学生信息保密管理制度

学生信息保密管理制度一、总则（一）目的为加强对学生信息的保护，确保学生个人信息的安全与隐私，防止信息泄露、滥用等情况的发生，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及学生信息收集、存储、使用、传输、共享、删除等处理活动的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，依法处理学生信息。2.保密性原则：采取必要的保密措施，确保学生信息不被泄露给无关人员。3.完整性原则：保证学生信息的准确、完整，防止信息被篡改或丢失。4.正当性原则：仅在合法、正当、必要的目的下收集、使用学生信息。二、学生信息的范围（一）基本信息包括学生姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、联系方式、家庭住址等。（二）教育信息如学号、学籍号、所在学校、专业、年级、入学时间、毕业时间等。（三）成绩信息各科成绩、考试排名、学分情况等。（四）奖惩信息获得的奖励、受到的处分等。（五）其他信息如健康状况、实习经历、就业意向等。三、信息收集（一）收集渠道1.学生主动提供：通过公司规定的信息收集表格、系统等方式，由学生自行填写相关信息。2.学校提供：与学校相关部门合作，获取学生的部分信息，但需遵循学校的规定和流程。3.其他合法途径：在符合法律法规和学生意愿的前提下，通过其他正当途径收集必要的学生信息。（二）收集要求1.明确收集目的：在收集学生信息前，必须向学生明确说明收集信息的目的、范围、方式以及使用用途，确保学生知晓并同意。2.合法合规：收集过程应严格遵守法律法规，不得采用欺诈、胁迫等不正当手段获取学生信息。3.最小化原则：仅收集与处理目的相关的必要信息，避免过度收集。四、信息存储（一）存储方式1.电子存储：采用安全的服务器存储学生信息，确保服务器具备完善的安全防护措施，如防火墙、入侵检测系统等。2.数据备份：定期对学生信息进行备份，备份数据存储在不同的物理位置，以防数据丢失或损坏。3.存储介质管理：对存储学生信息的硬盘、磁带等介质进行严格管理，标注存储内容和存储时间，存储介质报废时应进行安全销毁。（二）访问控制1.设置不同的用户权限：根据员工的工作职责，设置相应的信息访问权限，只有经过授权的人员才能访问特定的学生信息。2.身份认证与授权：采用用户名、密码、数字证书等多种身份认证方式，确保访问人员身份的真实性和合法性。对于涉及重要学生信息的访问，需进行额外的审批流程。3.审计与记录：对学生信息的访问操作进行审计和记录，包括访问时间、访问人员、访问内容等，以便及时发现和追溯异常访问行为。五、信息使用（一）使用目的1.教学管理：用于课程安排、教学评估、学生学业指导等教学相关活动。2.就业服务：为学生提供就业推荐、职业指导、企业招聘信息匹配等服务。3.其他合法用途：在法律法规允许的范围内，为实现公司与学生相关的合法业务目的而使用学生信息。（二）使用规范1.遵循收集目的：使用学生信息应严格限定在收集时所明确的目的范围内，不得超出范围使用。2.匿名化处理：在可能的情况下，对学生信息进行匿名化处理后再使用，以保护学生的隐私。3.审批流程：对于涉及重要学生信息的特殊使用情况，需经过相关部门负责人和公司高层的审批。六、信息传输（一）内部传输1.建立安全的传输渠道：在公司内部不同部门之间传输学生信息时，应使用公司内部安全的网络系统或经过加密处理的文件传输方式，确保信息传输过程中的安全性。2.传输记录：对学生信息的内部传输进行记录，包括传输时间、传输部门、接收部门、传输内容等，以便进行跟踪和审计。（二）外部传输1.与合作伙伴传输：当需要向外部合作伙伴传输学生信息时，必须签订保密协议，明确双方的权利和义务，要求合作伙伴采取与公司同等的保密措施保护学生信息。2.