广告企业合同管理制度

广告企业合同管理制度一、总则1.目的为加强广告企业合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护企业合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订的各类广告业务合同、合作协议、采购合同等涉及经济往来的合同。3.基本原则依法签订原则：合同的签订、履行必须遵守国家法律法规及相关政策规定。平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商一致，明确各自的权利和义务。公平公正原则：合同条款应体现公平公正，不得损害任何一方的合法权益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理职责1.合同管理部门及职责法务部负责合同文本的合法性审查，对合同条款是否符合法律法规进行把关。参与重大合同的谈判、起草工作，提供法律意见和建议。处理合同纠纷，代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序。业务部门负责合同的前期洽谈、意向沟通，收集对方的主体资格、资信状况等相关信息。负责合同的起草、修订工作，确保合同条款符合业务需求和公司利益。负责合同的履行跟踪，及时解决合同履行过程中出现的问题。负责与合同相对方的沟通协调，反馈合同履行情况。财务部参与合同的审核，对合同涉及的财务条款进行审查，提出财务风险防控建议。负责合同款项的收付管理，确保资金安全，及时核对账目。协助处理合同纠纷中的财务问题，提供财务数据支持。行政部负责合同档案的建立、保管和归档工作，确保合同资料的完整性和安全性。协助业务部门办理合同签订所需的印章使用、授权委托等手续。2.各部门协作要求各部门应密切配合，按照职责分工共同做好合同管理工作。业务部门在合同签订前应及时将合同草案提交相关部门审核，各审核部门应在规定时间内完成审核并反馈意见。对于重大合同或复杂合同，业务部门应组织法务部、财务部等相关部门进行联合评审，充分听取各部门意见，确保合同风险可控。在合同履行过程中，业务部门应及时向相关部门通报合同履行情况，涉及重大问题或风险的，应共同研究解决方案。三、合同签订管理1.合同主体资格审查业务部门在签订合同前，应对合同相对方的主体资格、经营范围、资信状况等进行审查。要求对方提供营业执照副本、法定代表人身份证明、授权委托书等相关证明文件，并留存复印件。通过国家企业信用信息公示系统等渠道查询对方的信用记录，核实其是否存在违法违规行为或不良信用记录。2.合同文本起草与审核合同文本原则上由业务部门负责起草。起草合同应使用规范的格式和语言，明确双方的权利和义务、合同标的、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。合同草案完成后，业务部门应提交法务部进行合法性审查。法务部应重点审查合同条款是否符合法律法规规定，是否存在法律风险，对审查中发现的问题及时提出修改意见。财务部对合同涉及的财务条款进行审查，包括付款方式、结算周期、发票开具等，确保财务操作的合规性和资金安全。各部门审核通过后的合同草案，由业务部门根据审核意见进行修改完善，形成正式合同文本。3.合同签订流程合同文本经审核通过后，业务部门应与合同相对方进行沟通，协商一致后签订合同。合同签订应使用公司统一印制的合同文本，由法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司合同专用章。签订合同前，业务部门应填写《合同审批表》，详细说明合同签订的背景、目的、主要条款等内容，经部门负责人、分管领导审批后，提交法务部审核。法务部审核通过后，报总经理审批。对于重大合同或涉及金额较大的合同，需经公司董事会或股东会审议通过后签订。合同签订后，业务部门应及时将合同副本送行政部、财务部等相关部门存档。四、合同履行管理1.合同履行跟踪业务部门负责合同履行的跟踪管理，指定专人负责跟进合同的执行情况，及时掌握合同履行进度。在合同履行过程中，如发现对方未按照合同约定履行义务，业务部门应及时与对方沟通协调，要求其限期整改，并将相关情况记录在案。对于可能影响合同履行的重大事项或风险，业务部门应及时向部门负责人、分管领导汇报，并会同相关部门研究制定应对措施。2.合同变更管理合同履行过程中如需变更合同条款，业务部门应与合同相对方协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议的签订流程与原合同签订流程相同，需经相关部门审核、审批。业务部门应及时将合同变更情况通知行政部、财务部等相关部门，确保各部门掌握合同变更后的信息。3.合同解除管理在合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应及时与合同相对方协商解除合同，并签订书面的合同解除协议。合同解除协议应明确解除的原因、双方的权利义务、善后处理等事项。合同解除后，业务部门应及时清理合同履行过程中的相关资料，办理款项结算、资产交接等手续，并将合同解除情况通知行政部、财务部等相关部门。五、合同纠纷处理1.纠纷预防加强合同管理，严格按照合同签订流程和履行要求操作，确保合同的合法性、有效性和可操作性。定期对合同履行情况进行检查和评估，及时发现潜在的纠纷隐患，并采取措施加以防范。加强与合同相对方的沟通协调，保持良好的合作关系，及时解决合同履行过程中出现的问题，避免矛盾激化。2.纠纷处理流程合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时收集相关证据资料，分析纠纷原因，提出初步解决方案，并向部门负责人汇报。部门负责人应组织相关人员研究讨论解决方案，必要时会同法务部、财务部等相关部门进行分析论证。对于纠纷事项，如双方能够协商解决的，业务部门应积极与对方协商，争取达成和解协议。协商过程中应注意保留相关证据，确保协商结果具有法律效力。如协商不成，业务部门应及时将纠纷情况告知法务部，由法务部根据具体情况决定是否通过诉讼、仲裁等法律途径解决。在纠纷处理过程中，业务部门应积极配合法务部开展工作，提供必要的协助和支持，及时向公司领导汇报纠纷处理进展情况。六、合同档案管理1.档案建立行政部负责合同档案的建立工作。合同签订后，业务部门应及时将合同文本、相关附件、审批表、往来函件等资料整理齐全，移交行政部归档。行政部应按照合同类别、签订时间等进行分类编号，建立合同档案目录，确保档案资料的完整性和系统性。2.档案保管合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的专用档案柜中。定期对合同档案进行检查和清理，确保档案资料的完好无损。对于超过保管期限或已无保存价值的合同档案，应按照公司档案管理制度的规定进行销毁处理。3.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，查阅人应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经部门负责人审批后，到行政部办理查阅手续。行政部应指定专人负责档案查阅工作，查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅过程中应注意保护档案资料，不得涂改、损坏、丢失档案。查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还行政部，并在《合同档案查阅登记表》上签字确认。七、合同监督与考核1.监督机制公司建立合同监督检查制度，定期对合同管理情况进行检查。检查内容包括合同签订、履行、变更、解除等环节的合规性，合同档案管理情况等。法务部负责对合同管理的合法性进行监督检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。审计部门负责对合同的签订、履行及资金收付等情况进行审计监督，对发现的违规行为依法依规进行处理。2.考核办法制定合同管理考核指标，将合同管理工作纳入各部门及相关人员的绩效考核体系。考核指标包括合同签订的及时性、准确性，合同履行的合规性、有效性，