煤炭公司档案管理制度

煤炭公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强煤炭公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于煤炭公司总部及所属各部门、各分支机构的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案管理工作的统筹协调和指导监督。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集和整理公司在各项工作中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案服务效率。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定和完善公司档案管理的具体办法和操作规程。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立和维护公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.负责档案库房的安全管理，确保档案的实体安全，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作。5.组织开展档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。6.负责组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理人员的专业素质和业务能力。7.负责公司档案的查阅、借阅服务工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续，确保档案的合理利用。8.参与公司重大活动、重要项目的档案管理工作，对档案的形成、积累和整理进行指导和监督。9.负责向公司内部各部门提供档案信息咨询服务，为公司的决策、生产、经营等工作提供支持。10.负责与上级主管部门、档案行政管理部门及其他相关单位的档案业务联系与交流。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的齐全、完整、准确。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，并接受公司综合管理部门的业务指导和监督。3.按照公司档案管理制度的要求，定期向公司综合管理部门移交本部门应归档的档案。4.严格遵守档案查阅、借阅规定，在本部门范围内合理利用档案，并做好档案使用记录。5.负责本部门档案的安全保管，防止档案丢失、损坏和泄密。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密。2.认真履行档案管理岗位职责，负责档案的收集、整理、编目、上架、保管、查阅、借阅等具体工作。3.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能，不断提高档案管理工作水平。4.积极参与档案管理的各项业务培训和学习活动，不断更新知识结构，提高业务能力。5.负责档案管理设备的日常维护和管理，确保设备正常运行，保障档案管理工作的顺利开展。6.对档案管理工作中发现的问题及时向上级汇报，并提出改进建议。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为行政管理类、党群工作类、生产技术类、经营管理类、人力资源类、财务管理类、审计法务类、基本建设类、设备仪器类等九大类。具体分类如下：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司规章制度、会议纪要、工作计划、总结报告、领导讲话、重要文件、通知、通报、请示、批复、函件等。2.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、企业文化建设、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。3.生产技术类：包括煤炭生产规划、技术方案、操作规程、安全规程、质量标准、地质勘探报告、开采设计、通风设计、瓦斯防治、防治水、机电管理、设备维修、技术改造、科技创新等方面的文件材料。4.经营管理类：包括市场营销、物资采购、销售合同、客户关系管理、企业经营业绩考核、经济活动分析、统计报表等方面的文件材料。5.人力资源类：包括员工招聘、培训、考核、薪酬福利、绩效管理、劳动合同、人事档案等方面的文件材料。6.财务管理类：包括财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表、财务审计报告、税务申报、资金管理、资产管理等方面的文件材料。7.审计法务类：包括内部审计报告、外部审计报告、法务文件、合同审查、诉讼案件、知识产权保护等方面的文件材料。8.基本建设类：包括基本建设项目的立项、可行性研究报告、初步设计、施工图设计、工程招投标文件、工程合同、工程变更、工程竣工验收等方面的文件材料。9.设备仪器类：包括设备采购合同、设备安装调试记录、设备操作规程、设备维护保养记录、设备档案卡片、仪器仪表检定证书等方面的文件材料。（二）档案编号档案编号采用“大类代码+年度+流水号”的方式进行编制。具体编号规则如下：1.大类代码：按照档案分类的九大类，分别用一位数字表示，即1行政管理类、2党群工作类、3生产技术类、4经营管理类、5人力资源类、6财务管理类、7审计法务类、8基本建设类、9设备仪器类。2.年度：用四位数字表示档案形成的年份，如2023年。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，从0001开始依次编号。例如，一份2023年形成的行政管理类档案，其编号为120230001；一份2023年形成的党群工作类档案，其编号为220230002。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的材料。2.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等文件。3.公司员工在工作中形成的重要文件、报告、总结、论文等。4.公司获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。5.