加密传输：采用加密技术对传输的学生信息进行加密处理，确保信息在传输过程中不被窃取或篡改。3.审批流程：外部传输学生信息需经过严格的审批，由相关业务部门提出申请，说明传输目的、传输对象、传输信息内容等，经公司信息安全管理部门审核和公司领导批准后方可进行。七、信息共享（一）共享原则1.合法合规：共享学生信息必须符合法律法规的要求，不得违反学生的意愿进行共享。2.必要且最小化：仅在必要的情况下，向必要的第三方共享最少的学生信息，以实现合法的业务目的。3.书面协议：与共享信息的第三方签订书面协议，明确双方在信息保护方面的责任和义务。（二）共享范围1.学校：在与学校进行正常业务沟通和合作时，根据需要共享部分学生信息，以支持学校的教学管理和学生服务工作。2.企业合作伙伴：在学生就业合作等业务中，向合法的企业合作伙伴共享学生的就业意向、基本信息等必要信息，以便企业进行人才选拔和招聘。3.其他经学生同意的合法共享情况：在学生明确同意的前提下，可向其他合法的第三方共享学生信息，但必须确保第三方具备良好的信息保护能力。八、信息删除（一）删除情形1.学生毕业或离校：在学生毕业、离校或与公司终止相关业务关系后，根据公司规定和法律法规要求，及时删除不再需要的学生信息。2.信息已过保存期限：对于按照规定保存期限存储的学生信息，在期限届满后进行删除处理。3.学生要求删除：当学生提出删除其个人信息的合理要求时，公司应在核实身份后及时进行删除操作，但法律法规另有规定的除外。（二）删除流程1.申请与审批：由相关业务部门提出学生信息删除申请，说明删除原因、删除信息内容等，经信息安全管理部门审核和公司领导批准。2.数据清理：按照批准的删除范围，对存储在各种介质上的学生信息进行彻底删除，并确保无法恢复。3.记录与审计：对学生信息删除操作进行记录，包括删除时间、删除人员、删除内容等，以便进行审计和追溯。九、保密措施（一）人员培训1.定期开展保密培训：组织涉及学生信息处理的员工参加保密培训，提高员工的保密意识和技能。2.培训内容：包括法律法规、保密制度、信息安全知识、信息处理操作规范等。（二）物理安全1.办公场所安全：确保存放学生信息的办公场所安全，设置门禁系统，限制无关人员进入。2.设备管理：对用于处理学生信息的计算机、服务器等设备进行妥善管理，设置开机密码、屏幕保护密码等，防止设备丢失或被盗导致信息泄露。（三）网络安全1.防火墙与入侵检测：部署防火墙和入侵检测系统，防范网络攻击和恶意软件入侵，保护学生信息网络安全。2.数据加密：对存储和传输的学生信息进行加密处理，确保信息在网络环境中的保密性和完整性。（四）制度约束1.签订保密协议：与涉及学生信息处理的员工签订保密协议，明确员工的保密义务和违约责任。2.违规处理：对违反保密制度的行为制定明确的处罚措施，包括警告、罚款、解除劳动合同等，视情节轻重追究相应责任。十、监督与检查（一）内部监督1.成立监督小组：由公司信息安全管理部门、人力资源部门等相关人员组成监督小组，定期对学生信息保密管理情况进行检查。2.检查内容：包括信息收集、存储、使用、传输、共享、删除等环节的合规性，保密措施的执行情况，员工的保密意识等。（二）外部审计1.定期进行外部审计：委托专业的审计机构对公司学生信息保密管理情况进行审计，确保公司的管理活动符合法律法规和行业标准。2.审计报告与整改：根据外部审计报告提出的问题和建议，及时进行整改，完善相关制度和措施。十一、应急处理（一）应急预案制定制定学生信息安全应急预案，明确信息泄露事件发生时的应急处理流程、责任分工、报告机制等。（二）应急响应1.事件报告：一旦发现学生信息泄露事件，相关人员应立即向公司信息安全管理部门报告，信息安全管理部门应在规定时间内报告公司领导。2.应急处置：迅速采取措施，如切断网络连接、封锁信息系统、调查事件原因等，防止信息进一步泄露，并及时通知受影响的学生。3.后续处