公司快递收寄管理制度

公司快递收寄管理制度一、总则（一）目的为规范公司快递收寄管理，确保公司快递收发工作的准确、及时、安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中涉及的快递收寄业务。（三）基本原则1.确保工作高效原则：在保证快递安全准确的前提下，优化流程，提高快递收发效率，不影响公司正常业务开展。2.责任明确原则：明确各环节责任人员，确保快递收寄过程中出现的问题能够及时追溯到责任人。3.安全保密原则：严格遵守国家法律法规，确保公司文件、资料及物品在快递传递过程中的安全与保密，防止信息泄露和物品损坏丢失。二、寄件管理（一）寄件申请1.员工因工作需要寄发快递时，应填写《快递寄件申请表》，详细注明寄件人姓名、部门、联系电话、收件人姓名、地址、联系电话、寄件内容、快递类型（如文件、包裹等）及预计重量等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字，对于涉及重要文件、合同、机密信息等寄件，还需经公司相关领导审批同意。（二）快递选择1.根据寄件内容、重量、收件地址等因素，综合考虑快递费用、服务质量、时效性等，选择合适的快递公司。一般优先选择与公司签订合作协议的快递公司，如无合作协议，需在申请表中注明选择该快递公司的原因。2.对于贵重物品、易碎品等特殊物品，应选择保价服务，并在申请表中明确标注。（三）包装要求1.寄件人应根据快递内容妥善进行包装，确保在运输过程中不受损坏。文件类应使用文件袋或信封封装，并确保封口牢固；包裹类应使用纸箱等合适的包装材料，内部物品应填充缓冲材料，如泡沫、气泡垫等，防止碰撞。2.对于液体、粉末、易燃易爆等危险物品，严禁通过公司快递渠道寄发。（四）费用结算1.快递费用由寄件人所在部门承担。寄件人在寄件时，应按照所选快递公司的收费标准支付快递费用。2.每月末，公司行政部门将对当月各部门的快递费用进行统计汇总，并与快递公司核对账单。核对无误后，由行政部门统一办理费用结算手续。（五）寄件流程1.寄件人将填写完整并经审核批准的《快递寄件申请表》及待寄物品交至公司前台或指定的快递收发点。2.前台或快递收发点工作人员核对申请表信息与待寄物品无误后，按照寄件人选择的快递公司进行下单操作，并打印快递单号。3.工作人员将快递单号粘贴在包裹或文件上，并对寄件物品进行称重、计费，告知寄件人快递费用金额。4.寄件人支付快递费用后，工作人员将寄件物品交予快递公司收件员，并做好交接记录。交接记录应包括快递单号、寄件人姓名、收件人姓名、寄件内容、重量、收件时间、收件员姓名及联系方式等信息。三、收件管理（一）收件登记1.公司前台或指定的快递收发点负责接收所有寄往公司的快递。收件时，工作人员应仔细核对快递单号、收件人姓名及部门等信息，确保快递准确无误送达。2.对于收件的快递，工作人员应及时进行登记，填写《快递收件登记表》，详细记录快递单号、寄件人姓名、寄件公司、收件人姓名、部门、联系电话、寄件内容、预计重量、收件时间等信息。3.登记完成后，工作人员应在快递上标注收件日期，并按照收件人部门或指定的存放区域进行分类存放。（二）收件通知1.前台或快递收发点工作人员应在收件后及时通知收件人领取快递。通知方式可采用电话、邮件、内部通讯工具等方式，确保收件人能够及时知晓快递已到达公司。2.对于重要文件或紧急物品的快递，应优先通知收件人，并告知其重要性及紧急程度，提醒收件人尽快领取。（三）收件领取1.收件人凭有效身份证件到前台或快递收发点领取快递。领取时，应在《快递收件登记表》上签字确认。2.如收件人因特殊原因无法亲自领取，可委托他人代领。代领人需提供收件人的授权委托书及代领人有效身份证件，经前台或快递收发点工作人员核实无误后，方可代领快递，并在登记表上签字。（四）异常处理1.如发现快递在运输过程中出现破损、丢失、延误等异常情况，前台或快递收发点工作人员应立即与快递公司联系，了解情况并要求其按照相关规定进行处理。2.同时，工作人员应及时将异常情况告知寄件人及收件人，并协助寄件人或收件人跟进处理进度，直至问题得到妥善解决。3.对于因快递异常给公司或员工造成损失的，应按照快递公司的赔偿规定及相关法律法规要求，向快递公司索赔，以维护公司及员工的合法权益。四、快递收发点管理（一）人员配备1.公司应根据快递收发业务量，合理配备前台或快递收发点工作人员。工作人员应具备责任心强、服务态度好、熟悉快递业务流程等素质。2.快递收发点工作人员应接受公司统一组织的业务培训，熟悉公司快递收寄管理制度及操作流程，掌握快递收发相关技能，确保工作准确、高效开展。（二）场地管理1.快递收发点应设置在公司内部相对独立、便于快递收发的区域，保持场地整洁、通风良好，确保快递存放安全。2.场地内应配备必要的办公设备，如电脑、打印机、电子秤等，以及快递存放货架、推车等工具，满足快递收发工作需要。3.快递收发点应设置监控设备，对快递收发区域进行24小时监控，确保快递安全。监控录像应至少保存30天，以备查询。（三）物品管理1.快递收发点应建立快递物品出入库管理制度，对快递的收寄、存放、领取等环节进行详细记录，做到账物相符。2.定期对快递收发点的物品进行盘点，确保快递物品数量准确、状态良好。对于积压时间较长或无人领取的快递，应及时与相关部门或人员沟通，按照规定进行处理。3.快递收发点应妥善保管快递包装材料，如纸箱、文件袋、信封等，做到节约使用、循环利用。（四）安全管理1.快递收发点工作人员应严格遵守公司安全管理制度，确保快递收发过程中的安全。严禁在快递收发点吸烟、使用明火，严禁存放易燃易爆等危险物品。2.加强对快递收发点的防火、防盗、防潮等安全措施，配备必要的消防器材，定期检查维护，确保其性能良好。3.如遇自然灾害、突发事件等紧急情况，应按照公司应急预案要求，及时采取措施，确保快递物品安全，并及时向上级报告。五、监督与考核（一）监督检查1.公司行政部门负责对公司快递收寄管理工作进行定期监督检查，检查内容包括寄件申请流程、快递选择、包装要求、费用结算、收件登记、通知及领取等环节的执行情况。2.行政部门可通过查阅相关记录、实地查看、询问工作人员及收件人等方式进行检查，发现问题及时督促整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核机制1.将快递收寄管理工作纳入员工绩效考核体系，对严格遵守制度、工作表现优秀的员工给予适当奖励；对违反制度、工作失误或造成损失的员工，视情节轻重给予相应的处罚。2.考核指标主要包括快递收发的准确性、及时性、安全性、费用控制等方面。具体