。负责合同款项的支付审核和账务处理，定期与相关部门核对合同执行情况和款项收付情况。4.审计部门对合同的签订、履行、变更、终止等过程进行审计监督，检查合同管理的合规性和有效性。对重大合同进行专项审计，提出审计意见和建议，防范合同风险。（二）合同承办人员职责1.负责合同的具体起草、谈判、签订等工作，确保合同内容准确、完整、合法。2.及时向合同管理部门及相关领导汇报合同签订、履行过程中的重要事项和问题。3.按照合同约定履行义务，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。4.负责收集、整理合同履行过程中的相关资料，建立合同档案。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.项目启动：工程管理部门根据项目需求，确定项目负责人，由项目负责人负责合同的前期策划和准备工作。2.合同起草：项目负责人组织相关人员起草合同文本，合同文本应明确双方的权利义务、工程内容、质量标准、工期要求、价款支付方式、违约责任等条款。3.合同评审合同起草完成后，由合同承办人员将合同文本提交给合同管理部门、财务部门、审计部门等相关部门进行评审。各评审部门应在规定时间内对合同文本进行审核，并提出书面评审意见。评审意见应包括对合同条款的合法性、合理性、完整性等方面的评价，以及对存在问题的修改建议。4.合同谈判：根据评审意见，合同承办人员与对方进行合同谈判，协商解决合同条款中的分歧和问题。谈判过程中应做好记录，形成谈判纪要。5.合同签订：合同谈判达成一致后，由法定代表人或其授权代表签订合同。签订合同前，应确保合同文本已经过各部门评审通过，且对方已加盖公章或合同专用章。（二）合同审批权限1.合同金额在[X]万元以下的，由工程管理部门负责人审批，报法务部门备案。2.合同金额在[X]万元至[X]万元之间的，由工程管理部门负责人审核后，报分管领导审批，报法务部门备案。3.合同金额在[X]万元以上的，由工程管理部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批，报法务部门备案。（三）合同文本要求1.合同文本应使用公司统一制定的合同模板，特殊情况需要修改合同模板的，应经法务部门同意。2.合同条款应明确、具体、完整，避免模糊不清、歧义或漏洞。3.合同中应明确双方的权利义务、违约责任、争议解决方式等条款，确保合同具有可操作性和可执行性。4.合同文本应使用中文书写，如有特殊需要使用外文书写的，应同时提供中文译本，并以中文译本为准。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，合同承办人员应及时组织相关部门和人员进行合同交底，明确合同双方的权利义务、合同执行要点、注意事项等内容。2.合同交底应形成书面记录，由参与交底的人员签字确认，并作为合同履行过程中的重要参考资料。（二）合同执行跟踪1.工程管理部门应建立合同执行台账，对合同的执行情况进行跟踪、记录和统计分析。2.合同承办人员应定期检查合同执行情况，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。对于重大问题，应及时向合同管理部门及相关领导汇报。3.财务部门应按照合同约定及时支付款项，对合同款项的支付情况进行跟踪和核对，确保支付的准确性和及时性。（三）合同变更管理1.合同履行过程中，如需变更合同条款，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。3.工程管理部门应根据合同变更情况，及时调整工程进度计划、质量标准、价款支付等相关内容，并通知财务部门和其他相关部门。（四）合同终止管理1.合同履行完毕或双方协商一致提前终止合同的，应签订合同终止协议。2.合同终止后，合同承办人员应及时清理合同履行过程中的相关资料，办理合同结算手续，并将合同档案移交公司档案室归档。五、合同风险管理（一）风险识别与评估1.合同管理部门应定期对合同进行风险识别和评估，分析合同履行过程中可能存在的风险因素，如对方违约风险、不可抗力风险、法律风险等。2.根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，降低合同风险。（二）风险应对措施1.对于对方违约风险，应在合同中明确违约责任条款，加强合同执行跟踪，及时采取措施追究对方违约责任。2.对于不可抗力风险，应在合同中约定不可抗力的范围、通知程序、责任承担等条款，及时通知对方并采取合理措施减少损失。3.对于法律风险，应加强合同文本的合法性审查，咨询专业法律意见，及时处理合同纠纷，维护公司合法权益。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同承办人员应在合同签订、履行、变更、终止等过程中，及时收集相关资料，包括合同文本、谈判纪要、评审意见、变更协议、结算凭证、验收报告等。2.收集的资料应真实、完整、有效，能够反映合同的签订和履行情况。（二）档案整理1.合同承办人员应按照公司档案管理规定，对收集的合同资料进行整理、分类和编号。2.整理后的合同档案应包括合同正本、副本、附件及相关资料，确保档案的完整性和系统性。（三）档案保管1.合同档案应妥善保管，存放于公司档案室或指定的保管地点，确保档案的安全和保密。2.档案室应建立合同档案台账，对合同档案的收、发、存等情况进行记录和管理。（四）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经相关领导批准后，到档案室查阅。2.查阅档案时，应在档案室工作人员的监督下进行，不得擅自复印、拍照、涂改或损毁档案资料。3.查阅完毕后，应及时将档案归还档案室，并办理归还手续。七、监督与考核（一）监督检查1.合同管理部门应定期对合同签订、履行、变更、终止等情况进行监督检查，确保合同管理工作的规范、有效。2.审计部门应不定期对合同管理情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.公司建立合同管理考核评价制度，对合同管理部门和合同承办人员的工作进行考核评价。2.考核评价内容包括合同签订的规范性、合同履行的情况、合同风