其他与公司生产、经营、管理等工作相关的有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应熟悉档案收集范围和要求，对本部门形成的档案材料进行全面收集，不得遗漏。3.对收集到的档案材料应进行初步整理，确保材料的齐全、完整、准确，并按照档案分类的要求进行分类。4.对于重要的档案材料，应及时向公司综合管理部门移交，不得擅自留存或销毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、装订、上架和查阅。（四）整理方法1.分类：按照档案分类的要求，将收集到的档案材料进行分类。2.编号：为每一份档案材料编制唯一的编号，编号应按照档案编号规则进行编制。3.编目：对每一份档案材料进行编目，编目内容包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等。4.装订：对纸张规格不一致、破损的档案材料进行修整、裱糊，然后按照一定的顺序进行装订，确保档案材料的整齐、牢固。5.上架：将整理好的档案材料按照分类顺序上架存放，便于查阅和保管。五、档案的保管（一）档案库房建设1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备、温湿度控制设备等。3.档案库房应保持清洁、整齐，档案架排列应整齐有序，便于档案的存放和查找。（二）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分标准如下：1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程，公司年度财务决算报告，公司重要会议纪要，公司重大决策文件，公司与外部单位签订的重要合同、协议等。2.长期保管：凡是反映公司一般职能活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为16年至50年。主要包括公司一般性会议纪要，公司年度工作计划、总结报告，公司各项规章制度，公司员工的重要人事档案材料，公司与外部单位签订的一般性合同、协议等。3.短期保管：凡是反映公司局部职能活动，在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为5年至15年。主要包括公司临时性工作文件，公司一般性业务报表，公司员工的一般性人事档案材料等。（三）档案保管措施1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量准确、完好无损。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。3.做好档案库房的温湿度记录，根据温湿度变化情况及时采取相应的调控措施，确保档案库房的温湿度符合要求。4.加强对档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如防火报警器、防盗报警器、监控设备等，确保档案库房的安全。5.严格遵守档案查阅、借阅规定，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，防止档案丢失、损坏和泄密。6.定期对档案进行清理和鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容，经所在部门负责人签字同意后，报公司综合管理部门审批。2.公司综合管理部门对《档案查阅申请表》进行审核，对符合查阅条件的，予以批准，并安排档案管理人员提供查阅服务。3.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员只能在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。4.查阅人员如需复印档案材料，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印手续。复印的档案材料应与原件核对无误，并加盖档案查阅专用章。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅目的等内容，经所在部门负责人签字同意后，报公司综合管理部门审批。2.公司综合管理部门对《档案借阅申请表》进行审核，对符合借阅条件的，予以批准，并办理档案借阅手续。3.借阅档案时，借阅人员应向档案管理人员出具有效身份证件，并在《档案借阅登记簿》上签字登记。档案管理人员应将档案当面交给借阅人员，并告知借阅人员档案的保管要求和注意事项。4.借阅人员应严格遵守档案借阅期限，按时归还档案。如需延期归还，应提前办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如因保管不善造成档案丢失、损坏的，应承担相应的赔偿责任。6.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（三）特殊情况查阅与借阅1.因公司重大活动、重要项目等特殊情况需要查阅、借阅档案的，应经公司分管领导批准，并按照规定办理查阅、借阅手续。2.外部单位因工作需要查阅、借阅公司档案的，应出具单位介绍信和有效身份证件，经公司综合管理部门审核，报公司分管领导批准后，按照规定办理查阅、借阅手续。查阅、借阅档案的内容应严格限定在与该单位工作相关的范围内，不得查阅、借阅与该单位工作无关的档案。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由公司综合管理部门负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全、完整，是否有缺页、漏项等情况。2.档案的准确性：核对档案内容是否真实、准确，是否与实际情况相符。3.档案的时效性：评估档案是否仍具有现实利用价值，是否已过保管期限。4.档案的重复度：检查档案是否存在重复记录，是否有可合并或简化的情况。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对公司档案进行全面清查，对每一份档案进行逐一审查。2.根据档案的鉴定内容，对档案的保管期限和销毁范围提出初步意见。3.将初步鉴定意见提交公司综合管理部门审核，审核通过后报公司分管领导审批。4.经公司分管领导批准后的鉴定意见作为档案销毁的依据。（四）销毁程序1.对已批准销毁的档案，档案管理人员应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等内容。2.《档案销