外包物流发货管理制度

外包物流发货管理制度一、总则（一）目的为了规范公司外包物流发货流程，确保货物准确、及时、安全地送达客户手中，提高客户满意度，降低物流成本，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有通过外包物流方式发货的业务活动，包括但不限于成品发货、原材料发货等。（三）基本原则1.准确性原则：确保发货信息准确无误，包括货物数量、规格、型号、收货地址等，避免因信息错误导致的货物延误、错发等问题。2.及时性原则：按照客户要求的时间节点安排发货，确保货物按时送达，提高客户满意度。3.安全性原则：在物流运输过程中，采取必要的措施确保货物安全，防止货物损坏、丢失等情况发生。4.成本效益原则：在保证发货质量和服务水平的前提下，合理控制物流成本，提高公司经济效益。二、职责分工（一）销售部门1.负责接收客户订单，审核订单信息的完整性和准确性，并及时将订单信息传递给物流部门。2.与客户沟通发货时间、发货方式等相关事宜，确保客户对发货安排满意。3.跟踪订单发货情况，及时处理客户关于发货的疑问和投诉。（二）物流部门1.根据销售部门传递的订单信息，选择合适的外包物流供应商，并签订物流服务合同。2.负责与外包物流供应商协调发货事宜，包括货物包装、运输安排、物流费用结算等。3.跟踪货物运输状态，及时掌握货物运输情况，如发现异常情况及时通知相关部门处理。4.负责物流费用的核算和报销工作。（三）仓库管理部门1.负责按照订单要求准备货物，确保货物数量准确、质量合格，并做好货物的标识和记录。2.协助物流部门进行货物的包装、装卸等工作，确保货物在运输过程中不受损坏。3.负责仓库货物的盘点和管理工作，确保账实相符。（四）财务部门1.负责审核物流费用的报销凭证，确保费用支出合理合规。2.与物流部门核对物流费用账目，及时支付物流费用。3.对物流成本进行核算和分析，为公司决策提供数据支持。三、发货流程（一）订单接收与审核1.销售部门收到客户订单后，对订单信息进行审核，包括客户名称、收货地址、联系电话、货物明细、数量、价格等。如发现订单信息不完整或不准确，及时与客户沟通确认。2.审核无误后，销售部门将订单信息录入公司销售管理系统，并将订单副本传递给物流部门。（二）物流供应商选择1.物流部门根据订单货物的性质、数量、运输距离、客户要求等因素，选择合适的外包物流供应商。选择时应综合考虑物流供应商的信誉、服务质量、运输价格、运输能力等因素。2.与选定的物流供应商签订物流服务合同，明确双方的权利和义务，包括货物运输要求、运输时间、运输费用、货物保险、违约责任等条款。（三）货物准备1.仓库管理部门根据订单要求，准备货物。在准备货物过程中，应严格按照货物的存储要求进行操作，确保货物质量不受影响。2.对准备好的货物进行核对，确保货物数量准确、质量合格，并做好货物的标识和记录。标识内容应包括货物名称、规格、型号、数量、收货地址等信息。（四）货物包装1.根据货物的性质和运输要求，物流部门指导仓库管理部门对货物进行包装。包装应符合国家相关标准和物流供应商的要求，确保货物在运输过程中不受损坏。2.对于易碎、易损、易燃、易爆等特殊货物，应采取特殊的包装措施，并在包装上标明警示标识。（五）发货通知1.物流部门根据订单发货时间要求，提前向物流供应商发送发货通知，明确货物的名称、规格、型号、数量、发货时间、发货地点、收货地址等信息。2.发货通知应采用书面形式或电子形式发送给物流供应商，并要求物流供应商确认收到通知。（六）货物交接1.仓库管理部门按照发货通知的要求，将货物交付给物流供应商。在货物交接过程中，双方应共同对货物的数量、质量、包装等进行核对，并填写货物交接清单。2.货物交接清单应包括货物名称、规格、型号、数量、包装情况、交接时间、交接地点、交接双方签字等内容。货物交接清单一式两份，双方各执一份。