招投标公司报销管理制度

招投标公司报销管理制度总则一、目的为规范招投标公司的报销行为，加强财务管理，提高资金使用效率，特制定本管理制度。本制度旨在明确报销的范围、标准、程序和审批权限，确保公司的报销活动合法、合规、合理。二、适用范围本制度适用于招投标公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工等。三、管理原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，与实际业务相符。2.合理性原则：报销费用应符合公司的业务需求和财务预算，具有合理性和必要性。3.及时性原则：员工应及时办理报销手续，不得拖延或积压。4.审批原则：报销申请需经过逐级审批，确保费用的合理性和合规性。四、职责分工1.财务部门（1）负责制定报销管理制度，并监督执行。（2）审核报销凭证的真实性、合法性和有效性，对不符合规定的报销凭证予以退回。（3）办理报销款项的支付手续，确保资金的安全和及时到账。（4）定期对报销情况进行统计和分析，为公司的财务管理提供数据支持。2.业务部门（1）负责本部门员工的报销申请的初审，确保报销凭证的真实性和合理性。（2）协助财务部门进行报销凭证的审核和查询，提供必要的信息和资料。（3）对本部门的报销费用进行预算管理，控制费用支出。3.员工（1）严格遵守本管理制度，按照规定的程序和标准办理报销手续。（2）提供真实、合法、有效的报销凭证，不得伪造、变造或提供虚假凭证。（3）及时报销费用，不得拖延或积压。报销范围一、差旅费1.员工因公出差发生的交通费用、住宿费用、餐饮费用等。（1）交通费用包括飞机票、火车票、汽车票、船票等，按照公司规定的标准报销。（2）住宿费用按照出差地点和级别标准报销，具体标准如下：|出差地点|级别标准|||||国内一线城市|三星级及以上酒店标准||国内其他地区|二星级及以上酒店标准|（3）餐饮费用按照出差天数和级别标准报销，具体标准如下：|出差天数|级别标准|||||1天|100元/天||23天|150元/天||47天|200元/天||7天以上|250元/天|2.员工因业务需要在出差地发生的市内交通费用、通讯费用等，按照公司规定的标准报销。二、业务招待费1.员工因业务需要招待客户发生的餐饮费用、住宿费用、娱乐费用等，需事先经部门经理批准，并按照公司规定的标准报销。2.业务招待费的报销标准如下：|招待对象|标准|||||客户|人均200元以内||政府部门|人均300元以内|3.业务招待费的报销需提供相关的招待申请单、发票和接待清单等凭证。三、办公费用1.员工因办公需要购买的办公用品、文具、耗材等，需经部门经理批准，并按照公司规定的标准报销。2.办公费用的报销标准如下：|物品类别|标准|||||办公用品|每月每人不超过500元||文具、耗材|每月每人不超过200元|3.办公费用的报销需提供相关的购物发票、清单等凭证。四、会议费用1.员工因公司业务需要召开会议发生的场地租赁费用、会议设备租赁费用、餐饮费用等，需事先经部门经理批准，并按照公司规定的标准报销。2.会议费用的报销标准如下：|会议类型|标准|||||内部会议|每场会议不超过5000元||外部会议|每场会议不超过10000元|3.会议费用的报销需提供相关的会议申请单、发票、清单等凭证。五、培训费用1.员工因公司业务需要参加培训发生的培训费用，需事先经部门经理批准，并按照公司规定的标准报销。2.培训费用的报销标准如下：|培训类型|标准|||||内部培训|每人每次不超过2000元||外部培训|每人每次不超过5000元|3.培训费用的报销需提供相关的培训通知、发票、证书等凭证。六、其他费用除上述费用外，员工因工作需要发生的其他合理费用，经部门经理批准后，也可按照公司规定的程序进行报销。报销标准一、交通费用1.员工因公出差乘坐飞机，需事先经部门经理批准，并按照公司规定的机票预订渠道预订机票。机票费用按照公司规定的标准报销，超出标准的部分由员工自行承担。2.员工因公出差乘坐火车，需按照公司规定的等级标准选择车次和座位。火车票费用按照公司规定的标准报销，超出标准的部分由员工自行承担。3.员工因公出差乘坐汽车，需按照公司规定的路线和交通工具选择。