公司干部档案管理制度

公司干部档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司干部档案管理，有效地保护和利用档案，提高干部管理工作的效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体干部档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：干部档案必须如实反映干部的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集干部各个方面的信息，保证档案材料的完整性。3.保密性原则：严格遵守保密规定，确保干部档案信息不被泄露。4.动态管理原则：根据干部的发展变化，及时更新档案内容，保持档案的时效性。二、档案管理职责（一）人力资源部门职责1.负责制定和完善干部档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司干部档案，建立干部档案库。3.负责干部档案材料的收集、鉴别、整理、归档、保管和查阅等工作。4.定期对干部档案进行检查和核对，确保档案的完整和安全。5.根据工作需要，为有关部门提供干部档案信息服务。（二）干部所在部门职责1.负责及时将本部门干部的相关材料送交人力资源部门归档。2.协助人力资源部门做好干部档案的管理工作，提供必要的支持和配合。（三）档案管理人员职责1.认真学习和贯彻执行档案管理的法律法规和公司的档案管理制度。2.负责干部档案的日常管理工作，包括档案的整理、分类、编号、装订等。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，做好档案查阅、借阅登记工作。4.负责档案库房的安全管理，确保档案的安全和完整。5.定期对档案进行清点和核对，发现问题及时报告并处理。三、档案内容（一）履历材料1.干部个人基本情况登记表，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、参加工作时间、学历、学位、专业技术职务、任职经历等。2.干部履历表，详细记录干部的学习、工作经历。（二）自传材料干部本人撰写的关于自己成长经历、思想变化等方面的材料。（三）鉴定、考核、考察材料1.干部定期考核登记表，包括德、能、勤、绩、廉等方面的评价。2.干部任职考察材料，包括对干部拟任职务的考察情况。3.干部年度考核结果通知等相关材料。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书复印件、学历认证报告等。2.参加各类培训的结业证书、培训鉴定等材料。3.专业技术职务任职资格评审表、聘任文件等。（五）政审材料1.政治历史情况审查表。2.入党、入团志愿书及相关审批材料。（六）党团材料1.党员年度民主评议表、党员组织关系介绍信等。2.团员年度团籍注册登记表、入团申请书等。（七）奖励材料1.各级各类奖励证书、表彰决定等。2.个人获得的荣誉称号及相关证明材料。（八）处分材料1.干部受到党纪政纪处分的决定、处分审批表等。2.解除处分的相关材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资调整通知等。2.干部任免审批表、任职文件等。3.干部出国（境）审批表、护照复印件等。（十）其他可供组织参考的材料1.个人工作总结、述职报告等。2.反映干部个人重要情况的其他材料。四、档案收集与整理（一）收集1.人力资源部门定期向各部门发出档案材料收集通知，明确收集内容和时间要求。2.各部门应指定专人负责收集本部门干部的相关材料，并及时送交人力资源部门。3.干部个人应主动向所在部门提供与本人有关的材料，确保档案内容的完整性。（二）鉴别1.档案管理人员对收集到的材料进行认真鉴别，确保材料真实、完整、有效。2.对不符合要求的材料，应及时与相关部门或人员沟通，要求补充或更换。（三）整理1.按照档案内容分类，对材料进行排序、编目、装订。2.建立档案目录，包括档案编号、姓名、材料名称、日期等信息，便于查阅。3.对破损、褪色的材料进行修复或复制，确保档案的质量。五、档案保管（一）档案库房建设1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。（二）档案存放1.按照干部类别和档案编号顺序，将档案存放在档案柜中。2.对重要档案和机密档案，应采取特殊的保管措施。（三）档案保管期限1.干部档案长期保管，未经批准不得销毁。2.对超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。（四）档案安全管理1.建立档案安全管理制度，加强对档案库房的日常管理。2.定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时处理。3.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应办理相关手续。六、档案查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅干部档案的，应填写《干部档案查阅申请表》，注明查阅理由、查阅内容等。2.查阅申请表经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。3.档案管理人员根据审批意见，提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。4.查阅档案应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出。5.查阅人员不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅干部档案的，应填写《干部档案借阅申请表》，注明借阅理由、借阅期限等。2.借阅申请表经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。3.档案管理人员根据审批意见，办理档案借阅手续，并收取借阅押金。4.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。6.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，如无损坏、丢失等情况，退还借阅押金。七、档案转递（一）转递条件1.干部工作调动、职务变动等需要转递档案的。2.干部退休、离职等需要转递档案的。（二）转递程序1.由干部所在部门填写《干部档案转递通知单》，注明转递原因、转递单位等信息。2.《干部档案转递通知单》经人力资源部门负责人签字同意后，与档案一并密封，通过机要交通或专人送取的方式转递。3.档案管理人员应及时跟踪档案转递情况，确保档案安全送达接收单位。4.接收单位收到档案后，应在《干部档案转递通知单》回执上签字盖章，并及时反馈给人力资源部门。八、档案信息化管理（一）建立干部档案信息系统1.利用现代信息技术，建立干部档案信息系统，实现档案信息的电子化管理。2.将干部档案中的各类信息录入信息系统，建立电子档案数据库。（二）信息系统管理1.明确信息系统的使用权限，确保档案信息的安全。2.定期对信息系统进行维护和更新，保证数据的准确性和完整性。3.利用信息系统提供档案查阅、统计分析等功能，提高档案管理工作的效率和水平。九、档案保密与纪律（一）保密规定1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.查阅、借阅档案的人员应严格遵守保密纪律，不得擅自传播档案信息。3.对违反保密规定的行为，应依法依规追究责任。（二）纪律要求1.档案管理人员应认真履行职责，严格