材料采购控制管理制度

材料采购控制管理制度一、总则（一）目的为加强公司材料采购管理，规范采购流程，确保采购材料的质量、价格合理，满足公司生产经营需求，有效控制采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有材料采购活动，包括生产用原材料、辅助材料、设备备件、办公用品等各类物资的采购。（三）基本原则1.按需采购原则：根据公司生产计划、项目需求及库存情况，合理确定采购数量和时间，避免盲目采购。2.质量优先原则：确保所采购材料的质量符合国家标准、行业标准及公司要求，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商。3.价格合理原则：在保证质量的前提下，通过市场调研、招标、询价等方式，选择性价比高的材料和供应商，降低采购成本。4.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守法律法规和公司规章制度，廉洁奉公，不得接受供应商的贿赂或不正当利益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购管理委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购管理委员会负责审议重大采购项目、采购策略及供应商选择等重要事项，对采购工作进行指导和监督。（二）采购执行部门采购部作为公司采购工作的执行部门，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.根据公司需求制定采购计划，组织实施采购活动。2.开展供应商开发、评估与管理，建立供应商档案。3.负责采购合同的起草、签订、执行与跟踪，协调处理合同执行过程中的问题。4.收集市场信息，进行价格分析，为采购决策提供依据。5.配合相关部门做好采购材料的验收、入库等工作。（三）需求部门各需求部门负责提出准确的材料需求计划，明确材料规格、型号、数量、质量要求等，并对采购材料的适用性负责。在采购过程中，需求部门应积极配合采购部开展工作，参与供应商选择、合同评审等环节，及时反馈使用过程中的问题。（四）质量部门质量部门负责对采购材料的质量进行检验和监督，制定检验标准和流程，确保所采购材料符合质量要求。参与供应商评估，对材料质量问题提出处理意见。（五）财务部门财务部门负责审核采购预算、采购合同付款条款，办理采购款项的支付结算，对采购成本进行核算和分析，提供财务支持和监督。三、采购流程（一）需求计划1.各需求部门应根据生产计划、项目进度等提前制定月度或季度材料需求计划，并提交至采购部。需求计划应详细注明材料名称、规格型号、数量、预计使用时间等信息。2.采购部对各部门提交的需求计划进行汇总、审核，结合库存情况，确定最终的采购计划。对于紧急需求，需求部门应填写紧急采购申请表，说明原因及预计到货时间，经相关领导审批后交采购部优先处理。（二）供应商选择与管理1.供应商开发采购部通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，建立供应商候选名单。采购部会同质量、技术等相关部门对候选供应商进行实地考察，评估其生产能力、质量控制体系、管理水平、信誉等方面情况。考察结束后，形成考察报告，作为供应商选择的参考依据。2.供应商评估采购部定期对现有供应商进行评估，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等。根据评估结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评估为不合格的供应商，采购部应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应停止与其合作。3.供应商选择采购部根据采购项目的需求，从合格供应商名单中选择合适的供应商进行询价或招标。对于重要物资或金额较大的采购项目，应采用招标方式确定供应商。在选择供应商时，应综合考虑供应商的报价、质量、交货期、售后服务等因素，选择最优供应商。采购人员不得指定唯一供应商，如有特殊情况需指定，应说明理由并经相关领导审批。（三）采购询价与报价1.采购询价采购部向选定的供应商发送询价单，明确采购材料的规格、型号、数量、质量要求、交货期等信息，要求供应商在规定时间内报价。采购人员应同时收集市场同类产品价格信息，作为对比分析的参考。2.供应商报价供应商应按照询价单要求，在规定时间内提供详细的报价单，包括产品单价、总价、交货期、付款方式等内容。采购部对供应商的报价进行整理、分析，对比不同供应商的价格及其他条件，筛选出报价合理、条件优越的供应商作为谈判对象。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判采购部与选定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判。谈判过程中，采购人员应坚持原则，维护公司利益，争取最有利的采购条件。谈判达成一致后，双方形成谈判纪要，作为合同起草的依据。2.合同签订采购部根据谈判纪要起草采购合同，合同应明确双方的权利和义务，包括材料规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同经法务部门审核、相关领导审批后，由采购部与供应商签订。合同签订后，采购部应及时将合同副本分发给需求部门、质量部门、财务部门等相关部门。（五）采购订单下达1.