汽车票费用按照公司规定的标准报销，超出标准的部分由员工自行承担。4.员工因公出差乘坐船票，需按照公司规定的航线和交通工具选择。船票费用按照公司规定的标准报销，超出标准的部分由员工自行承担。二、住宿费用1.员工因公出差住宿，需选择公司规定的酒店或住宿地点，并按照公司规定的级别标准报销住宿费用。超出标准的部分由员工自行承担。2.员工在出差地因特殊情况需要住宿在非公司规定的酒店或住宿地点，需事先经部门经理批准，并按照公司规定的标准报销住宿费用。超出标准的部分由员工自行承担。三、餐饮费用1.员工因公出差的餐饮费用按照公司规定的标准报销，超出标准的部分由员工自行承担。2.员工在出差地因业务需要招待客户的餐饮费用，需按照公司规定的标准报销，超出标准的部分由员工自行承担。四、业务招待费1.员工因业务需要招待客户的业务招待费，需按照公司规定的标准报销，超出标准的部分由员工自行承担。2.业务招待费的报销需提供相关的招待申请单、发票和接待清单等凭证，招待申请单需经部门经理批准。五、办公费用1.员工因办公需要购买的办公用品、文具、耗材等，需按照公司规定的标准报销，超出标准的部分由员工自行承担。2.办公费用的报销需提供相关的购物发票、清单等凭证，购物发票需注明物品名称、数量、单价等信息。六、会议费用1.员工因公司业务需要召开会议的会议费用，需按照公司规定的标准报销，超出标准的部分由员工自行承担。2.会议费用的报销需提供相关的会议申请单、发票、清单等凭证，会议申请单需经部门经理批准。七、培训费用1.员工因公司业务需要参加培训的培训费用，需按照公司规定的标准报销，超出标准的部分由员工自行承担。2.培训费用的报销需提供相关的培训通知、发票、证书等凭证，培训通知需经部门经理批准。报销程序一、报销申请1.员工在发生报销费用后，应及时填写报销申请表，并将报销凭证粘贴在报销申请表后面。2.报销申请表需填写报销日期、报销人、报销部门、报销事由、报销金额等信息，并经部门经理签字确认。3.对于需要事先经部门经理批准的报销费用，如业务招待费、会议费用等，员工应在报销申请表中附上相关的批准文件。二、初审1.员工将填写完整的报销申请表和报销凭证提交给部门经理进行初审。2.部门经理应认真审核报销申请表和报销凭证的真实性、合法性和合理性，对不符合规定的报销申请予以退回，并告知员工原因。3.部门经理在审核通过后，应在报销申请表上签字确认，并将报销申请表和报销凭证提交给财务部门。三、审核1.财务部门收到报销申请表和报销凭证后，应认真审核报销凭证的真实性、合法性和有效性，对不符合规定的报销凭证予以退回，并告知员工原因。2.财务部门应按照公司的财务制度和报销标准，对报销金额进行核算和审核，对超出标准的报销申请予以退回，并告知员工原因。3.财务部门在审核通过后，应在报销申请表上签字确认，并将报销申请表和报销凭证提交给公司领导进行审批。四、审批1.公司领导收到报销申请表和报销凭证后，应认真审核报销申请的合理性和合规性，对不符合规定的报销申请予以退回，并告知员工原因。2.公司领导在审核通过后，应在报销申请表上签字确认，并将报销申请表和报销凭证提交给财务部门。五、支付1.财务部门收到公司领导签字确认的报销申请表和报销凭证后，应按照公司的财务制度和支付流程，办理报销款项的支付手续。2.报销款项的支付方式包括现金支付、银行转账支付等，具体支付方式由公司财务部门根据实际情况确定。3.财务部门应及时将报销款项支付给报销人，并在报销申请表上注明支付日期和支付方式。报销凭证管理一、报销凭证的要求1.报销凭证必须是真实、合法、有效的发票或收据，发票或收据需加盖开具单位的发票专用章或财务专用章。2.报销凭证的内容必须完整，包括发票或收据的名称、编号、日期、金额、开票单位名称、纳税人识别号等信息。3.对于差旅费、业务招待费等需要提供相关证明材料的报销费用，如机票、火车票、酒店住宿发票、招待申请单、接待清单等，员工应一并提供。二、报销凭证的审核1.财务部门在审核报销凭证时，应认真核对报销凭证的真实性、合法性和有效性，对不符合规定的报销凭证予以退回，并告知员工原因。2.对于发票或收据的真伪，财务部门可以通过税务网站查询或其他方式进行核实。3.对于报销凭证的内容不完整或不符合规定的，财务部门应要求员工补充或更换报销凭证。