招标公司合同管理制度

招标公司合同管理制度一、总则（一）目的为加强招标公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司对外签订的各类合同，包括但不限于招标代理合同、咨询服务合同、采购合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规及相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理职责（一）合同管理部门及职责1.法务部负责合同的法律审核，对合同条款的合法性、合规性进行审查，提出法律意见和建议。参与重大合同的谈判、起草工作，协助业务部门防范合同法律风险。负责处理合同纠纷，参与诉讼、仲裁等法律事务。2.业务部门负责合同的前期洽谈、起草、送审、签订、履行等具体工作。对合同履行过程中出现的问题及时反馈，并提出解决方案。负责合同相对方的资信调查和动态跟踪。3.财务部负责审核合同的财务条款，包括付款方式、结算周期、发票开具等，确保公司财务利益。参与合同执行情况的监督，对合同款项的收付进行审核和管理。负责合同财务档案的整理和保管。（二）各部门负责人职责1.对本部门签订的合同负领导责任，确保合同签订和履行符合公司利益和相关制度规定。2.组织本部门人员学习合同管理制度，督促下属严格按照制度要求办理合同业务。3.协调解决合同履行过程中本部门与其他部门之间的问题。（三）合同承办人职责1.负责合同的具体经办工作，包括合同的洽谈、起草、送审、签订、履行等环节。2.对合同相对方的主体资格、资信状况、履约能力等进行调查了解，提供真实、准确的信息。3.严格按照合同管理制度和审批流程办理合同业务，确保合同签订和履行的规范性。4.及时向部门负责人和相关部门汇报合同履行情况，发现问题及时提出解决方案并落实。三、合同签订管理（一）合同相对方选择1.业务部门应通过多种渠道对合同相对方进行资信调查，包括但不限于工商登记信息、税务记录、涉诉情况、行业口碑等。2.优先选择信誉良好、实力较强、具有良好履约记录的合同相对方。对于新合作的相对方，应进行严格的资质审查和风险评估。3.建立合同相对方名录，对合作过的相对方进行动态管理，定期评估其履约情况，对于出现不良记录的相对方，应谨慎合作或终止合作。（二）合同起草1.合同一般由业务部门负责起草，合同内容应符合法律法规及公司业务要求，条款应明确、具体、完整，避免模糊不清或歧义性表述。2.合同应包括以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。根据具体业务情况，还可增加其他必要条款。3.合同文本应使用规范的语言文字，避免使用生僻、模糊或容易引起误解的词汇和语句。（三）合同审核1.合同起草完成后，应提交法务部进行法律审核。法务部应在[X]个工作日内完成审核，并出具审核意见。2.审核内容包括合同主体资格、合同条款的合法性、合规性、完整性、严密性等方面。对于重大合同或法律风险较高的合同，法务部可会同业务部门、财务部等相关部门进行会审。3.业务部门应根据审核意见对合同进行修改完善，确保合同符合公司要求和法律法规规定。修改后的合同再次提交审核，直至审核通过。（四）合同审批1.合同经法律审核通过后，按照公司审批流程进行审批。审批流程一般包括承办人、部门负责人、分管领导、总经理等环节。2.承办人应填写合同审批表，详细说明合同的基本情况、签订背景、主要条款、审核意见等内容，并提交相关合同文本及附件。3.部门负责人应对合同的业务合理性、可行性进行审查，并签署意见。分管领导根据职责权限对合同进行审批，总经理对重大合同进行最终审批。4.对于涉及金额较大、风险较高的合同，应提交公司管理层会议或董事会审议决定。（五）合同签订1.合同经审批通过后，由承办人负责与合同相对方签订合同。签订合同时，应确保合同双方当事人签字（或盖章）齐全、有效，合同文本一式多份，分别由公司相关部门留存。2.合同签订后，承办人应及时将合同副本送法务部、财务部等相关部门备案，并将合同原件归档保存。四、合同履行管理（一）合同执行计划制定1.业务部门应根据合同约定制定详细的合同执行计划，明确合同履行的各个阶段、时间节点、责任人等内容。2.合同执行计划应报部门负责人审核，并送法务部、财务部等相关部门备案。（二）合同履行跟踪1.业务部门应按照合同执行计划对合同履行情况进行跟踪，及时掌握合同进展情况，发现问题及时解决。2.对于合同履行过程中出现的重大问题或可能影响合同履行的事项，业务部门应及时向部门负责人汇报，并会同法务部等相关部门研究解决方案。3.