村级档案规范管理制度

村级档案规范管理制度一、总则（一）目的为加强村级档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在村级各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村范围内各类档案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：村级档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映村级工作的实际情况，数据准确无误。3.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的泄露和损坏。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责村级档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.制定档案管理制度和工作计划，定期对档案进行检查和盘点，确保档案的安全和完整。3.负责档案的查阅、借阅登记工作，按照规定提供档案利用服务，对利用情况进行记录。4.积极开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。5.参与档案的鉴定和销毁工作，对失去保存价值的档案提出销毁意见。（二）各部门职责1.各部门负责本部门形成档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交档案管理人员。2.在工作中形成的各类文件材料，应及时交本部门负责人审核，符合归档要求的，由部门负责人签字后移交档案管理人员。3.配合档案管理人员做好档案的整理、编目、鉴定、销毁等工作，提供必要的协助和支持。三、档案的收集（一）收集范围1.上级党委、政府及有关部门下发的与本村工作相关的文件、通知、指示、规定等。2.本村党组织、村委会形成的各类文件材料，包括工作计划、总结、报告、决议、会议记录、统计报表等。3.本村各项工作中形成的合同、协议、责任书、承诺书等。4.本村各类活动的照片、录像、录音等声像资料。5.本村村民的基本信息、户籍资料、土地承包合同等。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。3.对破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制后再行归档。4.声像资料应注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并进行整理和编目。四、档案的整理（一）分类标准1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、宣传工作、精神文明建设等方面的文件材料。2.行政管理类：包括村委会工作制度、会议记录、工作计划、总结、统计报表等文件材料。3.经济发展类：包括农村经济政策、产业发展规划、财务收支、土地管理等方面的文件材料。4.社会事务类：包括民政、社保、教育、卫生、文化等方面的文件材料。5.农业农村类：包括农业生产、农村基础设施建设、生态环境保护等方面的文件材料。6.其他类：不属于上述分类的其他文件材料。（二）整理方法1.按照分类标准，对收集到的文件材料进行分类。2.对每一类文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.按照文件材料的形成时间顺序进行排列，同一时间的文件材料按照重要程度排列。4.对每份文件材料进行编目，编目内容包括文件编号、文号、题名、日期、责任者、保管期限等。5.将编目后的文件材料进行装订，装订应整齐、牢固，便于查阅和保管。6.按照分类和编号顺序，将装订好的文件材料装入档案盒，并在档案盒上标明类别、年度、保管期限等信息。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应符合标准要求，便于档案的存放和管理。3.档案库房应保持清洁卫生，温度和湿度应符合规定要求，定期进行检查和维护。（二）保管期限1.村级档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：本村党组织、村委会形成的重要文件材料，如工作计划、总结、报告、决议等；涉及本村重大事项、重要活动的文件材料；具有历史查考价值的文件材料等。3.长期保管的档案主要包括：本村各项工作中形成的一般性文件材料，如会议记录、统计报表、合同协议等；保管期限为10年至50年的文件材料。4.短期保管的档案主要包括：本村临时性工作中形成的文件材料，如短期工作计划、总结等；保管期限为1年至10年的文件材料。（三）档案的清点和检查1.档案管理人员应定期对档案进行清点和检查，确保档案的数量准确、存放有序。2.每年对档案进行一次全面检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等，发现问题及时处理。3.对破损、褪色、霉变等档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整和可读。六、档案的利用（一）查阅权限1.本村村民因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经档案管理人员审核同意后，方可查阅。2.外单位人员查阅本村档案的，应持单位介绍信，经档案管理人员审核同意，并报村主要领导批准后，方可查阅。3.查阅档案应在档案管理人员指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案库房。（二）查阅登记1.档案管理人员应对查阅档案的人员进行登记，登记内容包括查阅时间、查阅人员姓名、单位、查阅内容、查阅目的等。2.查阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量和完整性，确认无误后，在查阅登记本上签字注销。（三）档案的借阅1.本村村民因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经档案管理人员审核同意，并报村主要领导批准后，方可借阅。2.外单位人员借阅本村档案的，应持单位介绍信，经档案管理人员审核同意，并报村主要领导批准后，方可借阅。3.借阅档案应严格遵守借阅期限，借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，如发现档案损坏或丢失，应及时报告档案管理人员，并承担相应的责任。（四）档案的复印1.因工作需要复印档案的，应填写《档案复印申请表》，经档案管理人员审核同意后，方可复印。2.复印档案应在档案管理人员的监督下进行，复印后应将复印件交档案管理人员核对，确认无误后，在复印件上加盖“与原件核对无误”章。3.复印档案应按照规定收取复印费用，复印费用标准由村委会另行制定。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。2.对档案的鉴定应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由村主要领导担任组长，档案管理人员和相关部门负责人为成员。档案鉴定小组负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（三）鉴定方法1.定期鉴定：每年对档案进行一次定期鉴定，对保管期限已满的档案进行全面审查，确定其是否仍具有保存价值。2.随时鉴定：在档案管理过程中，如发现档案内容已失去保存价值或保管期限已满，应及时进行鉴定。3.鉴定结果：档案鉴定小组对档案进行鉴定后，应形成鉴定报告，明确档案的存毁意见。（四）销毁程序1.对失去保存价值的档案，经档案鉴定小组审核批准后，方可进行销毁。2.档案销毁前，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立村级档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行分类、编目、存储。2.建立档案信息化管理系统：利用计算机技术和网络技术，建立档案信息化管理系统，实现档案的在线检索、借阅、利用等功能。3.数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息化管理系统的数据安全