教师集体采购管理制度

教师集体采购管理制度一、总则（一）目的为规范教师集体采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于学校内教师因教学、科研等工作需要，以集体形式进行的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及学校相关规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与机会，不偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求经济效益最大化，降低采购成本。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购领导小组1.组成：由学校相关领导、财务部门负责人、教师代表等组成。2.职责负责审议采购计划和预算。审定采购方式和采购文件。监督采购过程，协调解决采购中的重大问题。对采购结果进行审核和决策。（二）采购执行小组1.组成：由教学部门负责人、相关专业教师、采购管理人员等组成。2.职责根据教学、科研需求，编制采购计划和采购文件。组织实施采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、开标评标等。与供应商进行商务谈判，签订采购合同。跟踪采购合同执行情况，协调解决合同履行中的问题。（三）采购监督小组1.组成：由学校纪检监察部门人员、教师代表等组成。2.职责监督采购活动是否符合法律法规和学校规定。受理对采购过程中违规行为的投诉和举报，并进行调查处理。对采购工作提出改进建议，促进采购工作规范、廉洁运行。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各教学部门应根据教学大纲、课程安排、科研项目等实际需求，提前制定年度采购计划。采购计划应详细列出采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应经部门负责人审核后报采购执行小组汇总。采购执行小组对各部门采购计划进行综合平衡和审核，形成学校年度采购计划草案。3.年度采购计划草案经采购领导小组审议通过后，报学校财务部门审核，纳入学校年度预算。（二）采购预算管理1.采购预算应根据采购计划编制，明确采购项目的资金来源和金额。采购预算应严格控制在学校下达的年度预算指标范围内。2.采购执行小组在采购过程中应严格按照预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照学校预算调整程序办理。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和检查，定期对采购资金使用情况进行审计，确保资金使用合理、合规。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：采购货物、服务单项或批量金额达到学校规定的公开招标限额标准以上的。采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用公开招标方式采购的，采购执行小组应按照以下程序进行：编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、采购需求、评标标准、合同条款等内容。发布招标公告。招标公告应在学校官网、政府采购指定媒体等平台发布，公告期不得少于规定天数。发售招标文件。潜在投标人应在规定时间内购买招标文件，并按照招标文件要求编制投标文件。开标评标。采购执行小组应按照规定时间和地点组织开标评标活动，评标委员会按照评标标准进行评标，推荐中标候选人。中标公示。采购执行小组应将中标候选人名单在学校官网等平台进行公示，公示期不得少于规定天数。签订合同。采购执行小组应与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购执行小组应按照以下程序进行：确定邀请供应商名单。采购执行小组应根据采购项目特点和需求，从符合条件的供应商中选择不少于规定数量的供应商作为邀请对象，并向其发出投标邀请书。编制招标文件。招标文件编制要求与公开招标相同。发售招标文件。邀请供应商应在规定时间内购买招标文件，并按照招标文件要求编制投标文件。开标评标。采购执行小组应按照规定时间和地点组织开标评标活动，评标委员会按照评标标准进行评标，推荐中标候选人。中标公示。采购执行小组应将中标候选人名单在学校官网等平台进行公示，公示期不得少于规定天数。签订合同。采购执行小组应与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的供应商分别进行谈判，从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行小组应按照以下程序进行：成立谈判小组。谈判小组由采购执行小组代表和有关专家组成，成员人数应为单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件。谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请供应商名单。采购执行小组应从符合相应资格条件的供应商中确定不少于规定数量的供应商作为邀请对象，并向其发出谈判邀请书。谈判。谈判小组应与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订合同。采购执行小组应与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购执行小组应按照以下程序进行：成立采购小组。采购小组由采购执行小组代表和有关专家组成，成员人数应为单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。确定唯一供应商。采购小组应根据采购项目需求，确定唯一符合条件的供应商，并向其发出采购邀请。协商谈判。采购小组应与供应商就采购项目的价格、质量、服务等条款进行协商谈判，达成一致意见。签订合同。采购执行小组应与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购执行小组应按照以下程序进行：成立询价小组。询价小组由采购执行小组代表和有关专家组成，成员人数应为单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单。采购执行小组应从符合相应资格条件的供应商中确定不少于规定数量的供应商作为被询价对象，并向其发出询价通知书让其报价。询价。询价小组应要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。签订合同。采购执行小组应与成交供应商签订采购合同。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购执行小组应根据采购方式和采购项目需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（邀请书）、投标人须知、采购需求、评标标准、合同条款等内容。2.采购需求应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术标准、服务要求等内容，确保采购项目符合教学、科研实际需要。3.评标标准应明确评审因素、评审方法和评审标准，确保评标过程公平、公正、科学。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购领导小组审核。采购领导小组应重点审核采购文件的合法性、合规性、合理性以及采购需求和评标标准的科学性。2.采购文件经审核通过后，方可发布或发售。如审核发现问题，采购执行小组应及时修改完善采购文件。（三）采购文件存档1.采购活动结束后，采购执行小组应将采购文件进行整理归档。采购文件包括采购计划、采购公告（邀请书）、招标文件、投标文件、评标报告、采购合同等。2.采购文件应按照学校档案管理规定进行保管，保管期限不得少于规定年限，以备查阅。六、供应商管理（一）供应商资格要求1.参与学校教师集体采购的供应商应具备以下基本条件：具有独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。法律、行政法规规定的其他条件。2.根据采购项目的特殊要求，采购执行小组可对供应商提出特定的资格条件，如特定的资质证书、业绩要求等。（二）供应商选择与评价1.采购执行小组应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质情况、业绩情况等。2.在采购项目实施过程中，采购执行小组应根据采购项目需求，从供应商库中选择符合资格条件的供应商参与采购活动。对于新的采购项目，也可通过公开征集等方式选择供应商。3.采购执行小组应建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价。评价结果作为今后选择供应商的重要依据。（三）供应商淘汰与更新1.对于评价不合格或在采购活动中出现严重违规行为的供应商，采购执行小组应将其从供应商库中淘汰，并禁止其参与学校今后的采购活动。2.采购执行小组应定期对供应商库进行更新，补充优质供应商，淘汰不符合要求的供应商，确保供应商库的质量和活力。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行小组应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同应采用书面形式，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章。合同签订前，采购执行小组应审核合同条款，确保合同内容合法、合规、合理，维护学校利益。（二）合同履行1.采购执行小组应跟踪采购合同履行情况，及时了解供应商的供货进度、质量状况等。如发现供应商存在违约行为，应及时要求其整改，并按照合同约定追究其违约责任。2.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、方式等履行交货义务，并提供相应的质量证明文件和售后服务。如因特殊原因需要变更合同履行内容，应提前与采购执行小组协商，并签订书面补充协议。（三）合同验收1.采购项目到货后，采购执行小组应组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、性能等是否符合采购合同约定。2.验收合格后，采购执行小组应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、合同编号、供应商名称、验收日期、验收内容、验收结论等内容。如验收不合格，采购执行小组应要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格。（四）合同付款1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款。付款前，财务部门应审核采购合同、验收报告等相关文件，确保付款依据充分、合规。2.如供应商未按照合同约定履行义务，财务部门有权暂停付款，并及时通知采购执行小组处理。八、采购监督与投诉处理（一）采购监督1.采购监督小组应全程监督采购活动，确保采购过程合法、合规、公正、透明。监督内容包括采购计划编制、采购方式选择、采购文件编制与审核、供应商选择与评价、采购合同