采购部根据签订的采购合同，下达采购订单给供应商。采购订单应明确订单编号、材料名称、规格型号、数量、交货期、交货地点等信息。2.采购人员应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。如因特殊原因需要变更订单，采购人员应及时与供应商协商，并办理相关变更手续。（六）采购验收1.材料到货前，采购部应通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。2.材料到货时，采购人员应与供应商共同核对货物的名称、规格型号、数量、质量等信息，并填写到货验收单。3.质量部门按照检验标准对采购材料进行检验，出具检验报告。如检验合格，材料办理入库手续；如检验不合格，采购部应及时与供应商沟通，要求其更换或处理不合格材料，并承担相应责任。（七）采购付款1.采购材料验收合格后，需求部门应在规定时间内填写付款申请单，附上采购合同、到货验收单、发票等相关凭证，提交至财务部门。2.财务部门对付款申请单及相关凭证进行审核，审核无误后按照合同约定的付款方式办理付款手续。3.对于预付款项，采购部应在合同签订后，根据合同约定的预付款比例和时间，填写预付款申请单，经相关领导审批后交财务部门支付。财务部门应跟踪预付款项的使用情况，确保专款专用。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部应根据公司年度生产经营计划和采购需求，会同财务部门等相关部门编制年度采购预算。采购预算应明确各类材料的采购数量、价格、金额等信息，并分解到季度、月度。2.在编制采购预算过程中，应充分考虑市场价格波动、供应商价格调整等因素，预留一定的弹性空间。同时，应与公司的资金预算相匹配，确保采购资金的合理安排。（二）预算执行与控制1.采购部应严格按照采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应填写预算调整申请表，说明调整原因、调整金额等，经相关领导审批后交财务部门备案。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购支出进行分析，及时发现和纠正预算执行过程中的偏差。对于超预算采购的项目，财务部门有权拒绝付款，并要求采购部说明原因。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购过程中可能面临的风险包括市场风险（如价格波动、供应短缺等）、质量风险（如材料质量不符合要求）、供应商风险（如供应商违约、破产等）、合同风险（如合同条款不完善、纠纷等）、廉洁风险（如采购人员受贿等）等。2.采购部应定期对采购业务进行风险评估，识别潜在风险，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对1.市场风险应对加强市场调研，及时掌握市场价格动态和供应情况，建立价格预警机制。对于价格波动较大的材料，可采用套期保值等方式规避价格风险。与主要供应商建立长期稳定的合作关系，签订框架协议，确保供应渠道稳定。同时，积极开发新的供应商，优化供应商结构，降低供应短缺风险。2.质量风险应对严格供应商选择和评估程序，确保供应商具备良好的质量控制体系。加强采购材料的检验和验收工作，增加检验频次和检验项目，确保材料质量符合要求。与供应商签订质量保证协议，明确质量责任和赔偿条款。如发现质量问题，及时要求供应商更换或处理，并承担相应损失。3.供应商风险应对对供应商进行全面评估和动态管理，定期更新供应商信息。加强与供应商的沟通与合作，及时了解供应商的经营状况和财务状况。要求供应商提供一定的担保或保证金，如银行保函、履约保证金等。在合同中明确供应商违约的责任和赔偿方式，降低供应商违约风险。4.合同风险应对采购合同应严格按照法律法规和公司要求起草，确保合同条款明确、完整、合法有效。加强合同审核和审批，避免合同漏洞和风险。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同执行情况。如发现合同纠纷，应及时与供应商协商解决，必要时通过法律途径维护公司权益。5.廉洁风险应对加强对采购人员的廉洁教育，提高廉洁意识，签订廉洁承诺书。建立健全廉洁监督机制，对采购过程进行全程监督，防止采购人员接受供应商贿赂或不正当利益。对违反廉洁规定的行为，一经发现，严肃处理，追究相关人员的责任。六、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本是否控制在预算范围内，是否实现了成本节约。2.采购质量：以采购材料的合格率、退货率等指标衡量采购质量，评估所采购材料是否符合质量要求。3.交货期：以按时交货率、逾期交货次数等指标评估供应商的交货及时性，确保采购材料按时到货，满足生产经营需求。4.供应商管理：包括供应商开发数量、供应商评估结果、供应商合作稳定性等指标，评估采购部对供应商的管理水平。5.采购效率：以采购周期、合同执行率等指标评估采购工作的效率，衡量采购流程是否顺畅、高效。（二）评估方法1.采购部定期（每季度或每年）对采购绩效进行自评，填写采购绩效评估表，总结采购工作的成绩和不足。2.财务部门、需求部门、质量部门等相关部门根据各自职责，对采购绩效进行评价，提供相关数据和意见。3.采购管理委员会根据自评和相关部门评价结果，对采购绩效进行综合评估，确定采购绩效评估等级。（三）评估结果应用1.对于采购绩效优秀的部门和个人，给予表彰和奖励，如奖金、荣誉证书等