法务部应对合同履行情况进行法律监督，确保合同履行符合法律法规规定和合同约定。（三）合同款项收付管理1.财务部应根据合同约定的付款方式和结算周期，及时办理合同款项的收付手续。2.业务部门应在合同款项收付前，向财务部提供相关的合同执行情况证明、发票等资料，财务部审核无误后办理款项收付。3.对于合同款项的支付，应严格按照公司资金审批流程进行审批，确保资金支付安全、合规。（四）合同变更管理1.合同履行过程中，如需变更合同内容，应经合同双方协商一致，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应按照合同签订的审批流程进行审批，审批通过后方可生效。3.业务部门应及时将合同变更情况通知相关部门，并对合同执行计划进行调整。（五）合同终止管理1.合同履行完毕或出现法定终止情形时，合同自然终止。合同终止后，业务部门应及时清理合同履行情况，办理相关手续。2.合同终止后，如有未结清的款项，财务部应按照合同约定进行结算。3.合同终止后，业务部门应将合同原件及相关资料整理归档，妥善保管。五、合同档案管理（一）合同档案的收集1.合同签订后，承办人应及时将合同文本、合同审批表、相关附件等资料收集齐全，移交公司档案管理部门。2.档案管理部门应按照档案管理规定对合同档案进行分类、编号、装订，确保档案资料的完整性和规范性。（二）合同档案的保管1.合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的档案柜中。2.档案管理部门应建立合同档案借阅登记制度，严格控制合同档案的借阅范围和借阅期限。借阅合同档案时，应办理借阅手续，注明借阅人、借阅时间、借阅用途等信息。3.定期对合同档案进行清查盘点，确保档案资料的安全和完整。（三）合同档案的查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅合同档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将合同档案带出或转借他人。3.查阅人员应爱护合同档案，不得在合同档案上涂改、标记、污损等。（四）合同档案的销毁1.合同档案保管期限届满或因其他原因需要销毁的，由档案管理部门提出销毁申请，经公司领导批准后进行销毁。2.合同档案销毁时，应编制销毁清单，注明合同档案的名称、编号、数量、销毁时间等信息，并由监销人员签字确认。3.销毁清单应作为档案资料长期保存。六、合同风险管理（一）风险识别与评估1.法务部、业务部门等相关部门应定期对合同进行风险识别与评估，分析合同履行过程中可能存在的风险因素，如法律风险、信用风险、市场风险等。2.根据风险识别与评估结果，制定相应的风险应对措施，降低合同风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.对于法律风险，加强合同法律审核，完善合同条款，确保合同合法合规；在合同履行过程中，及时咨询法务人员，防范法律纠纷。2.对于信用风险，加强对合同相对方的资信调查和动态跟踪，建立信用评价体系，对信用不良的相对方谨慎合作；要求相对方提供担保或采取其他风险防范措施。3.对于市场风险，关注市场动态，及时调整合同策略；在合同中约定价格调整条款、不可抗力条款等，降低市场风险对合同履行的影响。（三）风险监控与预警1.建立合同风险监控机制，定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现风险隐患。2.对于可能引发重大风险的事项，应及时发出预警信号，通知相关部门采取应对措施，防范风险扩大。七、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同管理，严格按照合同管理制度签订、履行合同，确保合同条款明确、具体，避免纠纷发生的可能性。2.在合同履行过程中，保持与合同相对方的沟通协调，及时解决出现的问题，避免矛盾激化。（二）纠纷处理流程1.合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据资料，分析纠纷原因，提出初步处理意见，并报部门负责人。2.部门负责人应组织业务部门、法务部等相关部门进行研究讨论，制定具体的纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，由法务部负责与合同相对方进行沟通协商，争取通过协商解决纠纷。如协商不成，可根据合同约定或相关法律法规，通过仲裁或诉讼等方式解决纠纷。4.在纠纷处理过程中，应及时向公司领导汇报进展情况，听取领导意见和建议。（三