建筑档案工作管理制度

建筑档案工作管理制度一、总则（一）目的为加强公司建筑档案工作的规范化、科学化管理，确保建筑档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥建筑档案在公司生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与建筑活动相关的部门、项目及人员，包括但不限于工程管理部门、设计部门、施工单位、监理单位等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司建筑档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责统筹协调，确保各类建筑档案资料的完整性和系统性。2.真实性原则建筑档案应如实反映建筑活动的全过程，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则涵盖建筑项目从规划、设计、施工到竣工验收等各个环节的文件资料，保证档案的全面性。4.时效性原则及时收集、整理、归档建筑档案，确保档案信息的时效性，以便在需要时能快速提供有效支持。二、建筑档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司建筑档案管理的规章制度和工作流程。2.负责公司建筑档案的集中统一管理，接收、整理、保管、统计和提供利用各类建筑档案资料。3.指导和监督各部门、项目的建筑档案收集、整理、归档工作，定期开展档案工作检查和培训。4.参与公司建筑项目的竣工验收，负责对项目档案的专项验收，确保档案符合归档要求。5.负责建筑档案的数字化建设，推进档案信息资源的开发利用，提高档案管理的信息化水平。（二）工程管理部门职责1.负责组织、协调本部门及相关部门在建筑项目实施过程中形成的各类文件资料的收集、整理和归档工作。2.明确项目档案管理责任人，督促责任人及时将项目建设过程中的重要文件、会议纪要、技术资料等移交档案管理部门。3.在项目建设过程中，配合档案管理部门做好档案资料的收集、整理指导工作，确保档案资料的准确性和完整性。4.参与项目档案的专项验收工作，对档案资料的真实性、完整性和准确性进行审核。（三）设计部门职责1.负责收集、整理本部门在建筑项目设计过程中形成的各类文件资料，包括设计图纸、计算书、设计变更等。2.按照档案管理要求，对设计文件资料进行分类、编号、装订，确保资料的规范性和系统性。3.在项目设计完成后，及时将设计档案移交档案管理部门，并办理交接手续。（四）施工单位职责1.负责本单位在建筑项目施工过程中形成的各类文件资料的收集、整理和归档工作，包括施工组织设计、施工日志、技术交底、质量检验报告、安全资料等。2.建立健全项目档案管理制度，明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时收集和整理。3.在工程竣工后，按照合同要求和档案管理规定，将完整的项目施工档案移交建设单位档案管理部门。4.配合建设单位和档案管理部门做好项目档案的专项验收工作，对验收提出的问题及时进行整改。（五）监理单位职责1.负责收集、整理本单位在建筑项目监理过程中形成的各类文件资料，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理通知、工程质量评估报告等。2.对施工单位的档案资料收集、整理工作进行监督检查，确保施工档案资料的真实性、完整性和规范性。3.在工程竣工后，协助建设单位做好项目档案的专项验收工作，对项目档案进行审核并出具审核意见。三、建筑档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。2.设计文件初步设计、施工图设计文件及设计变更文件等。3.施工文件施工组织设计、施工方案、施工图纸会审记录、技术交底、施工日志、工程测量记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录等。4.监理文件监理规划、监理细则、监理月报、监理通知、工程质量评估报告、监理工作总结等。5.竣工验收文件工程竣工验收报告、工程竣工备案表、工程质量保修书、竣工图等。6.其他与建筑项目相关的文件资料，如项目照片、影像资料、会议纪要等。（二）收集要求1.各部门、项目应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并按照规定进行存储和备份。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史衔接性。2.按照项目前期、设计、施工、监理、竣工验收等阶段进行分类整理。3.同一类文件按照时间顺序排列，便于查找和利用。（四）整理方法1.分类编号根据档案类别，编制统一的分类编号方案，对每份档案进行编号，确保编号的唯一性和系统性。2.装订成册对纸质档案资料进行分类装订，采用A4纸张规格，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于查阅。3.编制目录按照分类编号顺序，编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，便于快速检索。四、建筑档案的归档与保管（一）归档时间1.项目前期文件在项目立项后及时归档。2.设计文件在设计任务完成后归档。3.施工文件随工程进度同步归档，每月定期整理归档一次。4.监理文件在监理工作结束后及时归档。5.竣工验收文件在工程竣工验收合格后三个月内归档。（二）归档程序1.各部门、项目档案责任人按照整理要求，对收集的档案资料进行初步整理，编制档案移交清单。2.将整理好的档案资料及移交清单一并移交档案管理部门，档案管理部门进行审核验收。3.审核验收合格后，双方在移交清单上签字确认，完成档案归档手续。（三）保管期限1.永久保存涉及公司重大权益、具有长期查考利用价值的档案，如项目立项批复、可行性研究报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、工程竣工验收报告、工程竣工备案表等。2.长期保存保存期限为1050年的档案，如设计文件、重要施工技术资料、监理文件等。3.短期保存保存期限为110年的档案，如一般性施工文件、一般性监理文件等。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。3.对电子档案应进行定期备份，存储介质应妥善保管，防止数据丢失。4.建立档案保管台账，对档案的收进、移出、保管等情况进行详细记录，定期进行核对盘点，确保档案账实相符。五、建筑档案的利用与借阅（一）利用原则1.服务公司生产、经营、管理工作，为公司决策提供依据。2.遵循保密规定，确保档案信息的安全。3.方便快捷，提高档案利用效率。（二）利用方式1.查阅公司内部人员因工作需要查阅建筑档案，可到档案管理部门填写查阅申请表，经部门负责人批准后，在档案管理人员的陪同下查阅。2.借阅因特殊情况需要借阅建筑档案的，需填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经档案管理部门负责人和公司分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应爱护档案资料，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等。2.如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按规定办理复印手续。3.查阅、借阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。六、建筑档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、工程管理部门相关人员、法务人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定，确定档案的存毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人、公司分管领导审批后，报上级主管部门备案。3.按照审批后的档案销毁清册，由档案管理部门会同相关部门进行销毁，销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。七、建筑档案工作的监督与检查（一）监督检查部门公司档案管理部门负责对各部门、项目的建筑档案工作进行监督检查，定期或不定期开展档案工作专项检查。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案资料的收集、整理、归档情况。3.档案的保管、利用情况。4.档案信息化建设情况。（三）检查结果处理1.对检查中