（七）运输跟踪1.物流部门负责跟踪货物运输状态，及时掌握货物运输情况。可通过物流供应商提供的物流信息系统、电话查询等方式进行跟踪。2.如发现货物运输过程中出现异常情况，如延误、损坏、丢失等，物流部门应及时通知相关部门处理，并与物流供应商协商解决方案。（八）货物签收1.货物送达客户指定地点后，物流供应商应要求客户在货物签收单上签字确认。货物签收单应包括货物名称、规格、型号、数量、收货地址、签收时间、签收人等内容。2.物流供应商应及时将货物签收单反馈给物流部门，物流部门再将货物签收情况反馈给销售部门。销售部门负责与客户核对货物签收情况，如发现问题及时处理。四、物流费用管理（一）费用核算1.物流部门根据与物流供应商签订的物流服务合同，按照实际发生的物流费用进行核算。物流费用包括运输费用、包装费用、装卸费用、保险费用等。2.物流费用核算应准确、及时，确保费用数据的真实性和完整性。核算过程中应严格按照公司财务制度的规定进行操作。（二）费用报销1.物流部门在完成货物运输后，应及时整理物流费用报销凭证，包括物流服务合同、发货通知、货物交接清单、货物签收单、运输发票等。2.将整理好的报销凭证提交给财务部门审核。财务部门按照公司财务制度的规定对报销凭证进行审核，审核无误后予以报销。（三）费用控制1.公司建立物流费用预算管理制度，对物流费用进行预算控制。物流部门应根据公司业务发展情况和历史物流费用数据，编制年度物流费用预算，并报公司领导审批。2.在物流费用发生过程中，物流部门应严格按照预算控制物流费用支出，如发现费用超支情况，应及时分析原因并采取措施进行调整。3.定期对物流费用进行分析和评估，总结经验教训，不断优化物流发货流程，降低物流成本。五、货物保险管理（一）保险购买1.根据货物的价值、运输风险等因素，物流部门决定是否为货物购买保险。如需要购买保险，应选择合适的保险公司，并按照保险公司的要求办理保险手续。2.在购买货物保险时，应明确保险金额、保险范围、保险期限等条款，确保货物在运输过程中的风险得到有效保障。（二）保险理赔1.如货物在运输过程中发生保险事故，物流部门应及时通知保险公司，并按照保险公司的要求提供相关证明材料，如货物损失清单、运输记录、事故报告等。2.协助保险公司进行理赔工作，跟踪理赔进度，确保公司能够及时获得保险赔偿。六、异常情况处理（一）货物延误1.如因物流供应商原因导致货物延误，物流部门应及时与物流供应商沟通，了解延误原因，并要求物流供应商采取措施尽快安排货物运输。2.同时，物流部门应将货物延误情况通知销售部门，由销售部门与客户沟通解释，争取客户的理解和支持。如因货物延误给客户造成损失，公司应按照合同约定承担相应的赔偿责任。（二）货物损坏1.如货物在运输过程中发生损坏，物流部门应及时通知物流供应商，并要求物流供应商到现场查看货物损坏情况。2.同时，物流部门应拍照记录货物损坏情况，并填写货物损坏报告。货物损坏报告应包括货物名称、规格、型号、数量、损坏情况、运输单号、运输时间、运输路线等信息。3.与物流供应商协商货物损坏赔偿事宜，如协商不成，可通过法律途径解决。同时，物流部门应及时安排补货或换货，确保客户能够按时收到货物。（三）货物丢失1.如货物在运输过程中丢失，物流部门应立即报警，并通知物流供应商。同时，物流部门应配合警方和物流供应商进行调查，提供相关线索和证据。2.与物流供应商协商货物丢失赔偿事宜，如协商不成，可通过法律途径解决。同时，物流部门应及时安排补货或换货，确保客户能够按时收到货物。七、监督与考核（一）监督机制1.公司建立外包物流发货监督机制，定期对物流发货流程进行检查和评估。检查内容包括订单接收与审核、物流供应商选择、货物准备、包装、发货通知、货物交接、运输跟踪、货物签收、物流费用管理、货物保险管理、异常情况处理等环节。2.对检查中发现的问题及时进行整改，