内控行政合同管理制度

内控行政合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政合同管理，规范行政合同签订、履行等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在行政管理活动中签订的各类行政合同，包括但不限于采购合同、租赁合同、服务合同、合作协议等。（三）基本原则1.合法性原则：行政合同的签订、履行必须遵守国家法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.审慎性原则：签订行政合同前，应进行充分的调查、评估和审核，确保合同条款公平合理，风险可控。3.归口管理原则：行政合同实行归口管理，明确各部门职责，确保合同管理工作有序进行。4.全程监控原则：对行政合同签订、履行、变更、终止等全过程进行监控，及时发现和解决问题。二、合同管理部门及职责（一）法务部门1.负责对行政合同的合法性进行审查，提出法律意见和建议。2.参与重大行政合同的谈判、起草、签订等工作，协助处理合同纠纷。3.对合同管理工作进行法律指导和监督，防范法律风险。（二）业务部门1.负责行政合同的前期调研、谈判、起草等工作，提供合同签订的相关资料和信息。2.负责合同的履行，及时处理合同履行过程中出现的问题，并向归口管理部门报告。3.配合法务部门等相关部门进行合同审查、纠纷处理等工作。（三）财务部门1.负责对行政合同的资金预算、支付等进行审核和管理，确保资金安全。2.参与合同条款中涉及财务事项的审核，提出财务意见和建议。3.对合同执行情况进行财务监督和分析，及时发现和纠正财务问题。（四）归口管理部门1.负责制定行政合同管理制度和流程，指导和监督各部门的合同管理工作。2.负责行政合同的统一编号、登记、归档等工作，建立合同管理台账。3.参与重大行政合同的审核、谈判等工作，协调解决合同管理中的重大问题。4.定期对合同管理工作进行检查和评估，提出改进措施和建议。三、合同签订管理（一）合同立项1.业务部门根据工作需要，提出行政合同立项申请，填写《行政合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、内容、金额、期限等基本情况，并附相关背景资料和可行性分析报告。2.立项申请经部门负责人审核后，报归口管理部门审批。归口管理部门对申请进行审核，重点审查合同的必要性、可行性、合规性等，提出审核意见。3.经审批同意立项的合同，由业务部门负责组织实施。（二）合同起草1.业务部门负责合同的起草工作，合同文本应符合法律法规的规定，明确双方的权利和义务，条款清晰、准确、完整。2.涉及重大事项或复杂法律问题的合同，业务部门应会同法务部门共同起草。（三）合同审查1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交归口管理部门进行初审。归口管理部门对合同的格式、内容完整性等进行审查，提出初审意见。2.初审通过后，合同文本提交法务部门进行合法性审查。法务部门从法律角度对合同条款进行审查，重点审查合同的主体资格、权利义务、违约责任、争议解决方式等是否合法有效，提出法律审查意见。3.财务部门对合同中涉及的资金预算、支付方式等财务事项进行审核，提出财务审查意见。4.各部门根据审查意见对合同文本进行修改完善，确保合同符合要求。（四）合同签订1.合同经审查通过后，由业务部门负责与对方当事人进行谈判，达成一致意见后签订合同。2.签订合同前，应确保合同签订主体具有合法资格，签订人具有授权委托书。合同签订应使用公司统一印制的合同文本，由法定代表人或授权代表签字，并加盖公司公章。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交归口管理部门进行登记、归档，并送法务部门、财务部门等相关部门备案。四、合同履行管理（一）履行计划制定1.业务部门应根据合同约定，制定合同履行计划，明确合同履行的步骤、时间节点、责任人等，并将履行计划报归口管理部门备案。2.履行计划应具有可操作性，确保合同能够按时、按质、按量履行。（二）履行跟踪与监督1.业务部门负责合同的具体履行工作，应按照履行计划及时履行合同义务，并定期向归口管理部门报告合同履行情况。2.归口管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。对重大合同履行情况，应进行重点跟踪和监督。3.法务部门应对合同履行过程中的法律问题进行指导和监督，及时提供法律支持和服务。4.财务部门应按照合同约定及时办理资金支付手续，对合同资金使用情况进行监督和管理。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订程序进行审查和签订。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应及时通知对方当事人，并按照合同约定或法律法规的规定办理解除手续。解除合同的相关文件应报归口管理部门备案。（四）纠纷处理1.合同履行过程中发生纠纷，业务部门应及时与对方当事人进行沟通协商，争取妥善解决。2.如协商不成，业务部门应及时向归口管理部门报告，并会同法务部门等相关部门研究制定纠纷解决方案。3.纠纷处理过程中，应注意收集和保存相关证据，维护公司合法权益。五、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同正本、副本、补充协议、变更协议、解除协议、往来函件、会议纪要、纠纷处理文件等相关资料收集齐全，并移交归口管理部门。2.归口管理部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理与归档1.归口管理部门应对收集到的合同档案资料进行整理，按照合同类别、签订时间、编号等进行分类，编制档案目录。2.整理后的合同档案资料应及时归档，存入公司档案管理系统或档案库房，并建立电子和纸质档案。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到归口管理部门查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制。如需复制档案资料，应经归口管理部门负责人批准。3.公司外部单位或个人因特殊原因需要查阅合同档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司分管领导批准后，由归口管理部门安排专人陪同查阅。4.借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人和归口管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）档案保管与销毁1.归口管理部门应指定专人负责合同档案的保管工作，确保档案安全。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.定期对合同档案进行清理和检查，对已超过保管期限或已无保存价值的档案，应按照公司档案管理制度的规定进行销毁。销毁档案时，应填写《合同档案销毁申请表》，经公司分管领导批准后，由专人负责监销，并在销毁清单上签字确认。六、合同风险管理（一）风险识别与评估1.法务部门、业务部门等相关部门应定期对行政合同进行风险识别和评估，分析合同签订、履行过程中可能存在的风险因素，如法律风险、信用风险、市场风险、财务风险等。2.根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，明确风险防控责任人和防控期限。（二）风险防控措施1.加强合同审查，严格把关合同条款，确保合同合法合规，降低法律风险。2.对合同对方当事人进行信用调查，评估其信用状况，防范信用风险。3.关注市场动态，及时调整合同履行策略，应对市场风险。4.加强财务审核，严格控制合同资金支付，防范财务风险。5.建立合同风险预警机制，及时发现和预警潜在风险，采取有效措施加以防范和化解。七、监督与考核（一）监督检查1.归口管理部门应定期对各部门的合同管理工作进行监督检查，检查内容包括合同管理制度执行情况、合同签订与履行情况、合同档案管理情况等。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核评价1.建立合同管理工作考核评价机制，对各部门的合同管理工作进行量化考核评价。考核评价指标包括合同签订合规率、合同履行率、合同纠纷发生率、档案管理规范率等。